Appels d'offres publiés
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AVIS A MANIFESTATION D'INTERET Relatif au recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA élargi N° de référence : 36/PI/INAYA ELARGI/2024 Le ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de l'Association internationale de développement (IDA), et a l'intention d'utiliser une partie du montant de ce don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA ELARGI. Contexte & Justification Dans le cadre de sa stratégie de modernisation et de digitalisation de ses processus, le Projet INAYA ELAGI projette la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE/SAN) reposant sur une plateforme robuste et utilisé conjointement avec un système de gestion électronique des documents (GED) intégrant un système de gestion financière (SGF) et la plateforme PBF. Durant le déroulement du projet, des nombreux flux de documents, courriers et processus de travail interviennent entre les différents acteurs du projet. Pour faciliter l’organisation, la conservation, la recherche, la consultation de tels flux de données et de traitements, la mise en place d’un système de gestion des documents, des courriers, des processus de travail ainsi que d’archivage numérique est nécessaire. L’objectif est d’optimiser la gestion des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, en garantissant leur conservation, leur accessibilité et leur sécurité. La numérisation des archives s’inscrit ainsi comme un levier essentiel pour l’optimisation des procédures internes et la garantie de la traçabilité des informations. Elle permettra également d’assurer la conformité du Projet INAYA ELARGI aux exigences réglementaires en matière de conservation documentaire. Il est question également de permettre une interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme de gestion des données PBF et avec tous autres systèmes disposant de connecteurs d’intégration standardisés. Dans cette optique, UN-FBR (Unité Nationale de Financement Basé sur les Résultats) souhaite recruter un cabinet spécialisé en archivage numérique, disposant de l’expertise technique et des solutions adaptées pour accompagner la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Le présent cahier de charges sont élaborés pour permettre, le recrutement d’un cabinet de consultants ou de regroupement de consultants pour la mise en place d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Cadre de la mission Objectifs Titre de la prestation « La mise en place d’un Système de Gestion Electronique des Documents et Courriers (GED/GEC) et d’un Système d’Archivage Numérique (SAN/SAE) intégrés à un Système de Gestion Financière (SGF) et la plateforme PBF » Objectif Général L’objectif principal de ce projet est de concevoir et de déployer un système d’archivage électronique, un système de gestion électronique des documents et des courriers (GED/GEC) intégrés à un système de gestion financière et à la plateforme PBF, répondant aux normes internationales et adaptées aux besoins spécifiques du Projet INAYA ELARGI. Objectifs Spécifiques • Analyser les besoins spécifiques et l’existant en matière de gestion documentaire du projet INAYA ELARGI • Mettre en place de solutions de gestion électronique des documents (GED), d’archivage électronique (SAE/SAN) intégrées à un système de gestion financière et à la plateforme PBF ; • Numériser les documents existants et les indexer selon une nomenclature et des métadonnées adaptées ; • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents ; • Configurer des bibliothèques de documents pour organiser et partager les contenus. • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents; • Assurer l’interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme PBF et des solutions numériques standardisées externes de façon stable, fiable et pérenne. • Assurer la sécurité des données via des autorisations d’accès et des protocoles de cryptage ; • Proposition d’une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne. • Déployer les solutions (GED/SAE) dans un environnement containerisé ou virtualisé en utilisant les techniques les plus appropriées pour relativiser entre la sécurité, la disponibilité et la performance et la stabilité de la solution dans son ensemble. • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI sur le paramétrage et la maintenance de la solution et sur l’ensemble de son écosystème ; • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI à l’utilisation et l’administration du système d’archivage électronique (SAE), du système de gestion électronique des documents (GED) et des méthodes d’intégrations d’outils externes; • Former le personnel à l’utilisation et l’administration des différentes applications de la solution au niveau centrale et dans les régions de mise en œuvre du projet. Résultats attendus A la fin de la mission il est attendu du prestataire des résultats suivants : • Audit et Analyse Préliminaire : • Audit complet de la situation actuelle avec une évaluation détaillée du volume et des différents types de documents à archiver, en identifiant leur fréquence de production et leur cycle de vie. • Analyse des processus existants de gestion documentaire pour comprendre les flux d’information et les pratiques actuelles du projet INAYA ELARGI. À l’issue de cette analyse, un plan détaillé de mise en œuvre devra être élaboré, définissant les modalités de numérisation, d’indexation, de stockage et de hiérarchisation des documents. • Identification avec précision de toutes les exigences légales et réglementaires applicables à notre secteur d’activité concernant la conservation des documents. • Évaluation approfondie des infrastructures informatiques existantes sera menée pour déterminer les possibilités d’intégration de la plateforme PBF et le système de Gestion Financière dans le processus d’archivage électronique des documents. • Déploiement et Mise en Œuvre : Lors de la phase de déploiement et de mise en œuvre, le cabinet devra assurer : • • La numérisation complète des documents papier existants en respectant des standards de qualité élevés garantissant une lisibilité optimale. Il devra ensuite classifier et indexer ces documents selon une nomenclature préétablie afin de faciliter leur recherche et leur consultation ultérieure. • • La mise en place d’un système sécurisé de gestion documentaire devra être réalisée en veillant à l’intégration éventuelle avec les systèmes de gestion financière et informatiques existants. • Une personnalisation de la solution avec une charte graphique et d’une identité visuelle en conformité avec la charte graphique du gouvernement mauritanien • Un déploiement dans un environnement containerisé ou virtuel avec une politique équilibrée de haute sécurité, une performance et une disponibilité élevée ainsi qu’une stabilité durable. • Une solution ergonomique, fluide, flexible, stable, évolutif et facilement maintenable et intégrable avec des outils externes. • Une version de la solution avec des documents disponibles depuis le démarrage du projet INAYA ELARGI, apprécié et validée par les parties prenantes ; • Le cabinet sera aussi en charge : • Créer des workflows de documents ; • Automatiser les tâches répétitives. • Mettre en place des processus de capture et d’indexation des documents • Paramétrer le suivi des historiques de version • Par ailleurs, la configuration de l’environnement du Système de Gestion Electronique des Documents (GED) sera réalisée conformément à utilisation technique validée avec le Système d’Archivage Electronique (SAE). Le paramétrage minutieux des sites, bibliothèques et listes GED garantira une organisation optimale des contenus. La mise en place des types de contenu et des métadonnées respectera le plan de classification défini lors de l’audit. Des workflows d’approbation et de validation seront configurés pour automatiser les processus documentaires. • L’implémentation des règles de conservation et d’archivage assurera la conformité avec les exigences légales identifiées. • Formation et Transfert de Compétences Le cabinet devra également organiser : • • Une formation approfondie destinée au personnel du Projet INAYA ELARGI et les acteurs associés (Ministère de la Santé) afin de garantir une utilisation efficace du système mis en place. Cette formation couvrira l’ensemble des fonctionnalités du système, depuis l’importation des nouveaux documents jusqu’à leur consultation et leur gestion au quotidien. Un manuel d’utilisation devra être fourni afin de servir de référence aux utilisateurs. • Une formation des administrateurs devra être prise en charge par le cabinet pour les aspects techniques et la gestion de la sécurité des accès. Également un manuel des opérations (Installation, Migration, Configuration) pour une administration efficace devra être fourni. Livrables A l’issue de la mission, le cabinet devra présenter au Projet INAYA ELARGI/Ministère de la santé : • Un rapport détaillé rédigé en français de l’audit et du diagnostic initial mettant en évidence les constats réalisés ainsi que les recommandations proposées. • Un système de gestion électronique des documents (GED) documents accessible, interopérable, pivot, méta-applicative et répondant aux spécifications fonctio
Firm for Implementing Electronic Document Management and Digital Archiving Sy…
AVIS A MANIFESTATION D'INTERET Relatif au recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA élargi N° de référence : 36/PI/INAYA ELARGI/2024 Le ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de l'Association internationale de développement (IDA), et a l'intention d'utiliser une partie du montant de ce don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA ELARGI. Contexte & Justification Dans le cadre de sa stratégie de modernisation et de digitalisation de ses processus, le Projet INAYA ELAGI projette la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE/SAN) reposant sur une plateforme robuste et utilisé conjointement avec un système de gestion électronique des documents (GED) intégrant un système de gestion financière (SGF) et la plateforme PBF. Durant le déroulement du projet, des nombreux flux de documents, courriers et processus de travail interviennent entre les différents acteurs du projet. Pour faciliter l’organisation, la conservation, la recherche, la consultation de tels flux de données et de traitements, la mise en place d’un système de gestion des documents, des courriers, des processus de travail ainsi que d’archivage numérique est nécessaire. L’objectif est d’optimiser la gestion des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, en garantissant leur conservation, leur accessibilité et leur sécurité. La numérisation des archives s’inscrit ainsi comme un levier essentiel pour l’optimisation des procédures internes et la garantie de la traçabilité des informations. Elle permettra également d’assurer la conformité du Projet INAYA ELARGI aux exigences réglementaires en matière de conservation documentaire. Il est question également de permettre une interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme de gestion des données PBF et avec tous autres systèmes disposant de connecteurs d’intégration standardisés. Dans cette optique, UN-FBR (Unité Nationale de Financement Basé sur les Résultats) souhaite recruter un cabinet spécialisé en archivage numérique, disposant de l’expertise technique et des solutions adaptées pour accompagner la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Le présent cahier de charges sont élaborés pour permettre, le recrutement d’un cabinet de consultants ou de regroupement de consultants pour la mise en place d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Cadre de la mission Objectifs Titre de la prestation « La mise en place d’un Système de Gestion Electronique des Documents et Courriers (GED/GEC) et d’un Système d’Archivage Numérique (SAN/SAE) intégrés à un Système de Gestion Financière (SGF) et la plateforme PBF » Objectif Général L’objectif principal de ce projet est de concevoir et de déployer un système d’archivage électronique, un système de gestion électronique des documents et des courriers (GED/GEC) intégrés à un système de gestion financière et à la plateforme PBF, répondant aux normes internationales et adaptées aux besoins spécifiques du Projet INAYA ELARGI. Objectifs Spécifiques • Analyser les besoins spécifiques et l’existant en matière de gestion documentaire du projet INAYA ELARGI • Mettre en place de solutions de gestion électronique des documents (GED), d’archivage électronique (SAE/SAN) intégrées à un système de gestion financière et à la plateforme PBF ; • Numériser les documents existants et les indexer selon une nomenclature et des métadonnées adaptées ; • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents ; • Configurer des bibliothèques de documents pour organiser et partager les contenus. • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents; • Assurer l’interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme PBF et des solutions numériques standardisées externes de façon stable, fiable et pérenne. • Assurer la sécurité des données via des autorisations d’accès et des protocoles de cryptage ; • Proposition d’une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne. • Déployer les solutions (GED/SAE) dans un environnement containerisé ou virtualisé en utilisant les techniques les plus appropriées pour relativiser entre la sécurité, la disponibilité et la performance et la stabilité de la solution dans son ensemble. • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI sur le paramétrage et la maintenance de la solution et sur l’ensemble de son écosystème ; • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI à l’utilisation et l’administration du système d’archivage électronique (SAE), du système de gestion électronique des documents (GED) et des méthodes d’intégrations d’outils externes; • Former le personnel à l’utilisation et l’administration des différentes applications de la solution au niveau centrale et dans les régions de mise en œuvre du projet. Résultats attendus A la fin de la mission il est attendu du prestataire des résultats suivants : • Audit et Analyse Préliminaire : • Audit complet de la situation actuelle avec une évaluation détaillée du volume et des différents types de documents à archiver, en identifiant leur fréquence de production et leur cycle de vie. • Analyse des processus existants de gestion documentaire pour comprendre les flux d’information et les pratiques actuelles du projet INAYA ELARGI. À l’issue de cette analyse, un plan détaillé de mise en œuvre devra être élaboré, définissant les modalités de numérisation, d’indexation, de stockage et de hiérarchisation des documents. • Identification avec précision de toutes les exigences légales et réglementaires applicables à notre secteur d’activité concernant la conservation des documents. • Évaluation approfondie des infrastructures informatiques existantes sera menée pour déterminer les possibilités d’intégration de la plateforme PBF et le système de Gestion Financière dans le processus d’archivage électronique des documents. • Déploiement et Mise en Œuvre : Lors de la phase de déploiement et de mise en œuvre, le cabinet devra assurer : • • La numérisation complète des documents papier existants en respectant des standards de qualité élevés garantissant une lisibilité optimale. Il devra ensuite classifier et indexer ces documents selon une nomenclature préétablie afin de faciliter leur recherche et leur consultation ultérieure. • • La mise en place d’un système sécurisé de gestion documentaire devra être réalisée en veillant à l’intégration éventuelle avec les systèmes de gestion financière et informatiques existants. • Une personnalisation de la solution avec une charte graphique et d’une identité visuelle en conformité avec la charte graphique du gouvernement mauritanien • Un déploiement dans un environnement containerisé ou virtuel avec une politique équilibrée de haute sécurité, une performance et une disponibilité élevée ainsi qu’une stabilité durable. • Une solution ergonomique, fluide, flexible, stable, évolutif et facilement maintenable et intégrable avec des outils externes. • Une version de la solution avec des documents disponibles depuis le démarrage du projet INAYA ELARGI, apprécié et validée par les parties prenantes ; • Le cabinet sera aussi en charge : • Créer des workflows de documents ; • Automatiser les tâches répétitives. • Mettre en place des processus de capture et d’indexation des documents • Paramétrer le suivi des historiques de version • Par ailleurs, la configuration de l’environnement du Système de Gestion Electronique des Documents (GED) sera réalisée conformément à utilisation technique validée avec le Système d’Archivage Electronique (SAE). Le paramétrage minutieux des sites, bibliothèques et listes GED garantira une organisation optimale des contenus. La mise en place des types de contenu et des métadonnées respectera le plan de classification défini lors de l’audit. Des workflows d’approbation et de validation seront configurés pour automatiser les processus documentaires. • L’implémentation des règles de conservation et d’archivage assurera la conformité avec les exigences légales identifiées. • Formation et Transfert de Compétences Le cabinet devra également organiser : • • Une formation approfondie destinée au personnel du Projet INAYA ELARGI et les acteurs associés (Ministère de la Santé) afin de garantir une utilisation efficace du système mis en place. Cette formation couvrira l’ensemble des fonctionnalités du système, depuis l’importation des nouveaux documents jusqu’à leur consultation et leur gestion au quotidien. Un manuel d’utilisation devra être fourni afin de servir de référence aux utilisateurs. • Une formation des administrateurs devra être prise en charge par le cabinet pour les aspects techniques et la gestion de la sécurité des accès. Également un manuel des opérations (Installation, Migration, Configuration) pour une administration efficace devra être fourni. Livrables A l’issue de la mission, le cabinet devra présenter au Projet INAYA ELARGI/Ministère de la santé : • Un rapport détaillé rédigé en français de l’audit et du diagnostic initial mettant en évidence les constats réalisés ainsi que les recommandations proposées. • Un système de gestion électronique des documents (GED) documents accessible, interopérable, pivot, méta-applicative et répondant aux spécifications fonctio
Firm for Implementation of GED and Digital Archiving System — INAYA ELARGI Pr…
AVIS A MANIFESTATION D'INTERET Relatif au recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA élargi N° de référence : 36/PI/INAYA ELARGI/2024 Le ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de l'Association internationale de développement (IDA), et a l'intention d'utiliser une partie du montant de ce don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA ELARGI. Contexte & Justification Dans le cadre de sa stratégie de modernisation et de digitalisation de ses processus, le Projet INAYA ELAGI projette la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE/SAN) reposant sur une plateforme robuste et utilisé conjointement avec un système de gestion électronique des documents (GED) intégrant un système de gestion financière (SGF) et la plateforme PBF. Durant le déroulement du projet, des nombreux flux de documents, courriers et processus de travail interviennent entre les différents acteurs du projet. Pour faciliter l’organisation, la conservation, la recherche, la consultation de tels flux de données et de traitements, la mise en place d’un système de gestion des documents, des courriers, des processus de travail ainsi que d’archivage numérique est nécessaire. L’objectif est d’optimiser la gestion des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, en garantissant leur conservation, leur accessibilité et leur sécurité. La numérisation des archives s’inscrit ainsi comme un levier essentiel pour l’optimisation des procédures internes et la garantie de la traçabilité des informations. Elle permettra également d’assurer la conformité du Projet INAYA ELARGI aux exigences réglementaires en matière de conservation documentaire. Il est question également de permettre une interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme de gestion des données PBF et avec tous autres systèmes disposant de connecteurs d’intégration standardisés. Dans cette optique, UN-FBR (Unité Nationale de Financement Basé sur les Résultats) souhaite recruter un cabinet spécialisé en archivage numérique, disposant de l’expertise technique et des solutions adaptées pour accompagner la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Le présent cahier de charges sont élaborés pour permettre, le recrutement d’un cabinet de consultants ou de regroupement de consultants pour la mise en place d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Cadre de la mission Objectifs Titre de la prestation « La mise en place d’un Système de Gestion Electronique des Documents et Courriers (GED/GEC) et d’un Système d’Archivage Numérique (SAN/SAE) intégrés à un Système de Gestion Financière (SGF) et la plateforme PBF » Objectif Général L’objectif principal de ce projet est de concevoir et de déployer un système d’archivage électronique, un système de gestion électronique des documents et des courriers (GED/GEC) intégrés à un système de gestion financière et à la plateforme PBF, répondant aux normes internationales et adaptées aux besoins spécifiques du Projet INAYA ELARGI. Objectifs Spécifiques • Analyser les besoins spécifiques et l’existant en matière de gestion documentaire du projet INAYA ELARGI • Mettre en place de solutions de gestion électronique des documents (GED), d’archivage électronique (SAE/SAN) intégrées à un système de gestion financière et à la plateforme PBF ; • Numériser les documents existants et les indexer selon une nomenclature et des métadonnées adaptées ; • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents ; • Configurer des bibliothèques de documents pour organiser et partager les contenus. • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents; • Assurer l’interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme PBF et des solutions numériques standardisées externes de façon stable, fiable et pérenne. • Assurer la sécurité des données via des autorisations d’accès et des protocoles de cryptage ; • Proposition d’une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne. • Déployer les solutions (GED/SAE) dans un environnement containerisé ou virtualisé en utilisant les techniques les plus appropriées pour relativiser entre la sécurité, la disponibilité et la performance et la stabilité de la solution dans son ensemble. • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI sur le paramétrage et la maintenance de la solution et sur l’ensemble de son écosystème ; • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI à l’utilisation et l’administration du système d’archivage électronique (SAE), du système de gestion électronique des documents (GED) et des méthodes d’intégrations d’outils externes; • Former le personnel à l’utilisation et l’administration des différentes applications de la solution au niveau centrale et dans les régions de mise en œuvre du projet. Résultats attendus A la fin de la mission il est attendu du prestataire des résultats suivants : • Audit et Analyse Préliminaire : • Audit complet de la situation actuelle avec une évaluation détaillée du volume et des différents types de documents à archiver, en identifiant leur fréquence de production et leur cycle de vie. • Analyse des processus existants de gestion documentaire pour comprendre les flux d’information et les pratiques actuelles du projet INAYA ELARGI. À l’issue de cette analyse, un plan détaillé de mise en œuvre devra être élaboré, définissant les modalités de numérisation, d’indexation, de stockage et de hiérarchisation des documents. • Identification avec précision de toutes les exigences légales et réglementaires applicables à notre secteur d’activité concernant la conservation des documents. • Évaluation approfondie des infrastructures informatiques existantes sera menée pour déterminer les possibilités d’intégration de la plateforme PBF et le système de Gestion Financière dans le processus d’archivage électronique des documents. • Déploiement et Mise en Œuvre : Lors de la phase de déploiement et de mise en œuvre, le cabinet devra assurer : • • La numérisation complète des documents papier existants en respectant des standards de qualité élevés garantissant une lisibilité optimale. Il devra ensuite classifier et indexer ces documents selon une nomenclature préétablie afin de faciliter leur recherche et leur consultation ultérieure. • • La mise en place d’un système sécurisé de gestion documentaire devra être réalisée en veillant à l’intégration éventuelle avec les systèmes de gestion financière et informatiques existants. • Une personnalisation de la solution avec une charte graphique et d’une identité visuelle en conformité avec la charte graphique du gouvernement mauritanien • Un déploiement dans un environnement containerisé ou virtuel avec une politique équilibrée de haute sécurité, une performance et une disponibilité élevée ainsi qu’une stabilité durable. • Une solution ergonomique, fluide, flexible, stable, évolutif et facilement maintenable et intégrable avec des outils externes. • Une version de la solution avec des documents disponibles depuis le démarrage du projet INAYA ELARGI, apprécié et validée par les parties prenantes ; • Le cabinet sera aussi en charge : • Créer des workflows de documents ; • Automatiser les tâches répétitives. • Mettre en place des processus de capture et d’indexation des documents • Paramétrer le suivi des historiques de version • Par ailleurs, la configuration de l’environnement du Système de Gestion Electronique des Documents (GED) sera réalisée conformément à utilisation technique validée avec le Système d’Archivage Electronique (SAE). Le paramétrage minutieux des sites, bibliothèques et listes GED garantira une organisation optimale des contenus. La mise en place des types de contenu et des métadonnées respectera le plan de classification défini lors de l’audit. Des workflows d’approbation et de validation seront configurés pour automatiser les processus documentaires. • L’implémentation des règles de conservation et d’archivage assurera la conformité avec les exigences légales identifiées. • Formation et Transfert de Compétences Le cabinet devra également organiser : • • Une formation approfondie destinée au personnel du Projet INAYA ELARGI et les acteurs associés (Ministère de la Santé) afin de garantir une utilisation efficace du système mis en place. Cette formation couvrira l’ensemble des fonctionnalités du système, depuis l’importation des nouveaux documents jusqu’à leur consultation et leur gestion au quotidien. Un manuel d’utilisation devra être fourni afin de servir de référence aux utilisateurs. • Une formation des administrateurs devra être prise en charge par le cabinet pour les aspects techniques et la gestion de la sécurité des accès. Également un manuel des opérations (Installation, Migration, Configuration) pour une administration efficace devra être fourni. Livrables A l’issue de la mission, le cabinet devra présenter au Projet INAYA ELARGI/Ministère de la santé : • Un rapport détaillé rédigé en français de l’audit et du diagnostic initial mettant en évidence les constats réalisés ainsi que les recommandations proposées. • Un système de gestion électronique des documents (GED) documents accessible, interopérable, pivot, méta-applicative et répondant aux spécifications fonctio
Firm for Implementing Electronic Document Management and Digital Archiving Sy…
AVIS A MANIFESTATION D'INTERET Relatif au recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA élargi N° de référence : 36/PI/INAYA ELARGI/2024 Le ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de l'Association internationale de développement (IDA), et a l'intention d'utiliser une partie du montant de ce don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA ELARGI. Contexte & Justification Dans le cadre de sa stratégie de modernisation et de digitalisation de ses processus, le Projet INAYA ELAGI projette la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE/SAN) reposant sur une plateforme robuste et utilisé conjointement avec un système de gestion électronique des documents (GED) intégrant un système de gestion financière (SGF) et la plateforme PBF. Durant le déroulement du projet, des nombreux flux de documents, courriers et processus de travail interviennent entre les différents acteurs du projet. Pour faciliter l’organisation, la conservation, la recherche, la consultation de tels flux de données et de traitements, la mise en place d’un système de gestion des documents, des courriers, des processus de travail ainsi que d’archivage numérique est nécessaire. L’objectif est d’optimiser la gestion des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, en garantissant leur conservation, leur accessibilité et leur sécurité. La numérisation des archives s’inscrit ainsi comme un levier essentiel pour l’optimisation des procédures internes et la garantie de la traçabilité des informations. Elle permettra également d’assurer la conformité du Projet INAYA ELARGI aux exigences réglementaires en matière de conservation documentaire. Il est question également de permettre une interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme de gestion des données PBF et avec tous autres systèmes disposant de connecteurs d’intégration standardisés. Dans cette optique, UN-FBR (Unité Nationale de Financement Basé sur les Résultats) souhaite recruter un cabinet spécialisé en archivage numérique, disposant de l’expertise technique et des solutions adaptées pour accompagner la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Le présent cahier de charges sont élaborés pour permettre, le recrutement d’un cabinet de consultants ou de regroupement de consultants pour la mise en place d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Cadre de la mission Objectifs Titre de la prestation « La mise en place d’un Système de Gestion Electronique des Documents et Courriers (GED/GEC) et d’un Système d’Archivage Numérique (SAN/SAE) intégrés à un Système de Gestion Financière (SGF) et la plateforme PBF » Objectif Général L’objectif principal de ce projet est de concevoir et de déployer un système d’archivage électronique, un système de gestion électronique des documents et des courriers (GED/GEC) intégrés à un système de gestion financière et à la plateforme PBF, répondant aux normes internationales et adaptées aux besoins spécifiques du Projet INAYA ELARGI. Objectifs Spécifiques • Analyser les besoins spécifiques et l’existant en matière de gestion documentaire du projet INAYA ELARGI • Mettre en place de solutions de gestion électronique des documents (GED), d’archivage électronique (SAE/SAN) intégrées à un système de gestion financière et à la plateforme PBF ; • Numériser les documents existants et les indexer selon une nomenclature et des métadonnées adaptées ; • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents ; • Configurer des bibliothèques de documents pour organiser et partager les contenus. • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents; • Assurer l’interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme PBF et des solutions numériques standardisées externes de façon stable, fiable et pérenne. • Assurer la sécurité des données via des autorisations d’accès et des protocoles de cryptage ; • Proposition d’une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne. • Déployer les solutions (GED/SAE) dans un environnement containerisé ou virtualisé en utilisant les techniques les plus appropriées pour relativiser entre la sécurité, la disponibilité et la performance et la stabilité de la solution dans son ensemble. • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI sur le paramétrage et la maintenance de la solution et sur l’ensemble de son écosystème ; • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI à l’utilisation et l’administration du système d’archivage électronique (SAE), du système de gestion électronique des documents (GED) et des méthodes d’intégrations d’outils externes; • Former le personnel à l’utilisation et l’administration des différentes applications de la solution au niveau centrale et dans les régions de mise en œuvre du projet. Résultats attendus A la fin de la mission il est attendu du prestataire des résultats suivants : • Audit et Analyse Préliminaire : • Audit complet de la situation actuelle avec une évaluation détaillée du volume et des différents types de documents à archiver, en identifiant leur fréquence de production et leur cycle de vie. • Analyse des processus existants de gestion documentaire pour comprendre les flux d’information et les pratiques actuelles du projet INAYA ELARGI. À l’issue de cette analyse, un plan détaillé de mise en œuvre devra être élaboré, définissant les modalités de numérisation, d’indexation, de stockage et de hiérarchisation des documents. • Identification avec précision de toutes les exigences légales et réglementaires applicables à notre secteur d’activité concernant la conservation des documents. • Évaluation approfondie des infrastructures informatiques existantes sera menée pour déterminer les possibilités d’intégration de la plateforme PBF et le système de Gestion Financière dans le processus d’archivage électronique des documents. • Déploiement et Mise en Œuvre : Lors de la phase de déploiement et de mise en œuvre, le cabinet devra assurer : • • La numérisation complète des documents papier existants en respectant des standards de qualité élevés garantissant une lisibilité optimale. Il devra ensuite classifier et indexer ces documents selon une nomenclature préétablie afin de faciliter leur recherche et leur consultation ultérieure. • • La mise en place d’un système sécurisé de gestion documentaire devra être réalisée en veillant à l’intégration éventuelle avec les systèmes de gestion financière et informatiques existants. • Une personnalisation de la solution avec une charte graphique et d’une identité visuelle en conformité avec la charte graphique du gouvernement mauritanien • Un déploiement dans un environnement containerisé ou virtuel avec une politique équilibrée de haute sécurité, une performance et une disponibilité élevée ainsi qu’une stabilité durable. • Une solution ergonomique, fluide, flexible, stable, évolutif et facilement maintenable et intégrable avec des outils externes. • Une version de la solution avec des documents disponibles depuis le démarrage du projet INAYA ELARGI, apprécié et validée par les parties prenantes ; • Le cabinet sera aussi en charge : • Créer des workflows de documents ; • Automatiser les tâches répétitives. • Mettre en place des processus de capture et d’indexation des documents • Paramétrer le suivi des historiques de version • Par ailleurs, la configuration de l’environnement du Système de Gestion Electronique des Documents (GED) sera réalisée conformément à utilisation technique validée avec le Système d’Archivage Electronique (SAE). Le paramétrage minutieux des sites, bibliothèques et listes GED garantira une organisation optimale des contenus. La mise en place des types de contenu et des métadonnées respectera le plan de classification défini lors de l’audit. Des workflows d’approbation et de validation seront configurés pour automatiser les processus documentaires. • L’implémentation des règles de conservation et d’archivage assurera la conformité avec les exigences légales identifiées. • Formation et Transfert de Compétences Le cabinet devra également organiser : • • Une formation approfondie destinée au personnel du Projet INAYA ELARGI et les acteurs associés (Ministère de la Santé) afin de garantir une utilisation efficace du système mis en place. Cette formation couvrira l’ensemble des fonctionnalités du système, depuis l’importation des nouveaux documents jusqu’à leur consultation et leur gestion au quotidien. Un manuel d’utilisation devra être fourni afin de servir de référence aux utilisateurs. • Une formation des administrateurs devra être prise en charge par le cabinet pour les aspects techniques et la gestion de la sécurité des accès. Également un manuel des opérations (Installation, Migration, Configuration) pour une administration efficace devra être fourni. Livrables A l’issue de la mission, le cabinet devra présenter au Projet INAYA ELARGI/Ministère de la santé : • Un rapport détaillé rédigé en français de l’audit et du diagnostic initial mettant en évidence les constats réalisés ainsi que les recommandations proposées. • Un système de gestion électronique des documents (GED) documents accessible, interopérable, pivot, méta-applicative et répondant aux spécifications fonctio
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AVIS A MANIFESTATION D'INTERET Relatif au recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA élargi N° de référence : 36/PI/INAYA ELARGI/2024 Le ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de l'Association internationale de développement (IDA), et a l'intention d'utiliser une partie du montant de ce don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA ELARGI. Contexte & Justification Dans le cadre de sa stratégie de modernisation et de digitalisation de ses processus, le Projet INAYA ELAGI projette la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE/SAN) reposant sur une plateforme robuste et utilisé conjointement avec un système de gestion électronique des documents (GED) intégrant un système de gestion financière (SGF) et la plateforme PBF. Durant le déroulement du projet, des nombreux flux de documents, courriers et processus de travail interviennent entre les différents acteurs du projet. Pour faciliter l’organisation, la conservation, la recherche, la consultation de tels flux de données et de traitements, la mise en place d’un système de gestion des documents, des courriers, des processus de travail ainsi que d’archivage numérique est nécessaire. L’objectif est d’optimiser la gestion des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, en garantissant leur conservation, leur accessibilité et leur sécurité. La numérisation des archives s’inscrit ainsi comme un levier essentiel pour l’optimisation des procédures internes et la garantie de la traçabilité des informations. Elle permettra également d’assurer la conformité du Projet INAYA ELARGI aux exigences réglementaires en matière de conservation documentaire. Il est question également de permettre une interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme de gestion des données PBF et avec tous autres systèmes disposant de connecteurs d’intégration standardisés. Dans cette optique, UN-FBR (Unité Nationale de Financement Basé sur les Résultats) souhaite recruter un cabinet spécialisé en archivage numérique, disposant de l’expertise technique et des solutions adaptées pour accompagner la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Le présent cahier de charges sont élaborés pour permettre, le recrutement d’un cabinet de consultants ou de regroupement de consultants pour la mise en place d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Cadre de la mission Objectifs Titre de la prestation « La mise en place d’un Système de Gestion Electronique des Documents et Courriers (GED/GEC) et d’un Système d’Archivage Numérique (SAN/SAE) intégrés à un Système de Gestion Financière (SGF) et la plateforme PBF » Objectif Général L’objectif principal de ce projet est de concevoir et de déployer un système d’archivage électronique, un système de gestion électronique des documents et des courriers (GED/GEC) intégrés à un système de gestion financière et à la plateforme PBF, répondant aux normes internationales et adaptées aux besoins spécifiques du Projet INAYA ELARGI. Objectifs Spécifiques • Analyser les besoins spécifiques et l’existant en matière de gestion documentaire du projet INAYA ELARGI • Mettre en place de solutions de gestion électronique des documents (GED), d’archivage électronique (SAE/SAN) intégrées à un système de gestion financière et à la plateforme PBF ; • Numériser les documents existants et les indexer selon une nomenclature et des métadonnées adaptées ; • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents ; • Configurer des bibliothèques de documents pour organiser et partager les contenus. • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents; • Assurer l’interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme PBF et des solutions numériques standardisées externes de façon stable, fiable et pérenne. • Assurer la sécurité des données via des autorisations d’accès et des protocoles de cryptage ; • Proposition d’une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne. • Déployer les solutions (GED/SAE) dans un environnement containerisé ou virtualisé en utilisant les techniques les plus appropriées pour relativiser entre la sécurité, la disponibilité et la performance et la stabilité de la solution dans son ensemble. • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI sur le paramétrage et la maintenance de la solution et sur l’ensemble de son écosystème ; • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI à l’utilisation et l’administration du système d’archivage électronique (SAE), du système de gestion électronique des documents (GED) et des méthodes d’intégrations d’outils externes; • Former le personnel à l’utilisation et l’administration des différentes applications de la solution au niveau centrale et dans les régions de mise en œuvre du projet. Résultats attendus A la fin de la mission il est attendu du prestataire des résultats suivants : • Audit et Analyse Préliminaire : • Audit complet de la situation actuelle avec une évaluation détaillée du volume et des différents types de documents à archiver, en identifiant leur fréquence de production et leur cycle de vie. • Analyse des processus existants de gestion documentaire pour comprendre les flux d’information et les pratiques actuelles du projet INAYA ELARGI. À l’issue de cette analyse, un plan détaillé de mise en œuvre devra être élaboré, définissant les modalités de numérisation, d’indexation, de stockage et de hiérarchisation des documents. • Identification avec précision de toutes les exigences légales et réglementaires applicables à notre secteur d’activité concernant la conservation des documents. • Évaluation approfondie des infrastructures informatiques existantes sera menée pour déterminer les possibilités d’intégration de la plateforme PBF et le système de Gestion Financière dans le processus d’archivage électronique des documents. • Déploiement et Mise en Œuvre : Lors de la phase de déploiement et de mise en œuvre, le cabinet devra assurer : • • La numérisation complète des documents papier existants en respectant des standards de qualité élevés garantissant une lisibilité optimale. Il devra ensuite classifier et indexer ces documents selon une nomenclature préétablie afin de faciliter leur recherche et leur consultation ultérieure. • • La mise en place d’un système sécurisé de gestion documentaire devra être réalisée en veillant à l’intégration éventuelle avec les systèmes de gestion financière et informatiques existants. • Une personnalisation de la solution avec une charte graphique et d’une identité visuelle en conformité avec la charte graphique du gouvernement mauritanien • Un déploiement dans un environnement containerisé ou virtuel avec une politique équilibrée de haute sécurité, une performance et une disponibilité élevée ainsi qu’une stabilité durable. • Une solution ergonomique, fluide, flexible, stable, évolutif et facilement maintenable et intégrable avec des outils externes. • Une version de la solution avec des documents disponibles depuis le démarrage du projet INAYA ELARGI, apprécié et validée par les parties prenantes ; • Le cabinet sera aussi en charge : • Créer des workflows de documents ; • Automatiser les tâches répétitives. • Mettre en place des processus de capture et d’indexation des documents • Paramétrer le suivi des historiques de version • Par ailleurs, la configuration de l’environnement du Système de Gestion Electronique des Documents (GED) sera réalisée conformément à utilisation technique validée avec le Système d’Archivage Electronique (SAE). Le paramétrage minutieux des sites, bibliothèques et listes GED garantira une organisation optimale des contenus. La mise en place des types de contenu et des métadonnées respectera le plan de classification défini lors de l’audit. Des workflows d’approbation et de validation seront configurés pour automatiser les processus documentaires. • L’implémentation des règles de conservation et d’archivage assurera la conformité avec les exigences légales identifiées. • Formation et Transfert de Compétences Le cabinet devra également organiser : • • Une formation approfondie destinée au personnel du Projet INAYA ELARGI et les acteurs associés (Ministère de la Santé) afin de garantir une utilisation efficace du système mis en place. Cette formation couvrira l’ensemble des fonctionnalités du système, depuis l’importation des nouveaux documents jusqu’à leur consultation et leur gestion au quotidien. Un manuel d’utilisation devra être fourni afin de servir de référence aux utilisateurs. • Une formation des administrateurs devra être prise en charge par le cabinet pour les aspects techniques et la gestion de la sécurité des accès. Également un manuel des opérations (Installation, Migration, Configuration) pour une administration efficace devra être fourni. Livrables A l’issue de la mission, le cabinet devra présenter au Projet INAYA ELARGI/Ministère de la santé : • Un rapport détaillé rédigé en français de l’audit et du diagnostic initial mettant en évidence les constats réalisés ainsi que les recommandations proposées. • Un système de gestion électronique des documents (GED) documents accessible, interopérable, pivot, méta-applicative et répondant aux spécifications fonctio
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AVIS A MANIFESTATION D'INTERET Relatif au recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA élargi N° de référence : 36/PI/INAYA ELARGI/2024 Le ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de l'Association internationale de développement (IDA), et a l'intention d'utiliser une partie du montant de ce don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA ELARGI. Contexte & Justification Dans le cadre de sa stratégie de modernisation et de digitalisation de ses processus, le Projet INAYA ELAGI projette la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE/SAN) reposant sur une plateforme robuste et utilisé conjointement avec un système de gestion électronique des documents (GED) intégrant un système de gestion financière (SGF) et la plateforme PBF. Durant le déroulement du projet, des nombreux flux de documents, courriers et processus de travail interviennent entre les différents acteurs du projet. Pour faciliter l’organisation, la conservation, la recherche, la consultation de tels flux de données et de traitements, la mise en place d’un système de gestion des documents, des courriers, des processus de travail ainsi que d’archivage numérique est nécessaire. L’objectif est d’optimiser la gestion des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, en garantissant leur conservation, leur accessibilité et leur sécurité. La numérisation des archives s’inscrit ainsi comme un levier essentiel pour l’optimisation des procédures internes et la garantie de la traçabilité des informations. Elle permettra également d’assurer la conformité du Projet INAYA ELARGI aux exigences réglementaires en matière de conservation documentaire. Il est question également de permettre une interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme de gestion des données PBF et avec tous autres systèmes disposant de connecteurs d’intégration standardisés. Dans cette optique, UN-FBR (Unité Nationale de Financement Basé sur les Résultats) souhaite recruter un cabinet spécialisé en archivage numérique, disposant de l’expertise technique et des solutions adaptées pour accompagner la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Le présent cahier de charges sont élaborés pour permettre, le recrutement d’un cabinet de consultants ou de regroupement de consultants pour la mise en place d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Cadre de la mission Objectifs Titre de la prestation « La mise en place d’un Système de Gestion Electronique des Documents et Courriers (GED/GEC) et d’un Système d’Archivage Numérique (SAN/SAE) intégrés à un Système de Gestion Financière (SGF) et la plateforme PBF » Objectif Général L’objectif principal de ce projet est de concevoir et de déployer un système d’archivage électronique, un système de gestion électronique des documents et des courriers (GED/GEC) intégrés à un système de gestion financière et à la plateforme PBF, répondant aux normes internationales et adaptées aux besoins spécifiques du Projet INAYA ELARGI. Objectifs Spécifiques • Analyser les besoins spécifiques et l’existant en matière de gestion documentaire du projet INAYA ELARGI • Mettre en place de solutions de gestion électronique des documents (GED), d’archivage électronique (SAE/SAN) intégrées à un système de gestion financière et à la plateforme PBF ; • Numériser les documents existants et les indexer selon une nomenclature et des métadonnées adaptées ; • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents ; • Configurer des bibliothèques de documents pour organiser et partager les contenus. • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents; • Assurer l’interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme PBF et des solutions numériques standardisées externes de façon stable, fiable et pérenne. • Assurer la sécurité des données via des autorisations d’accès et des protocoles de cryptage ; • Proposition d’une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne. • Déployer les solutions (GED/SAE) dans un environnement containerisé ou virtualisé en utilisant les techniques les plus appropriées pour relativiser entre la sécurité, la disponibilité et la performance et la stabilité de la solution dans son ensemble. • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI sur le paramétrage et la maintenance de la solution et sur l’ensemble de son écosystème ; • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI à l’utilisation et l’administration du système d’archivage électronique (SAE), du système de gestion électronique des documents (GED) et des méthodes d’intégrations d’outils externes; • Former le personnel à l’utilisation et l’administration des différentes applications de la solution au niveau centrale et dans les régions de mise en œuvre du projet. Résultats attendus A la fin de la mission il est attendu du prestataire des résultats suivants : • Audit et Analyse Préliminaire : • Audit complet de la situation actuelle avec une évaluation détaillée du volume et des différents types de documents à archiver, en identifiant leur fréquence de production et leur cycle de vie. • Analyse des processus existants de gestion documentaire pour comprendre les flux d’information et les pratiques actuelles du projet INAYA ELARGI. À l’issue de cette analyse, un plan détaillé de mise en œuvre devra être élaboré, définissant les modalités de numérisation, d’indexation, de stockage et de hiérarchisation des documents. • Identification avec précision de toutes les exigences légales et réglementaires applicables à notre secteur d’activité concernant la conservation des documents. • Évaluation approfondie des infrastructures informatiques existantes sera menée pour déterminer les possibilités d’intégration de la plateforme PBF et le système de Gestion Financière dans le processus d’archivage électronique des documents. • Déploiement et Mise en Œuvre : Lors de la phase de déploiement et de mise en œuvre, le cabinet devra assurer : • • La numérisation complète des documents papier existants en respectant des standards de qualité élevés garantissant une lisibilité optimale. Il devra ensuite classifier et indexer ces documents selon une nomenclature préétablie afin de faciliter leur recherche et leur consultation ultérieure. • • La mise en place d’un système sécurisé de gestion documentaire devra être réalisée en veillant à l’intégration éventuelle avec les systèmes de gestion financière et informatiques existants. • Une personnalisation de la solution avec une charte graphique et d’une identité visuelle en conformité avec la charte graphique du gouvernement mauritanien • Un déploiement dans un environnement containerisé ou virtuel avec une politique équilibrée de haute sécurité, une performance et une disponibilité élevée ainsi qu’une stabilité durable. • Une solution ergonomique, fluide, flexible, stable, évolutif et facilement maintenable et intégrable avec des outils externes. • Une version de la solution avec des documents disponibles depuis le démarrage du projet INAYA ELARGI, apprécié et validée par les parties prenantes ; • Le cabinet sera aussi en charge : • Créer des workflows de documents ; • Automatiser les tâches répétitives. • Mettre en place des processus de capture et d’indexation des documents • Paramétrer le suivi des historiques de version • Par ailleurs, la configuration de l’environnement du Système de Gestion Electronique des Documents (GED) sera réalisée conformément à utilisation technique validée avec le Système d’Archivage Electronique (SAE). Le paramétrage minutieux des sites, bibliothèques et listes GED garantira une organisation optimale des contenus. La mise en place des types de contenu et des métadonnées respectera le plan de classification défini lors de l’audit. Des workflows d’approbation et de validation seront configurés pour automatiser les processus documentaires. • L’implémentation des règles de conservation et d’archivage assurera la conformité avec les exigences légales identifiées. • Formation et Transfert de Compétences Le cabinet devra également organiser : • • Une formation approfondie destinée au personnel du Projet INAYA ELARGI et les acteurs associés (Ministère de la Santé) afin de garantir une utilisation efficace du système mis en place. Cette formation couvrira l’ensemble des fonctionnalités du système, depuis l’importation des nouveaux documents jusqu’à leur consultation et leur gestion au quotidien. Un manuel d’utilisation devra être fourni afin de servir de référence aux utilisateurs. • Une formation des administrateurs devra être prise en charge par le cabinet pour les aspects techniques et la gestion de la sécurité des accès. Également un manuel des opérations (Installation, Migration, Configuration) pour une administration efficace devra être fourni. Livrables A l’issue de la mission, le cabinet devra présenter au Projet INAYA ELARGI/Ministère de la santé : • Un rapport détaillé rédigé en français de l’audit et du diagnostic initial mettant en évidence les constats réalisés ainsi que les recommandations proposées. • Un système de gestion électronique des documents (GED) documents accessible, interopérable, pivot, méta-applicative et répondant aux spécifications fonctio
Firm for Implementation of GED and SAN/SAE — INAYA ELARGI Project
AVIS A MANIFESTATION D'INTERET Relatif au recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA élargi N° de référence : 36/PI/INAYA ELARGI/2024 Le ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de l'Association internationale de développement (IDA), et a l'intention d'utiliser une partie du montant de ce don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA ELARGI. Contexte & Justification Dans le cadre de sa stratégie de modernisation et de digitalisation de ses processus, le Projet INAYA ELAGI projette la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE/SAN) reposant sur une plateforme robuste et utilisé conjointement avec un système de gestion électronique des documents (GED) intégrant un système de gestion financière (SGF) et la plateforme PBF. Durant le déroulement du projet, des nombreux flux de documents, courriers et processus de travail interviennent entre les différents acteurs du projet. Pour faciliter l’organisation, la conservation, la recherche, la consultation de tels flux de données et de traitements, la mise en place d’un système de gestion des documents, des courriers, des processus de travail ainsi que d’archivage numérique est nécessaire. L’objectif est d’optimiser la gestion des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, en garantissant leur conservation, leur accessibilité et leur sécurité. La numérisation des archives s’inscrit ainsi comme un levier essentiel pour l’optimisation des procédures internes et la garantie de la traçabilité des informations. Elle permettra également d’assurer la conformité du Projet INAYA ELARGI aux exigences réglementaires en matière de conservation documentaire. Il est question également de permettre une interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme de gestion des données PBF et avec tous autres systèmes disposant de connecteurs d’intégration standardisés. Dans cette optique, UN-FBR (Unité Nationale de Financement Basé sur les Résultats) souhaite recruter un cabinet spécialisé en archivage numérique, disposant de l’expertise technique et des solutions adaptées pour accompagner la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Le présent cahier de charges sont élaborés pour permettre, le recrutement d’un cabinet de consultants ou de regroupement de consultants pour la mise en place d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Cadre de la mission Objectifs Titre de la prestation « La mise en place d’un Système de Gestion Electronique des Documents et Courriers (GED/GEC) et d’un Système d’Archivage Numérique (SAN/SAE) intégrés à un Système de Gestion Financière (SGF) et la plateforme PBF » Objectif Général L’objectif principal de ce projet est de concevoir et de déployer un système d’archivage électronique, un système de gestion électronique des documents et des courriers (GED/GEC) intégrés à un système de gestion financière et à la plateforme PBF, répondant aux normes internationales et adaptées aux besoins spécifiques du Projet INAYA ELARGI. Objectifs Spécifiques • Analyser les besoins spécifiques et l’existant en matière de gestion documentaire du projet INAYA ELARGI • Mettre en place de solutions de gestion électronique des documents (GED), d’archivage électronique (SAE/SAN) intégrées à un système de gestion financière et à la plateforme PBF ; • Numériser les documents existants et les indexer selon une nomenclature et des métadonnées adaptées ; • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents ; • Configurer des bibliothèques de documents pour organiser et partager les contenus. • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents; • Assurer l’interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme PBF et des solutions numériques standardisées externes de façon stable, fiable et pérenne. • Assurer la sécurité des données via des autorisations d’accès et des protocoles de cryptage ; • Proposition d’une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne. • Déployer les solutions (GED/SAE) dans un environnement containerisé ou virtualisé en utilisant les techniques les plus appropriées pour relativiser entre la sécurité, la disponibilité et la performance et la stabilité de la solution dans son ensemble. • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI sur le paramétrage et la maintenance de la solution et sur l’ensemble de son écosystème ; • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI à l’utilisation et l’administration du système d’archivage électronique (SAE), du système de gestion électronique des documents (GED) et des méthodes d’intégrations d’outils externes; • Former le personnel à l’utilisation et l’administration des différentes applications de la solution au niveau centrale et dans les régions de mise en œuvre du projet. Résultats attendus A la fin de la mission il est attendu du prestataire des résultats suivants : • Audit et Analyse Préliminaire : • Audit complet de la situation actuelle avec une évaluation détaillée du volume et des différents types de documents à archiver, en identifiant leur fréquence de production et leur cycle de vie. • Analyse des processus existants de gestion documentaire pour comprendre les flux d’information et les pratiques actuelles du projet INAYA ELARGI. À l’issue de cette analyse, un plan détaillé de mise en œuvre devra être élaboré, définissant les modalités de numérisation, d’indexation, de stockage et de hiérarchisation des documents. • Identification avec précision de toutes les exigences légales et réglementaires applicables à notre secteur d’activité concernant la conservation des documents. • Évaluation approfondie des infrastructures informatiques existantes sera menée pour déterminer les possibilités d’intégration de la plateforme PBF et le système de Gestion Financière dans le processus d’archivage électronique des documents. • Déploiement et Mise en Œuvre : Lors de la phase de déploiement et de mise en œuvre, le cabinet devra assurer : • • La numérisation complète des documents papier existants en respectant des standards de qualité élevés garantissant une lisibilité optimale. Il devra ensuite classifier et indexer ces documents selon une nomenclature préétablie afin de faciliter leur recherche et leur consultation ultérieure. • • La mise en place d’un système sécurisé de gestion documentaire devra être réalisée en veillant à l’intégration éventuelle avec les systèmes de gestion financière et informatiques existants. • Une personnalisation de la solution avec une charte graphique et d’une identité visuelle en conformité avec la charte graphique du gouvernement mauritanien • Un déploiement dans un environnement containerisé ou virtuel avec une politique équilibrée de haute sécurité, une performance et une disponibilité élevée ainsi qu’une stabilité durable. • Une solution ergonomique, fluide, flexible, stable, évolutif et facilement maintenable et intégrable avec des outils externes. • Une version de la solution avec des documents disponibles depuis le démarrage du projet INAYA ELARGI, apprécié et validée par les parties prenantes ; • Le cabinet sera aussi en charge : • Créer des workflows de documents ; • Automatiser les tâches répétitives. • Mettre en place des processus de capture et d’indexation des documents • Paramétrer le suivi des historiques de version • Par ailleurs, la configuration de l’environnement du Système de Gestion Electronique des Documents (GED) sera réalisée conformément à utilisation technique validée avec le Système d’Archivage Electronique (SAE). Le paramétrage minutieux des sites, bibliothèques et listes GED garantira une organisation optimale des contenus. La mise en place des types de contenu et des métadonnées respectera le plan de classification défini lors de l’audit. Des workflows d’approbation et de validation seront configurés pour automatiser les processus documentaires. • L’implémentation des règles de conservation et d’archivage assurera la conformité avec les exigences légales identifiées. • Formation et Transfert de Compétences Le cabinet devra également organiser : • • Une formation approfondie destinée au personnel du Projet INAYA ELARGI et les acteurs associés (Ministère de la Santé) afin de garantir une utilisation efficace du système mis en place. Cette formation couvrira l’ensemble des fonctionnalités du système, depuis l’importation des nouveaux documents jusqu’à leur consultation et leur gestion au quotidien. Un manuel d’utilisation devra être fourni afin de servir de référence aux utilisateurs. • Une formation des administrateurs devra être prise en charge par le cabinet pour les aspects techniques et la gestion de la sécurité des accès. Également un manuel des opérations (Installation, Migration, Configuration) pour une administration efficace devra être fourni. Livrables A l’issue de la mission, le cabinet devra présenter au Projet INAYA ELARGI/Ministère de la santé : • Un rapport détaillé rédigé en français de l’audit et du diagnostic initial mettant en évidence les constats réalisés ainsi que les recommandations proposées. • Un système de gestion électronique des documents (GED) documents accessible, interopérable, pivot, méta-applicative et répondant aux spécifications fonctio
Firm for Implementing Electronic Document Management and Digital Archiving Sy…
AVIS A MANIFESTATION D'INTERET Relatif au recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA élargi N° de référence : 36/PI/INAYA ELARGI/2024 Le ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de l'Association internationale de développement (IDA), et a l'intention d'utiliser une partie du montant de ce don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA ELARGI. Contexte & Justification Dans le cadre de sa stratégie de modernisation et de digitalisation de ses processus, le Projet INAYA ELAGI projette la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE/SAN) reposant sur une plateforme robuste et utilisé conjointement avec un système de gestion électronique des documents (GED) intégrant un système de gestion financière (SGF) et la plateforme PBF. Durant le déroulement du projet, des nombreux flux de documents, courriers et processus de travail interviennent entre les différents acteurs du projet. Pour faciliter l’organisation, la conservation, la recherche, la consultation de tels flux de données et de traitements, la mise en place d’un système de gestion des documents, des courriers, des processus de travail ainsi que d’archivage numérique est nécessaire. L’objectif est d’optimiser la gestion des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, en garantissant leur conservation, leur accessibilité et leur sécurité. La numérisation des archives s’inscrit ainsi comme un levier essentiel pour l’optimisation des procédures internes et la garantie de la traçabilité des informations. Elle permettra également d’assurer la conformité du Projet INAYA ELARGI aux exigences réglementaires en matière de conservation documentaire. Il est question également de permettre une interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme de gestion des données PBF et avec tous autres systèmes disposant de connecteurs d’intégration standardisés. Dans cette optique, UN-FBR (Unité Nationale de Financement Basé sur les Résultats) souhaite recruter un cabinet spécialisé en archivage numérique, disposant de l’expertise technique et des solutions adaptées pour accompagner la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Le présent cahier de charges sont élaborés pour permettre, le recrutement d’un cabinet de consultants ou de regroupement de consultants pour la mise en place d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Cadre de la mission Objectifs Titre de la prestation « La mise en place d’un Système de Gestion Electronique des Documents et Courriers (GED/GEC) et d’un Système d’Archivage Numérique (SAN/SAE) intégrés à un Système de Gestion Financière (SGF) et la plateforme PBF » Objectif Général L’objectif principal de ce projet est de concevoir et de déployer un système d’archivage électronique, un système de gestion électronique des documents et des courriers (GED/GEC) intégrés à un système de gestion financière et à la plateforme PBF, répondant aux normes internationales et adaptées aux besoins spécifiques du Projet INAYA ELARGI. Objectifs Spécifiques • Analyser les besoins spécifiques et l’existant en matière de gestion documentaire du projet INAYA ELARGI • Mettre en place de solutions de gestion électronique des documents (GED), d’archivage électronique (SAE/SAN) intégrées à un système de gestion financière et à la plateforme PBF ; • Numériser les documents existants et les indexer selon une nomenclature et des métadonnées adaptées ; • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents ; • Configurer des bibliothèques de documents pour organiser et partager les contenus. • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents; • Assurer l’interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme PBF et des solutions numériques standardisées externes de façon stable, fiable et pérenne. • Assurer la sécurité des données via des autorisations d’accès et des protocoles de cryptage ; • Proposition d’une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne. • Déployer les solutions (GED/SAE) dans un environnement containerisé ou virtualisé en utilisant les techniques les plus appropriées pour relativiser entre la sécurité, la disponibilité et la performance et la stabilité de la solution dans son ensemble. • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI sur le paramétrage et la maintenance de la solution et sur l’ensemble de son écosystème ; • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI à l’utilisation et l’administration du système d’archivage électronique (SAE), du système de gestion électronique des documents (GED) et des méthodes d’intégrations d’outils externes; • Former le personnel à l’utilisation et l’administration des différentes applications de la solution au niveau centrale et dans les régions de mise en œuvre du projet. Résultats attendus A la fin de la mission il est attendu du prestataire des résultats suivants : • Audit et Analyse Préliminaire : • Audit complet de la situation actuelle avec une évaluation détaillée du volume et des différents types de documents à archiver, en identifiant leur fréquence de production et leur cycle de vie. • Analyse des processus existants de gestion documentaire pour comprendre les flux d’information et les pratiques actuelles du projet INAYA ELARGI. À l’issue de cette analyse, un plan détaillé de mise en œuvre devra être élaboré, définissant les modalités de numérisation, d’indexation, de stockage et de hiérarchisation des documents. • Identification avec précision de toutes les exigences légales et réglementaires applicables à notre secteur d’activité concernant la conservation des documents. • Évaluation approfondie des infrastructures informatiques existantes sera menée pour déterminer les possibilités d’intégration de la plateforme PBF et le système de Gestion Financière dans le processus d’archivage électronique des documents. • Déploiement et Mise en Œuvre : Lors de la phase de déploiement et de mise en œuvre, le cabinet devra assurer : • • La numérisation complète des documents papier existants en respectant des standards de qualité élevés garantissant une lisibilité optimale. Il devra ensuite classifier et indexer ces documents selon une nomenclature préétablie afin de faciliter leur recherche et leur consultation ultérieure. • • La mise en place d’un système sécurisé de gestion documentaire devra être réalisée en veillant à l’intégration éventuelle avec les systèmes de gestion financière et informatiques existants. • Une personnalisation de la solution avec une charte graphique et d’une identité visuelle en conformité avec la charte graphique du gouvernement mauritanien • Un déploiement dans un environnement containerisé ou virtuel avec une politique équilibrée de haute sécurité, une performance et une disponibilité élevée ainsi qu’une stabilité durable. • Une solution ergonomique, fluide, flexible, stable, évolutif et facilement maintenable et intégrable avec des outils externes. • Une version de la solution avec des documents disponibles depuis le démarrage du projet INAYA ELARGI, apprécié et validée par les parties prenantes ; • Le cabinet sera aussi en charge : • Créer des workflows de documents ; • Automatiser les tâches répétitives. • Mettre en place des processus de capture et d’indexation des documents • Paramétrer le suivi des historiques de version • Par ailleurs, la configuration de l’environnement du Système de Gestion Electronique des Documents (GED) sera réalisée conformément à utilisation technique validée avec le Système d’Archivage Electronique (SAE). Le paramétrage minutieux des sites, bibliothèques et listes GED garantira une organisation optimale des contenus. La mise en place des types de contenu et des métadonnées respectera le plan de classification défini lors de l’audit. Des workflows d’approbation et de validation seront configurés pour automatiser les processus documentaires. • L’implémentation des règles de conservation et d’archivage assurera la conformité avec les exigences légales identifiées. • Formation et Transfert de Compétences Le cabinet devra également organiser : • • Une formation approfondie destinée au personnel du Projet INAYA ELARGI et les acteurs associés (Ministère de la Santé) afin de garantir une utilisation efficace du système mis en place. Cette formation couvrira l’ensemble des fonctionnalités du système, depuis l’importation des nouveaux documents jusqu’à leur consultation et leur gestion au quotidien. Un manuel d’utilisation devra être fourni afin de servir de référence aux utilisateurs. • Une formation des administrateurs devra être prise en charge par le cabinet pour les aspects techniques et la gestion de la sécurité des accès. Également un manuel des opérations (Installation, Migration, Configuration) pour une administration efficace devra être fourni. Livrables A l’issue de la mission, le cabinet devra présenter au Projet INAYA ELARGI/Ministère de la santé : • Un rapport détaillé rédigé en français de l’audit et du diagnostic initial mettant en évidence les constats réalisés ainsi que les recommandations proposées. • Un système de gestion électronique des documents (GED) documents accessible, interopérable, pivot, méta-applicative et répondant aux spécifications fonctio
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AVIS A MANIFESTATION D'INTERET Relatif au recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA élargi N° de référence : 36/PI/INAYA ELARGI/2024 Le ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de l'Association internationale de développement (IDA), et a l'intention d'utiliser une partie du montant de ce don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA ELARGI. Contexte & Justification Dans le cadre de sa stratégie de modernisation et de digitalisation de ses processus, le Projet INAYA ELAGI projette la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE/SAN) reposant sur une plateforme robuste et utilisé conjointement avec un système de gestion électronique des documents (GED) intégrant un système de gestion financière (SGF) et la plateforme PBF. Durant le déroulement du projet, des nombreux flux de documents, courriers et processus de travail interviennent entre les différents acteurs du projet. Pour faciliter l’organisation, la conservation, la recherche, la consultation de tels flux de données et de traitements, la mise en place d’un système de gestion des documents, des courriers, des processus de travail ainsi que d’archivage numérique est nécessaire. L’objectif est d’optimiser la gestion des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, en garantissant leur conservation, leur accessibilité et leur sécurité. La numérisation des archives s’inscrit ainsi comme un levier essentiel pour l’optimisation des procédures internes et la garantie de la traçabilité des informations. Elle permettra également d’assurer la conformité du Projet INAYA ELARGI aux exigences réglementaires en matière de conservation documentaire. Il est question également de permettre une interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme de gestion des données PBF et avec tous autres systèmes disposant de connecteurs d’intégration standardisés. Dans cette optique, UN-FBR (Unité Nationale de Financement Basé sur les Résultats) souhaite recruter un cabinet spécialisé en archivage numérique, disposant de l’expertise technique et des solutions adaptées pour accompagner la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Le présent cahier de charges sont élaborés pour permettre, le recrutement d’un cabinet de consultants ou de regroupement de consultants pour la mise en place d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Cadre de la mission Objectifs Titre de la prestation « La mise en place d’un Système de Gestion Electronique des Documents et Courriers (GED/GEC) et d’un Système d’Archivage Numérique (SAN/SAE) intégrés à un Système de Gestion Financière (SGF) et la plateforme PBF » Objectif Général L’objectif principal de ce projet est de concevoir et de déployer un système d’archivage électronique, un système de gestion électronique des documents et des courriers (GED/GEC) intégrés à un système de gestion financière et à la plateforme PBF, répondant aux normes internationales et adaptées aux besoins spécifiques du Projet INAYA ELARGI. Objectifs Spécifiques • Analyser les besoins spécifiques et l’existant en matière de gestion documentaire du projet INAYA ELARGI • Mettre en place de solutions de gestion électronique des documents (GED), d’archivage électronique (SAE/SAN) intégrées à un système de gestion financière et à la plateforme PBF ; • Numériser les documents existants et les indexer selon une nomenclature et des métadonnées adaptées ; • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents ; • Configurer des bibliothèques de documents pour organiser et partager les contenus. • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents; • Assurer l’interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme PBF et des solutions numériques standardisées externes de façon stable, fiable et pérenne. • Assurer la sécurité des données via des autorisations d’accès et des protocoles de cryptage ; • Proposition d’une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne. • Déployer les solutions (GED/SAE) dans un environnement containerisé ou virtualisé en utilisant les techniques les plus appropriées pour relativiser entre la sécurité, la disponibilité et la performance et la stabilité de la solution dans son ensemble. • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI sur le paramétrage et la maintenance de la solution et sur l’ensemble de son écosystème ; • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI à l’utilisation et l’administration du système d’archivage électronique (SAE), du système de gestion électronique des documents (GED) et des méthodes d’intégrations d’outils externes; • Former le personnel à l’utilisation et l’administration des différentes applications de la solution au niveau centrale et dans les régions de mise en œuvre du projet. Résultats attendus A la fin de la mission il est attendu du prestataire des résultats suivants : • Audit et Analyse Préliminaire : • Audit complet de la situation actuelle avec une évaluation détaillée du volume et des différents types de documents à archiver, en identifiant leur fréquence de production et leur cycle de vie. • Analyse des processus existants de gestion documentaire pour comprendre les flux d’information et les pratiques actuelles du projet INAYA ELARGI. À l’issue de cette analyse, un plan détaillé de mise en œuvre devra être élaboré, définissant les modalités de numérisation, d’indexation, de stockage et de hiérarchisation des documents. • Identification avec précision de toutes les exigences légales et réglementaires applicables à notre secteur d’activité concernant la conservation des documents. • Évaluation approfondie des infrastructures informatiques existantes sera menée pour déterminer les possibilités d’intégration de la plateforme PBF et le système de Gestion Financière dans le processus d’archivage électronique des documents. • Déploiement et Mise en Œuvre : Lors de la phase de déploiement et de mise en œuvre, le cabinet devra assurer : • • La numérisation complète des documents papier existants en respectant des standards de qualité élevés garantissant une lisibilité optimale. Il devra ensuite classifier et indexer ces documents selon une nomenclature préétablie afin de faciliter leur recherche et leur consultation ultérieure. • • La mise en place d’un système sécurisé de gestion documentaire devra être réalisée en veillant à l’intégration éventuelle avec les systèmes de gestion financière et informatiques existants. • Une personnalisation de la solution avec une charte graphique et d’une identité visuelle en conformité avec la charte graphique du gouvernement mauritanien • Un déploiement dans un environnement containerisé ou virtuel avec une politique équilibrée de haute sécurité, une performance et une disponibilité élevée ainsi qu’une stabilité durable. • Une solution ergonomique, fluide, flexible, stable, évolutif et facilement maintenable et intégrable avec des outils externes. • Une version de la solution avec des documents disponibles depuis le démarrage du projet INAYA ELARGI, apprécié et validée par les parties prenantes ; • Le cabinet sera aussi en charge : • Créer des workflows de documents ; • Automatiser les tâches répétitives. • Mettre en place des processus de capture et d’indexation des documents • Paramétrer le suivi des historiques de version • Par ailleurs, la configuration de l’environnement du Système de Gestion Electronique des Documents (GED) sera réalisée conformément à utilisation technique validée avec le Système d’Archivage Electronique (SAE). Le paramétrage minutieux des sites, bibliothèques et listes GED garantira une organisation optimale des contenus. La mise en place des types de contenu et des métadonnées respectera le plan de classification défini lors de l’audit. Des workflows d’approbation et de validation seront configurés pour automatiser les processus documentaires. • L’implémentation des règles de conservation et d’archivage assurera la conformité avec les exigences légales identifiées. • Formation et Transfert de Compétences Le cabinet devra également organiser : • • Une formation approfondie destinée au personnel du Projet INAYA ELARGI et les acteurs associés (Ministère de la Santé) afin de garantir une utilisation efficace du système mis en place. Cette formation couvrira l’ensemble des fonctionnalités du système, depuis l’importation des nouveaux documents jusqu’à leur consultation et leur gestion au quotidien. Un manuel d’utilisation devra être fourni afin de servir de référence aux utilisateurs. • Une formation des administrateurs devra être prise en charge par le cabinet pour les aspects techniques et la gestion de la sécurité des accès. Également un manuel des opérations (Installation, Migration, Configuration) pour une administration efficace devra être fourni. Livrables A l’issue de la mission, le cabinet devra présenter au Projet INAYA ELARGI/Ministère de la santé : • Un rapport détaillé rédigé en français de l’audit et du diagnostic initial mettant en évidence les constats réalisés ainsi que les recommandations proposées. • Un système de gestion électronique des documents (GED) documents accessible, interopérable, pivot, méta-applicative et répondant aux spécifications fonctio
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AVIS A MANIFESTATION D'INTERET Relatif au recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA élargi N° de référence : 36/PI/INAYA ELARGI/2024 Le ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de l'Association internationale de développement (IDA), et a l'intention d'utiliser une partie du montant de ce don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA ELARGI. Contexte & Justification Dans le cadre de sa stratégie de modernisation et de digitalisation de ses processus, le Projet INAYA ELAGI projette la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE/SAN) reposant sur une plateforme robuste et utilisé conjointement avec un système de gestion électronique des documents (GED) intégrant un système de gestion financière (SGF) et la plateforme PBF. Durant le déroulement du projet, des nombreux flux de documents, courriers et processus de travail interviennent entre les différents acteurs du projet. Pour faciliter l’organisation, la conservation, la recherche, la consultation de tels flux de données et de traitements, la mise en place d’un système de gestion des documents, des courriers, des processus de travail ainsi que d’archivage numérique est nécessaire. L’objectif est d’optimiser la gestion des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, en garantissant leur conservation, leur accessibilité et leur sécurité. La numérisation des archives s’inscrit ainsi comme un levier essentiel pour l’optimisation des procédures internes et la garantie de la traçabilité des informations. Elle permettra également d’assurer la conformité du Projet INAYA ELARGI aux exigences réglementaires en matière de conservation documentaire. Il est question également de permettre une interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme de gestion des données PBF et avec tous autres systèmes disposant de connecteurs d’intégration standardisés. Dans cette optique, UN-FBR (Unité Nationale de Financement Basé sur les Résultats) souhaite recruter un cabinet spécialisé en archivage numérique, disposant de l’expertise technique et des solutions adaptées pour accompagner la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Le présent cahier de charges sont élaborés pour permettre, le recrutement d’un cabinet de consultants ou de regroupement de consultants pour la mise en place d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Cadre de la mission Objectifs Titre de la prestation « La mise en place d’un Système de Gestion Electronique des Documents et Courriers (GED/GEC) et d’un Système d’Archivage Numérique (SAN/SAE) intégrés à un Système de Gestion Financière (SGF) et la plateforme PBF » Objectif Général L’objectif principal de ce projet est de concevoir et de déployer un système d’archivage électronique, un système de gestion électronique des documents et des courriers (GED/GEC) intégrés à un système de gestion financière et à la plateforme PBF, répondant aux normes internationales et adaptées aux besoins spécifiques du Projet INAYA ELARGI. Objectifs Spécifiques • Analyser les besoins spécifiques et l’existant en matière de gestion documentaire du projet INAYA ELARGI • Mettre en place de solutions de gestion électronique des documents (GED), d’archivage électronique (SAE/SAN) intégrées à un système de gestion financière et à la plateforme PBF ; • Numériser les documents existants et les indexer selon une nomenclature et des métadonnées adaptées ; • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents ; • Configurer des bibliothèques de documents pour organiser et partager les contenus. • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents; • Assurer l’interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme PBF et des solutions numériques standardisées externes de façon stable, fiable et pérenne. • Assurer la sécurité des données via des autorisations d’accès et des protocoles de cryptage ; • Proposition d’une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne. • Déployer les solutions (GED/SAE) dans un environnement containerisé ou virtualisé en utilisant les techniques les plus appropriées pour relativiser entre la sécurité, la disponibilité et la performance et la stabilité de la solution dans son ensemble. • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI sur le paramétrage et la maintenance de la solution et sur l’ensemble de son écosystème ; • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI à l’utilisation et l’administration du système d’archivage électronique (SAE), du système de gestion électronique des documents (GED) et des méthodes d’intégrations d’outils externes; • Former le personnel à l’utilisation et l’administration des différentes applications de la solution au niveau centrale et dans les régions de mise en œuvre du projet. Résultats attendus A la fin de la mission il est attendu du prestataire des résultats suivants : • Audit et Analyse Préliminaire : • Audit complet de la situation actuelle avec une évaluation détaillée du volume et des différents types de documents à archiver, en identifiant leur fréquence de production et leur cycle de vie. • Analyse des processus existants de gestion documentaire pour comprendre les flux d’information et les pratiques actuelles du projet INAYA ELARGI. À l’issue de cette analyse, un plan détaillé de mise en œuvre devra être élaboré, définissant les modalités de numérisation, d’indexation, de stockage et de hiérarchisation des documents. • Identification avec précision de toutes les exigences légales et réglementaires applicables à notre secteur d’activité concernant la conservation des documents. • Évaluation approfondie des infrastructures informatiques existantes sera menée pour déterminer les possibilités d’intégration de la plateforme PBF et le système de Gestion Financière dans le processus d’archivage électronique des documents. • Déploiement et Mise en Œuvre : Lors de la phase de déploiement et de mise en œuvre, le cabinet devra assurer : • • La numérisation complète des documents papier existants en respectant des standards de qualité élevés garantissant une lisibilité optimale. Il devra ensuite classifier et indexer ces documents selon une nomenclature préétablie afin de faciliter leur recherche et leur consultation ultérieure. • • La mise en place d’un système sécurisé de gestion documentaire devra être réalisée en veillant à l’intégration éventuelle avec les systèmes de gestion financière et informatiques existants. • Une personnalisation de la solution avec une charte graphique et d’une identité visuelle en conformité avec la charte graphique du gouvernement mauritanien • Un déploiement dans un environnement containerisé ou virtuel avec une politique équilibrée de haute sécurité, une performance et une disponibilité élevée ainsi qu’une stabilité durable. • Une solution ergonomique, fluide, flexible, stable, évolutif et facilement maintenable et intégrable avec des outils externes. • Une version de la solution avec des documents disponibles depuis le démarrage du projet INAYA ELARGI, apprécié et validée par les parties prenantes ; • Le cabinet sera aussi en charge : • Créer des workflows de documents ; • Automatiser les tâches répétitives. • Mettre en place des processus de capture et d’indexation des documents • Paramétrer le suivi des historiques de version • Par ailleurs, la configuration de l’environnement du Système de Gestion Electronique des Documents (GED) sera réalisée conformément à utilisation technique validée avec le Système d’Archivage Electronique (SAE). Le paramétrage minutieux des sites, bibliothèques et listes GED garantira une organisation optimale des contenus. La mise en place des types de contenu et des métadonnées respectera le plan de classification défini lors de l’audit. Des workflows d’approbation et de validation seront configurés pour automatiser les processus documentaires. • L’implémentation des règles de conservation et d’archivage assurera la conformité avec les exigences légales identifiées. • Formation et Transfert de Compétences Le cabinet devra également organiser : • • Une formation approfondie destinée au personnel du Projet INAYA ELARGI et les acteurs associés (Ministère de la Santé) afin de garantir une utilisation efficace du système mis en place. Cette formation couvrira l’ensemble des fonctionnalités du système, depuis l’importation des nouveaux documents jusqu’à leur consultation et leur gestion au quotidien. Un manuel d’utilisation devra être fourni afin de servir de référence aux utilisateurs. • Une formation des administrateurs devra être prise en charge par le cabinet pour les aspects techniques et la gestion de la sécurité des accès. Également un manuel des opérations (Installation, Migration, Configuration) pour une administration efficace devra être fourni. Livrables A l’issue de la mission, le cabinet devra présenter au Projet INAYA ELARGI/Ministère de la santé : • Un rapport détaillé rédigé en français de l’audit et du diagnostic initial mettant en évidence les constats réalisés ainsi que les recommandations proposées. • Un système de gestion électronique des documents (GED) documents accessible, interopérable, pivot, méta-applicative et répondant aux spécifications fonctio
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AVIS A MANIFESTATION D'INTERET Relatif au recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA élargi N° de référence : 36/PI/INAYA ELARGI/2024 Le ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de l'Association internationale de développement (IDA), et a l'intention d'utiliser une partie du montant de ce don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA ELARGI. Contexte & Justification Dans le cadre de sa stratégie de modernisation et de digitalisation de ses processus, le Projet INAYA ELAGI projette la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE/SAN) reposant sur une plateforme robuste et utilisé conjointement avec un système de gestion électronique des documents (GED) intégrant un système de gestion financière (SGF) et la plateforme PBF. Durant le déroulement du projet, des nombreux flux de documents, courriers et processus de travail interviennent entre les différents acteurs du projet. Pour faciliter l’organisation, la conservation, la recherche, la consultation de tels flux de données et de traitements, la mise en place d’un système de gestion des documents, des courriers, des processus de travail ainsi que d’archivage numérique est nécessaire. L’objectif est d’optimiser la gestion des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, en garantissant leur conservation, leur accessibilité et leur sécurité. La numérisation des archives s’inscrit ainsi comme un levier essentiel pour l’optimisation des procédures internes et la garantie de la traçabilité des informations. Elle permettra également d’assurer la conformité du Projet INAYA ELARGI aux exigences réglementaires en matière de conservation documentaire. Il est question également de permettre une interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme de gestion des données PBF et avec tous autres systèmes disposant de connecteurs d’intégration standardisés. Dans cette optique, UN-FBR (Unité Nationale de Financement Basé sur les Résultats) souhaite recruter un cabinet spécialisé en archivage numérique, disposant de l’expertise technique et des solutions adaptées pour accompagner la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Le présent cahier de charges sont élaborés pour permettre, le recrutement d’un cabinet de consultants ou de regroupement de consultants pour la mise en place d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Cadre de la mission Objectifs Titre de la prestation « La mise en place d’un Système de Gestion Electronique des Documents et Courriers (GED/GEC) et d’un Système d’Archivage Numérique (SAN/SAE) intégrés à un Système de Gestion Financière (SGF) et la plateforme PBF » Objectif Général L’objectif principal de ce projet est de concevoir et de déployer un système d’archivage électronique, un système de gestion électronique des documents et des courriers (GED/GEC) intégrés à un système de gestion financière et à la plateforme PBF, répondant aux normes internationales et adaptées aux besoins spécifiques du Projet INAYA ELARGI. Objectifs Spécifiques • Analyser les besoins spécifiques et l’existant en matière de gestion documentaire du projet INAYA ELARGI • Mettre en place de solutions de gestion électronique des documents (GED), d’archivage électronique (SAE/SAN) intégrées à un système de gestion financière et à la plateforme PBF ; • Numériser les documents existants et les indexer selon une nomenclature et des métadonnées adaptées ; • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents ; • Configurer des bibliothèques de documents pour organiser et partager les contenus. • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents; • Assurer l’interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme PBF et des solutions numériques standardisées externes de façon stable, fiable et pérenne. • Assurer la sécurité des données via des autorisations d’accès et des protocoles de cryptage ; • Proposition d’une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne. • Déployer les solutions (GED/SAE) dans un environnement containerisé ou virtualisé en utilisant les techniques les plus appropriées pour relativiser entre la sécurité, la disponibilité et la performance et la stabilité de la solution dans son ensemble. • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI sur le paramétrage et la maintenance de la solution et sur l’ensemble de son écosystème ; • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI à l’utilisation et l’administration du système d’archivage électronique (SAE), du système de gestion électronique des documents (GED) et des méthodes d’intégrations d’outils externes; • Former le personnel à l’utilisation et l’administration des différentes applications de la solution au niveau centrale et dans les régions de mise en œuvre du projet. Résultats attendus A la fin de la mission il est attendu du prestataire des résultats suivants : • Audit et Analyse Préliminaire : • Audit complet de la situation actuelle avec une évaluation détaillée du volume et des différents types de documents à archiver, en identifiant leur fréquence de production et leur cycle de vie. • Analyse des processus existants de gestion documentaire pour comprendre les flux d’information et les pratiques actuelles du projet INAYA ELARGI. À l’issue de cette analyse, un plan détaillé de mise en œuvre devra être élaboré, définissant les modalités de numérisation, d’indexation, de stockage et de hiérarchisation des documents. • Identification avec précision de toutes les exigences légales et réglementaires applicables à notre secteur d’activité concernant la conservation des documents. • Évaluation approfondie des infrastructures informatiques existantes sera menée pour déterminer les possibilités d’intégration de la plateforme PBF et le système de Gestion Financière dans le processus d’archivage électronique des documents. • Déploiement et Mise en Œuvre : Lors de la phase de déploiement et de mise en œuvre, le cabinet devra assurer : • • La numérisation complète des documents papier existants en respectant des standards de qualité élevés garantissant une lisibilité optimale. Il devra ensuite classifier et indexer ces documents selon une nomenclature préétablie afin de faciliter leur recherche et leur consultation ultérieure. • • La mise en place d’un système sécurisé de gestion documentaire devra être réalisée en veillant à l’intégration éventuelle avec les systèmes de gestion financière et informatiques existants. • Une personnalisation de la solution avec une charte graphique et d’une identité visuelle en conformité avec la charte graphique du gouvernement mauritanien • Un déploiement dans un environnement containerisé ou virtuel avec une politique équilibrée de haute sécurité, une performance et une disponibilité élevée ainsi qu’une stabilité durable. • Une solution ergonomique, fluide, flexible, stable, évolutif et facilement maintenable et intégrable avec des outils externes. • Une version de la solution avec des documents disponibles depuis le démarrage du projet INAYA ELARGI, apprécié et validée par les parties prenantes ; • Le cabinet sera aussi en charge : • Créer des workflows de documents ; • Automatiser les tâches répétitives. • Mettre en place des processus de capture et d’indexation des documents • Paramétrer le suivi des historiques de version • Par ailleurs, la configuration de l’environnement du Système de Gestion Electronique des Documents (GED) sera réalisée conformément à utilisation technique validée avec le Système d’Archivage Electronique (SAE). Le paramétrage minutieux des sites, bibliothèques et listes GED garantira une organisation optimale des contenus. La mise en place des types de contenu et des métadonnées respectera le plan de classification défini lors de l’audit. Des workflows d’approbation et de validation seront configurés pour automatiser les processus documentaires. • L’implémentation des règles de conservation et d’archivage assurera la conformité avec les exigences légales identifiées. • Formation et Transfert de Compétences Le cabinet devra également organiser : • • Une formation approfondie destinée au personnel du Projet INAYA ELARGI et les acteurs associés (Ministère de la Santé) afin de garantir une utilisation efficace du système mis en place. Cette formation couvrira l’ensemble des fonctionnalités du système, depuis l’importation des nouveaux documents jusqu’à leur consultation et leur gestion au quotidien. Un manuel d’utilisation devra être fourni afin de servir de référence aux utilisateurs. • Une formation des administrateurs devra être prise en charge par le cabinet pour les aspects techniques et la gestion de la sécurité des accès. Également un manuel des opérations (Installation, Migration, Configuration) pour une administration efficace devra être fourni. Livrables A l’issue de la mission, le cabinet devra présenter au Projet INAYA ELARGI/Ministère de la santé : • Un rapport détaillé rédigé en français de l’audit et du diagnostic initial mettant en évidence les constats réalisés ainsi que les recommandations proposées. • Un système de gestion électronique des documents (GED) documents accessible, interopérable, pivot, méta-applicative et répondant aux spécifications fonctio
Firm for Electronic Document Management and Digital Archiving System
AVIS A MANIFESTATION D'INTERET Relatif au recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA élargi N° de référence : 36/PI/INAYA ELARGI/2024 Le ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de l'Association internationale de développement (IDA), et a l'intention d'utiliser une partie du montant de ce don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA ELARGI. Contexte & Justification Dans le cadre de sa stratégie de modernisation et de digitalisation de ses processus, le Projet INAYA ELAGI projette la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE/SAN) reposant sur une plateforme robuste et utilisé conjointement avec un système de gestion électronique des documents (GED) intégrant un système de gestion financière (SGF) et la plateforme PBF. Durant le déroulement du projet, des nombreux flux de documents, courriers et processus de travail interviennent entre les différents acteurs du projet. Pour faciliter l’organisation, la conservation, la recherche, la consultation de tels flux de données et de traitements, la mise en place d’un système de gestion des documents, des courriers, des processus de travail ainsi que d’archivage numérique est nécessaire. L’objectif est d’optimiser la gestion des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, en garantissant leur conservation, leur accessibilité et leur sécurité. La numérisation des archives s’inscrit ainsi comme un levier essentiel pour l’optimisation des procédures internes et la garantie de la traçabilité des informations. Elle permettra également d’assurer la conformité du Projet INAYA ELARGI aux exigences réglementaires en matière de conservation documentaire. Il est question également de permettre une interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme de gestion des données PBF et avec tous autres systèmes disposant de connecteurs d’intégration standardisés. Dans cette optique, UN-FBR (Unité Nationale de Financement Basé sur les Résultats) souhaite recruter un cabinet spécialisé en archivage numérique, disposant de l’expertise technique et des solutions adaptées pour accompagner la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Le présent cahier de charges sont élaborés pour permettre, le recrutement d’un cabinet de consultants ou de regroupement de consultants pour la mise en place d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Cadre de la mission Objectifs Titre de la prestation « La mise en place d’un Système de Gestion Electronique des Documents et Courriers (GED/GEC) et d’un Système d’Archivage Numérique (SAN/SAE) intégrés à un Système de Gestion Financière (SGF) et la plateforme PBF » Objectif Général L’objectif principal de ce projet est de concevoir et de déployer un système d’archivage électronique, un système de gestion électronique des documents et des courriers (GED/GEC) intégrés à un système de gestion financière et à la plateforme PBF, répondant aux normes internationales et adaptées aux besoins spécifiques du Projet INAYA ELARGI. Objectifs Spécifiques • Analyser les besoins spécifiques et l’existant en matière de gestion documentaire du projet INAYA ELARGI • Mettre en place de solutions de gestion électronique des documents (GED), d’archivage électronique (SAE/SAN) intégrées à un système de gestion financière et à la plateforme PBF ; • Numériser les documents existants et les indexer selon une nomenclature et des métadonnées adaptées ; • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents ; • Configurer des bibliothèques de documents pour organiser et partager les contenus. • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents; • Assurer l’interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme PBF et des solutions numériques standardisées externes de façon stable, fiable et pérenne. • Assurer la sécurité des données via des autorisations d’accès et des protocoles de cryptage ; • Proposition d’une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne. • Déployer les solutions (GED/SAE) dans un environnement containerisé ou virtualisé en utilisant les techniques les plus appropriées pour relativiser entre la sécurité, la disponibilité et la performance et la stabilité de la solution dans son ensemble. • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI sur le paramétrage et la maintenance de la solution et sur l’ensemble de son écosystème ; • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI à l’utilisation et l’administration du système d’archivage électronique (SAE), du système de gestion électronique des documents (GED) et des méthodes d’intégrations d’outils externes; • Former le personnel à l’utilisation et l’administration des différentes applications de la solution au niveau centrale et dans les régions de mise en œuvre du projet. Résultats attendus A la fin de la mission il est attendu du prestataire des résultats suivants : • Audit et Analyse Préliminaire : • Audit complet de la situation actuelle avec une évaluation détaillée du volume et des différents types de documents à archiver, en identifiant leur fréquence de production et leur cycle de vie. • Analyse des processus existants de gestion documentaire pour comprendre les flux d’information et les pratiques actuelles du projet INAYA ELARGI. À l’issue de cette analyse, un plan détaillé de mise en œuvre devra être élaboré, définissant les modalités de numérisation, d’indexation, de stockage et de hiérarchisation des documents. • Identification avec précision de toutes les exigences légales et réglementaires applicables à notre secteur d’activité concernant la conservation des documents. • Évaluation approfondie des infrastructures informatiques existantes sera menée pour déterminer les possibilités d’intégration de la plateforme PBF et le système de Gestion Financière dans le processus d’archivage électronique des documents. • Déploiement et Mise en Œuvre : Lors de la phase de déploiement et de mise en œuvre, le cabinet devra assurer : • • La numérisation complète des documents papier existants en respectant des standards de qualité élevés garantissant une lisibilité optimale. Il devra ensuite classifier et indexer ces documents selon une nomenclature préétablie afin de faciliter leur recherche et leur consultation ultérieure. • • La mise en place d’un système sécurisé de gestion documentaire devra être réalisée en veillant à l’intégration éventuelle avec les systèmes de gestion financière et informatiques existants. • Une personnalisation de la solution avec une charte graphique et d’une identité visuelle en conformité avec la charte graphique du gouvernement mauritanien • Un déploiement dans un environnement containerisé ou virtuel avec une politique équilibrée de haute sécurité, une performance et une disponibilité élevée ainsi qu’une stabilité durable. • Une solution ergonomique, fluide, flexible, stable, évolutif et facilement maintenable et intégrable avec des outils externes. • Une version de la solution avec des documents disponibles depuis le démarrage du projet INAYA ELARGI, apprécié et validée par les parties prenantes ; • Le cabinet sera aussi en charge : • Créer des workflows de documents ; • Automatiser les tâches répétitives. • Mettre en place des processus de capture et d’indexation des documents • Paramétrer le suivi des historiques de version • Par ailleurs, la configuration de l’environnement du Système de Gestion Electronique des Documents (GED) sera réalisée conformément à utilisation technique validée avec le Système d’Archivage Electronique (SAE). Le paramétrage minutieux des sites, bibliothèques et listes GED garantira une organisation optimale des contenus. La mise en place des types de contenu et des métadonnées respectera le plan de classification défini lors de l’audit. Des workflows d’approbation et de validation seront configurés pour automatiser les processus documentaires. • L’implémentation des règles de conservation et d’archivage assurera la conformité avec les exigences légales identifiées. • Formation et Transfert de Compétences Le cabinet devra également organiser : • • Une formation approfondie destinée au personnel du Projet INAYA ELARGI et les acteurs associés (Ministère de la Santé) afin de garantir une utilisation efficace du système mis en place. Cette formation couvrira l’ensemble des fonctionnalités du système, depuis l’importation des nouveaux documents jusqu’à leur consultation et leur gestion au quotidien. Un manuel d’utilisation devra être fourni afin de servir de référence aux utilisateurs. • Une formation des administrateurs devra être prise en charge par le cabinet pour les aspects techniques et la gestion de la sécurité des accès. Également un manuel des opérations (Installation, Migration, Configuration) pour une administration efficace devra être fourni. Livrables A l’issue de la mission, le cabinet devra présenter au Projet INAYA ELARGI/Ministère de la santé : • Un rapport détaillé rédigé en français de l’audit et du diagnostic initial mettant en évidence les constats réalisés ainsi que les recommandations proposées. • Un système de gestion électronique des documents (GED) documents accessible, interopérable, pivot, méta-applicative et répondant aux spécifications fonctio
Firm for Implementing GED and Digital Archiving System — INAYA ELARGI Project
AVIS A MANIFESTATION D'INTERET Relatif au recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA élargi N° de référence : 36/PI/INAYA ELARGI/2024 Le ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de l'Association internationale de développement (IDA), et a l'intention d'utiliser une partie du montant de ce don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA ELARGI. Contexte & Justification Dans le cadre de sa stratégie de modernisation et de digitalisation de ses processus, le Projet INAYA ELAGI projette la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE/SAN) reposant sur une plateforme robuste et utilisé conjointement avec un système de gestion électronique des documents (GED) intégrant un système de gestion financière (SGF) et la plateforme PBF. Durant le déroulement du projet, des nombreux flux de documents, courriers et processus de travail interviennent entre les différents acteurs du projet. Pour faciliter l’organisation, la conservation, la recherche, la consultation de tels flux de données et de traitements, la mise en place d’un système de gestion des documents, des courriers, des processus de travail ainsi que d’archivage numérique est nécessaire. L’objectif est d’optimiser la gestion des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, en garantissant leur conservation, leur accessibilité et leur sécurité. La numérisation des archives s’inscrit ainsi comme un levier essentiel pour l’optimisation des procédures internes et la garantie de la traçabilité des informations. Elle permettra également d’assurer la conformité du Projet INAYA ELARGI aux exigences réglementaires en matière de conservation documentaire. Il est question également de permettre une interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme de gestion des données PBF et avec tous autres systèmes disposant de connecteurs d’intégration standardisés. Dans cette optique, UN-FBR (Unité Nationale de Financement Basé sur les Résultats) souhaite recruter un cabinet spécialisé en archivage numérique, disposant de l’expertise technique et des solutions adaptées pour accompagner la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Le présent cahier de charges sont élaborés pour permettre, le recrutement d’un cabinet de consultants ou de regroupement de consultants pour la mise en place d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Cadre de la mission Objectifs Titre de la prestation « La mise en place d’un Système de Gestion Electronique des Documents et Courriers (GED/GEC) et d’un Système d’Archivage Numérique (SAN/SAE) intégrés à un Système de Gestion Financière (SGF) et la plateforme PBF » Objectif Général L’objectif principal de ce projet est de concevoir et de déployer un système d’archivage électronique, un système de gestion électronique des documents et des courriers (GED/GEC) intégrés à un système de gestion financière et à la plateforme PBF, répondant aux normes internationales et adaptées aux besoins spécifiques du Projet INAYA ELARGI. Objectifs Spécifiques • Analyser les besoins spécifiques et l’existant en matière de gestion documentaire du projet INAYA ELARGI • Mettre en place de solutions de gestion électronique des documents (GED), d’archivage électronique (SAE/SAN) intégrées à un système de gestion financière et à la plateforme PBF ; • Numériser les documents existants et les indexer selon une nomenclature et des métadonnées adaptées ; • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents ; • Configurer des bibliothèques de documents pour organiser et partager les contenus. • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents; • Assurer l’interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme PBF et des solutions numériques standardisées externes de façon stable, fiable et pérenne. • Assurer la sécurité des données via des autorisations d’accès et des protocoles de cryptage ; • Proposition d’une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne. • Déployer les solutions (GED/SAE) dans un environnement containerisé ou virtualisé en utilisant les techniques les plus appropriées pour relativiser entre la sécurité, la disponibilité et la performance et la stabilité de la solution dans son ensemble. • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI sur le paramétrage et la maintenance de la solution et sur l’ensemble de son écosystème ; • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI à l’utilisation et l’administration du système d’archivage électronique (SAE), du système de gestion électronique des documents (GED) et des méthodes d’intégrations d’outils externes; • Former le personnel à l’utilisation et l’administration des différentes applications de la solution au niveau centrale et dans les régions de mise en œuvre du projet. Résultats attendus A la fin de la mission il est attendu du prestataire des résultats suivants : • Audit et Analyse Préliminaire : • Audit complet de la situation actuelle avec une évaluation détaillée du volume et des différents types de documents à archiver, en identifiant leur fréquence de production et leur cycle de vie. • Analyse des processus existants de gestion documentaire pour comprendre les flux d’information et les pratiques actuelles du projet INAYA ELARGI. À l’issue de cette analyse, un plan détaillé de mise en œuvre devra être élaboré, définissant les modalités de numérisation, d’indexation, de stockage et de hiérarchisation des documents. • Identification avec précision de toutes les exigences légales et réglementaires applicables à notre secteur d’activité concernant la conservation des documents. • Évaluation approfondie des infrastructures informatiques existantes sera menée pour déterminer les possibilités d’intégration de la plateforme PBF et le système de Gestion Financière dans le processus d’archivage électronique des documents. • Déploiement et Mise en Œuvre : Lors de la phase de déploiement et de mise en œuvre, le cabinet devra assurer : • • La numérisation complète des documents papier existants en respectant des standards de qualité élevés garantissant une lisibilité optimale. Il devra ensuite classifier et indexer ces documents selon une nomenclature préétablie afin de faciliter leur recherche et leur consultation ultérieure. • • La mise en place d’un système sécurisé de gestion documentaire devra être réalisée en veillant à l’intégration éventuelle avec les systèmes de gestion financière et informatiques existants. • Une personnalisation de la solution avec une charte graphique et d’une identité visuelle en conformité avec la charte graphique du gouvernement mauritanien • Un déploiement dans un environnement containerisé ou virtuel avec une politique équilibrée de haute sécurité, une performance et une disponibilité élevée ainsi qu’une stabilité durable. • Une solution ergonomique, fluide, flexible, stable, évolutif et facilement maintenable et intégrable avec des outils externes. • Une version de la solution avec des documents disponibles depuis le démarrage du projet INAYA ELARGI, apprécié et validée par les parties prenantes ; • Le cabinet sera aussi en charge : • Créer des workflows de documents ; • Automatiser les tâches répétitives. • Mettre en place des processus de capture et d’indexation des documents • Paramétrer le suivi des historiques de version • Par ailleurs, la configuration de l’environnement du Système de Gestion Electronique des Documents (GED) sera réalisée conformément à utilisation technique validée avec le Système d’Archivage Electronique (SAE). Le paramétrage minutieux des sites, bibliothèques et listes GED garantira une organisation optimale des contenus. La mise en place des types de contenu et des métadonnées respectera le plan de classification défini lors de l’audit. Des workflows d’approbation et de validation seront configurés pour automatiser les processus documentaires. • L’implémentation des règles de conservation et d’archivage assurera la conformité avec les exigences légales identifiées. • Formation et Transfert de Compétences Le cabinet devra également organiser : • • Une formation approfondie destinée au personnel du Projet INAYA ELARGI et les acteurs associés (Ministère de la Santé) afin de garantir une utilisation efficace du système mis en place. Cette formation couvrira l’ensemble des fonctionnalités du système, depuis l’importation des nouveaux documents jusqu’à leur consultation et leur gestion au quotidien. Un manuel d’utilisation devra être fourni afin de servir de référence aux utilisateurs. • Une formation des administrateurs devra être prise en charge par le cabinet pour les aspects techniques et la gestion de la sécurité des accès. Également un manuel des opérations (Installation, Migration, Configuration) pour une administration efficace devra être fourni. Livrables A l’issue de la mission, le cabinet devra présenter au Projet INAYA ELARGI/Ministère de la santé : • Un rapport détaillé rédigé en français de l’audit et du diagnostic initial mettant en évidence les constats réalisés ainsi que les recommandations proposées. • Un système de gestion électronique des documents (GED) documents accessible, interopérable, pivot, méta-applicative et répondant aux spécifications fonctio
Firm for Implementation of GED and Digital Archiving System — INAYA ELARGI Pr…
AVIS A MANIFESTATION D'INTERET Relatif au recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA élargi N° de référence : 36/PI/INAYA ELARGI/2024 Le ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de l'Association internationale de développement (IDA), et a l'intention d'utiliser une partie du montant de ce don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA ELARGI. Contexte & Justification Dans le cadre de sa stratégie de modernisation et de digitalisation de ses processus, le Projet INAYA ELAGI projette la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE/SAN) reposant sur une plateforme robuste et utilisé conjointement avec un système de gestion électronique des documents (GED) intégrant un système de gestion financière (SGF) et la plateforme PBF. Durant le déroulement du projet, des nombreux flux de documents, courriers et processus de travail interviennent entre les différents acteurs du projet. Pour faciliter l’organisation, la conservation, la recherche, la consultation de tels flux de données et de traitements, la mise en place d’un système de gestion des documents, des courriers, des processus de travail ainsi que d’archivage numérique est nécessaire. L’objectif est d’optimiser la gestion des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, en garantissant leur conservation, leur accessibilité et leur sécurité. La numérisation des archives s’inscrit ainsi comme un levier essentiel pour l’optimisation des procédures internes et la garantie de la traçabilité des informations. Elle permettra également d’assurer la conformité du Projet INAYA ELARGI aux exigences réglementaires en matière de conservation documentaire. Il est question également de permettre une interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme de gestion des données PBF et avec tous autres systèmes disposant de connecteurs d’intégration standardisés. Dans cette optique, UN-FBR (Unité Nationale de Financement Basé sur les Résultats) souhaite recruter un cabinet spécialisé en archivage numérique, disposant de l’expertise technique et des solutions adaptées pour accompagner la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Le présent cahier de charges sont élaborés pour permettre, le recrutement d’un cabinet de consultants ou de regroupement de consultants pour la mise en place d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Cadre de la mission Objectifs Titre de la prestation « La mise en place d’un Système de Gestion Electronique des Documents et Courriers (GED/GEC) et d’un Système d’Archivage Numérique (SAN/SAE) intégrés à un Système de Gestion Financière (SGF) et la plateforme PBF » Objectif Général L’objectif principal de ce projet est de concevoir et de déployer un système d’archivage électronique, un système de gestion électronique des documents et des courriers (GED/GEC) intégrés à un système de gestion financière et à la plateforme PBF, répondant aux normes internationales et adaptées aux besoins spécifiques du Projet INAYA ELARGI. Objectifs Spécifiques • Analyser les besoins spécifiques et l’existant en matière de gestion documentaire du projet INAYA ELARGI • Mettre en place de solutions de gestion électronique des documents (GED), d’archivage électronique (SAE/SAN) intégrées à un système de gestion financière et à la plateforme PBF ; • Numériser les documents existants et les indexer selon une nomenclature et des métadonnées adaptées ; • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents ; • Configurer des bibliothèques de documents pour organiser et partager les contenus. • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents; • Assurer l’interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme PBF et des solutions numériques standardisées externes de façon stable, fiable et pérenne. • Assurer la sécurité des données via des autorisations d’accès et des protocoles de cryptage ; • Proposition d’une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne. • Déployer les solutions (GED/SAE) dans un environnement containerisé ou virtualisé en utilisant les techniques les plus appropriées pour relativiser entre la sécurité, la disponibilité et la performance et la stabilité de la solution dans son ensemble. • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI sur le paramétrage et la maintenance de la solution et sur l’ensemble de son écosystème ; • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI à l’utilisation et l’administration du système d’archivage électronique (SAE), du système de gestion électronique des documents (GED) et des méthodes d’intégrations d’outils externes; • Former le personnel à l’utilisation et l’administration des différentes applications de la solution au niveau centrale et dans les régions de mise en œuvre du projet. Résultats attendus A la fin de la mission il est attendu du prestataire des résultats suivants : • Audit et Analyse Préliminaire : • Audit complet de la situation actuelle avec une évaluation détaillée du volume et des différents types de documents à archiver, en identifiant leur fréquence de production et leur cycle de vie. • Analyse des processus existants de gestion documentaire pour comprendre les flux d’information et les pratiques actuelles du projet INAYA ELARGI. À l’issue de cette analyse, un plan détaillé de mise en œuvre devra être élaboré, définissant les modalités de numérisation, d’indexation, de stockage et de hiérarchisation des documents. • Identification avec précision de toutes les exigences légales et réglementaires applicables à notre secteur d’activité concernant la conservation des documents. • Évaluation approfondie des infrastructures informatiques existantes sera menée pour déterminer les possibilités d’intégration de la plateforme PBF et le système de Gestion Financière dans le processus d’archivage électronique des documents. • Déploiement et Mise en Œuvre : Lors de la phase de déploiement et de mise en œuvre, le cabinet devra assurer : • • La numérisation complète des documents papier existants en respectant des standards de qualité élevés garantissant une lisibilité optimale. Il devra ensuite classifier et indexer ces documents selon une nomenclature préétablie afin de faciliter leur recherche et leur consultation ultérieure. • • La mise en place d’un système sécurisé de gestion documentaire devra être réalisée en veillant à l’intégration éventuelle avec les systèmes de gestion financière et informatiques existants. • Une personnalisation de la solution avec une charte graphique et d’une identité visuelle en conformité avec la charte graphique du gouvernement mauritanien • Un déploiement dans un environnement containerisé ou virtuel avec une politique équilibrée de haute sécurité, une performance et une disponibilité élevée ainsi qu’une stabilité durable. • Une solution ergonomique, fluide, flexible, stable, évolutif et facilement maintenable et intégrable avec des outils externes. • Une version de la solution avec des documents disponibles depuis le démarrage du projet INAYA ELARGI, apprécié et validée par les parties prenantes ; • Le cabinet sera aussi en charge : • Créer des workflows de documents ; • Automatiser les tâches répétitives. • Mettre en place des processus de capture et d’indexation des documents • Paramétrer le suivi des historiques de version • Par ailleurs, la configuration de l’environnement du Système de Gestion Electronique des Documents (GED) sera réalisée conformément à utilisation technique validée avec le Système d’Archivage Electronique (SAE). Le paramétrage minutieux des sites, bibliothèques et listes GED garantira une organisation optimale des contenus. La mise en place des types de contenu et des métadonnées respectera le plan de classification défini lors de l’audit. Des workflows d’approbation et de validation seront configurés pour automatiser les processus documentaires. • L’implémentation des règles de conservation et d’archivage assurera la conformité avec les exigences légales identifiées. • Formation et Transfert de Compétences Le cabinet devra également organiser : • • Une formation approfondie destinée au personnel du Projet INAYA ELARGI et les acteurs associés (Ministère de la Santé) afin de garantir une utilisation efficace du système mis en place. Cette formation couvrira l’ensemble des fonctionnalités du système, depuis l’importation des nouveaux documents jusqu’à leur consultation et leur gestion au quotidien. Un manuel d’utilisation devra être fourni afin de servir de référence aux utilisateurs. • Une formation des administrateurs devra être prise en charge par le cabinet pour les aspects techniques et la gestion de la sécurité des accès. Également un manuel des opérations (Installation, Migration, Configuration) pour une administration efficace devra être fourni. Livrables A l’issue de la mission, le cabinet devra présenter au Projet INAYA ELARGI/Ministère de la santé : • Un rapport détaillé rédigé en français de l’audit et du diagnostic initial mettant en évidence les constats réalisés ainsi que les recommandations proposées. • Un système de gestion électronique des documents (GED) documents accessible, interopérable, pivot, méta-applicative et répondant aux spécifications fonctio
Firm for Implementing Electronic Document Management and Digital Archiving Sy…
AVIS A MANIFESTATION D'INTERET Relatif au recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA élargi N° de référence : 36/PI/INAYA ELARGI/2024 Le ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de l'Association internationale de développement (IDA), et a l'intention d'utiliser une partie du montant de ce don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA ELARGI. Contexte & Justification Dans le cadre de sa stratégie de modernisation et de digitalisation de ses processus, le Projet INAYA ELAGI projette la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE/SAN) reposant sur une plateforme robuste et utilisé conjointement avec un système de gestion électronique des documents (GED) intégrant un système de gestion financière (SGF) et la plateforme PBF. Durant le déroulement du projet, des nombreux flux de documents, courriers et processus de travail interviennent entre les différents acteurs du projet. Pour faciliter l’organisation, la conservation, la recherche, la consultation de tels flux de données et de traitements, la mise en place d’un système de gestion des documents, des courriers, des processus de travail ainsi que d’archivage numérique est nécessaire. L’objectif est d’optimiser la gestion des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, en garantissant leur conservation, leur accessibilité et leur sécurité. La numérisation des archives s’inscrit ainsi comme un levier essentiel pour l’optimisation des procédures internes et la garantie de la traçabilité des informations. Elle permettra également d’assurer la conformité du Projet INAYA ELARGI aux exigences réglementaires en matière de conservation documentaire. Il est question également de permettre une interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme de gestion des données PBF et avec tous autres systèmes disposant de connecteurs d’intégration standardisés. Dans cette optique, UN-FBR (Unité Nationale de Financement Basé sur les Résultats) souhaite recruter un cabinet spécialisé en archivage numérique, disposant de l’expertise technique et des solutions adaptées pour accompagner la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Le présent cahier de charges sont élaborés pour permettre, le recrutement d’un cabinet de consultants ou de regroupement de consultants pour la mise en place d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Cadre de la mission Objectifs Titre de la prestation « La mise en place d’un Système de Gestion Electronique des Documents et Courriers (GED/GEC) et d’un Système d’Archivage Numérique (SAN/SAE) intégrés à un Système de Gestion Financière (SGF) et la plateforme PBF » Objectif Général L’objectif principal de ce projet est de concevoir et de déployer un système d’archivage électronique, un système de gestion électronique des documents et des courriers (GED/GEC) intégrés à un système de gestion financière et à la plateforme PBF, répondant aux normes internationales et adaptées aux besoins spécifiques du Projet INAYA ELARGI. Objectifs Spécifiques • Analyser les besoins spécifiques et l’existant en matière de gestion documentaire du projet INAYA ELARGI • Mettre en place de solutions de gestion électronique des documents (GED), d’archivage électronique (SAE/SAN) intégrées à un système de gestion financière et à la plateforme PBF ; • Numériser les documents existants et les indexer selon une nomenclature et des métadonnées adaptées ; • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents ; • Configurer des bibliothèques de documents pour organiser et partager les contenus. • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents; • Assurer l’interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme PBF et des solutions numériques standardisées externes de façon stable, fiable et pérenne. • Assurer la sécurité des données via des autorisations d’accès et des protocoles de cryptage ; • Proposition d’une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne. • Déployer les solutions (GED/SAE) dans un environnement containerisé ou virtualisé en utilisant les techniques les plus appropriées pour relativiser entre la sécurité, la disponibilité et la performance et la stabilité de la solution dans son ensemble. • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI sur le paramétrage et la maintenance de la solution et sur l’ensemble de son écosystème ; • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI à l’utilisation et l’administration du système d’archivage électronique (SAE), du système de gestion électronique des documents (GED) et des méthodes d’intégrations d’outils externes; • Former le personnel à l’utilisation et l’administration des différentes applications de la solution au niveau centrale et dans les régions de mise en œuvre du projet. Résultats attendus A la fin de la mission il est attendu du prestataire des résultats suivants : • Audit et Analyse Préliminaire : • Audit complet de la situation actuelle avec une évaluation détaillée du volume et des différents types de documents à archiver, en identifiant leur fréquence de production et leur cycle de vie. • Analyse des processus existants de gestion documentaire pour comprendre les flux d’information et les pratiques actuelles du projet INAYA ELARGI. À l’issue de cette analyse, un plan détaillé de mise en œuvre devra être élaboré, définissant les modalités de numérisation, d’indexation, de stockage et de hiérarchisation des documents. • Identification avec précision de toutes les exigences légales et réglementaires applicables à notre secteur d’activité concernant la conservation des documents. • Évaluation approfondie des infrastructures informatiques existantes sera menée pour déterminer les possibilités d’intégration de la plateforme PBF et le système de Gestion Financière dans le processus d’archivage électronique des documents. • Déploiement et Mise en Œuvre : Lors de la phase de déploiement et de mise en œuvre, le cabinet devra assurer : • • La numérisation complète des documents papier existants en respectant des standards de qualité élevés garantissant une lisibilité optimale. Il devra ensuite classifier et indexer ces documents selon une nomenclature préétablie afin de faciliter leur recherche et leur consultation ultérieure. • • La mise en place d’un système sécurisé de gestion documentaire devra être réalisée en veillant à l’intégration éventuelle avec les systèmes de gestion financière et informatiques existants. • Une personnalisation de la solution avec une charte graphique et d’une identité visuelle en conformité avec la charte graphique du gouvernement mauritanien • Un déploiement dans un environnement containerisé ou virtuel avec une politique équilibrée de haute sécurité, une performance et une disponibilité élevée ainsi qu’une stabilité durable. • Une solution ergonomique, fluide, flexible, stable, évolutif et facilement maintenable et intégrable avec des outils externes. • Une version de la solution avec des documents disponibles depuis le démarrage du projet INAYA ELARGI, apprécié et validée par les parties prenantes ; • Le cabinet sera aussi en charge : • Créer des workflows de documents ; • Automatiser les tâches répétitives. • Mettre en place des processus de capture et d’indexation des documents • Paramétrer le suivi des historiques de version • Par ailleurs, la configuration de l’environnement du Système de Gestion Electronique des Documents (GED) sera réalisée conformément à utilisation technique validée avec le Système d’Archivage Electronique (SAE). Le paramétrage minutieux des sites, bibliothèques et listes GED garantira une organisation optimale des contenus. La mise en place des types de contenu et des métadonnées respectera le plan de classification défini lors de l’audit. Des workflows d’approbation et de validation seront configurés pour automatiser les processus documentaires. • L’implémentation des règles de conservation et d’archivage assurera la conformité avec les exigences légales identifiées. • Formation et Transfert de Compétences Le cabinet devra également organiser : • • Une formation approfondie destinée au personnel du Projet INAYA ELARGI et les acteurs associés (Ministère de la Santé) afin de garantir une utilisation efficace du système mis en place. Cette formation couvrira l’ensemble des fonctionnalités du système, depuis l’importation des nouveaux documents jusqu’à leur consultation et leur gestion au quotidien. Un manuel d’utilisation devra être fourni afin de servir de référence aux utilisateurs. • Une formation des administrateurs devra être prise en charge par le cabinet pour les aspects techniques et la gestion de la sécurité des accès. Également un manuel des opérations (Installation, Migration, Configuration) pour une administration efficace devra être fourni. Livrables A l’issue de la mission, le cabinet devra présenter au Projet INAYA ELARGI/Ministère de la santé : • Un rapport détaillé rédigé en français de l’audit et du diagnostic initial mettant en évidence les constats réalisés ainsi que les recommandations proposées. • Un système de gestion électronique des documents (GED) documents accessible, interopérable, pivot, méta-applicative et répondant aux spécifications fonctio
Recrutement d'un Cabinet pour la mise en place d’un système Gestion Electronique…
AVIS A MANIFESTATION D'INTERET Relatif au recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA élargi N° de référence : 36/PI/INAYA ELARGI/2024 Le ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de l'Association internationale de développement (IDA), et a l'intention d'utiliser une partie du montant de ce don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA ELARGI. Contexte & Justification Dans le cadre de sa stratégie de modernisation et de digitalisation de ses processus, le Projet INAYA ELAGI projette la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE/SAN) reposant sur une plateforme robuste et utilisé conjointement avec un système de gestion électronique des documents (GED) intégrant un système de gestion financière (SGF) et la plateforme PBF. Durant le déroulement du projet, des nombreux flux de documents, courriers et processus de travail interviennent entre les différents acteurs du projet. Pour faciliter l’organisation, la conservation, la recherche, la consultation de tels flux de données et de traitements, la mise en place d’un système de gestion des documents, des courriers, des processus de travail ainsi que d’archivage numérique est nécessaire. L’objectif est d’optimiser la gestion des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, en garantissant leur conservation, leur accessibilité et leur sécurité. La numérisation des archives s’inscrit ainsi comme un levier essentiel pour l’optimisation des procédures internes et la garantie de la traçabilité des informations. Elle permettra également d’assurer la conformité du Projet INAYA ELARGI aux exigences réglementaires en matière de conservation documentaire. Il est question également de permettre une interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme de gestion des données PBF et avec tous autres systèmes disposant de connecteurs d’intégration standardisés. Dans cette optique, UN-FBR (Unité Nationale de Financement Basé sur les Résultats) souhaite recruter un cabinet spécialisé en archivage numérique, disposant de l’expertise technique et des solutions adaptées pour accompagner la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Le présent cahier de charges sont élaborés pour permettre, le recrutement d’un cabinet de consultants ou de regroupement de consultants pour la mise en place d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Cadre de la mission Objectifs Titre de la prestation « La mise en place d’un Système de Gestion Electronique des Documents et Courriers (GED/GEC) et d’un Système d’Archivage Numérique (SAN/SAE) intégrés à un Système de Gestion Financière (SGF) et la plateforme PBF » Objectif Général L’objectif principal de ce projet est de concevoir et de déployer un système d’archivage électronique, un système de gestion électronique des documents et des courriers (GED/GEC) intégrés à un système de gestion financière et à la plateforme PBF, répondant aux normes internationales et adaptées aux besoins spécifiques du Projet INAYA ELARGI. Objectifs Spécifiques • Analyser les besoins spécifiques et l’existant en matière de gestion documentaire du projet INAYA ELARGI • Mettre en place de solutions de gestion électronique des documents (GED), d’archivage électronique (SAE/SAN) intégrées à un système de gestion financière et à la plateforme PBF ; • Numériser les documents existants et les indexer selon une nomenclature et des métadonnées adaptées ; • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents ; • Configurer des bibliothèques de documents pour organiser et partager les contenus. • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents; • Assurer l’interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme PBF et des solutions numériques standardisées externes de façon stable, fiable et pérenne. • Assurer la sécurité des données via des autorisations d’accès et des protocoles de cryptage ; • Proposition d’une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne. • Déployer les solutions (GED/SAE) dans un environnement containerisé ou virtualisé en utilisant les techniques les plus appropriées pour relativiser entre la sécurité, la disponibilité et la performance et la stabilité de la solution dans son ensemble. • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI sur le paramétrage et la maintenance de la solution et sur l’ensemble de son écosystème ; • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI à l’utilisation et l’administration du système d’archivage électronique (SAE), du système de gestion électronique des documents (GED) et des méthodes d’intégrations d’outils externes; • Former le personnel à l’utilisation et l’administration des différentes applications de la solution au niveau centrale et dans les régions de mise en œuvre du projet. Résultats attendus A la fin de la mission il est attendu du prestataire des résultats suivants : • Audit et Analyse Préliminaire : • Audit complet de la situation actuelle avec une évaluation détaillée du volume et des différents types de documents à archiver, en identifiant leur fréquence de production et leur cycle de vie. • Analyse des processus existants de gestion documentaire pour comprendre les flux d’information et les pratiques actuelles du projet INAYA ELARGI. À l’issue de cette analyse, un plan détaillé de mise en œuvre devra être élaboré, définissant les modalités de numérisation, d’indexation, de stockage et de hiérarchisation des documents. • Identification avec précision de toutes les exigences légales et réglementaires applicables à notre secteur d’activité concernant la conservation des documents. • Évaluation approfondie des infrastructures informatiques existantes sera menée pour déterminer les possibilités d’intégration de la plateforme PBF et le système de Gestion Financière dans le processus d’archivage électronique des documents. • Déploiement et Mise en Œuvre : Lors de la phase de déploiement et de mise en œuvre, le cabinet devra assurer : • • La numérisation complète des documents papier existants en respectant des standards de qualité élevés garantissant une lisibilité optimale. Il devra ensuite classifier et indexer ces documents selon une nomenclature préétablie afin de faciliter leur recherche et leur consultation ultérieure. • • La mise en place d’un système sécurisé de gestion documentaire devra être réalisée en veillant à l’intégration éventuelle avec les systèmes de gestion financière et informatiques existants. • Une personnalisation de la solution avec une charte graphique et d’une identité visuelle en conformité avec la charte graphique du gouvernement mauritanien • Un déploiement dans un environnement containerisé ou virtuel avec une politique équilibrée de haute sécurité, une performance et une disponibilité élevée ainsi qu’une stabilité durable. • Une solution ergonomique, fluide, flexible, stable, évolutif et facilement maintenable et intégrable avec des outils externes. • Une version de la solution avec des documents disponibles depuis le démarrage du projet INAYA ELARGI, apprécié et validée par les parties prenantes ; • Le cabinet sera aussi en charge : • Créer des workflows de documents ; • Automatiser les tâches répétitives. • Mettre en place des processus de capture et d’indexation des documents • Paramétrer le suivi des historiques de version • Par ailleurs, la configuration de l’environnement du Système de Gestion Electronique des Documents (GED) sera réalisée conformément à utilisation technique validée avec le Système d’Archivage Electronique (SAE). Le paramétrage minutieux des sites, bibliothèques et listes GED garantira une organisation optimale des contenus. La mise en place des types de contenu et des métadonnées respectera le plan de classification défini lors de l’audit. Des workflows d’approbation et de validation seront configurés pour automatiser les processus documentaires. • L’implémentation des règles de conservation et d’archivage assurera la conformité avec les exigences légales identifiées. • Formation et Transfert de Compétences Le cabinet devra également organiser : • • Une formation approfondie destinée au personnel du Projet INAYA ELARGI et les acteurs associés (Ministère de la Santé) afin de garantir une utilisation efficace du système mis en place. Cette formation couvrira l’ensemble des fonctionnalités du système, depuis l’importation des nouveaux documents jusqu’à leur consultation et leur gestion au quotidien. Un manuel d’utilisation devra être fourni afin de servir de référence aux utilisateurs. • Une formation des administrateurs devra être prise en charge par le cabinet pour les aspects techniques et la gestion de la sécurité des accès. Également un manuel des opérations (Installation, Migration, Configuration) pour une administration efficace devra être fourni. Livrables A l’issue de la mission, le cabinet devra présenter au Projet INAYA ELARGI/Ministère de la santé : • Un rapport détaillé rédigé en français de l’audit et du diagnostic initial mettant en évidence les constats réalisés ainsi que les recommandations proposées. • Un système de gestion électronique des documents (GED) documents accessible, interopérable, pivot, méta-applicative et répondant aux spécifications fonctio
Recrutement d'un Cabinet pour la mise en place d’un système Gestion Electronique…
AVIS A MANIFESTATION D'INTERET Relatif au recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA élargi N° de référence : 36/PI/INAYA ELARGI/2024 Le ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de l'Association internationale de développement (IDA), et a l'intention d'utiliser une partie du montant de ce don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Recrutement d'un cabinet pour la mise en place d’un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’un Système d’archivage numérique (SAN/ SAE) du Projet INAYA ELARGI. Contexte & Justification Dans le cadre de sa stratégie de modernisation et de digitalisation de ses processus, le Projet INAYA ELAGI projette la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE/SAN) reposant sur une plateforme robuste et utilisé conjointement avec un système de gestion électronique des documents (GED) intégrant un système de gestion financière (SGF) et la plateforme PBF. Durant le déroulement du projet, des nombreux flux de documents, courriers et processus de travail interviennent entre les différents acteurs du projet. Pour faciliter l’organisation, la conservation, la recherche, la consultation de tels flux de données et de traitements, la mise en place d’un système de gestion des documents, des courriers, des processus de travail ainsi que d’archivage numérique est nécessaire. L’objectif est d’optimiser la gestion des documents, qu’ils soient physiques ou numériques, en garantissant leur conservation, leur accessibilité et leur sécurité. La numérisation des archives s’inscrit ainsi comme un levier essentiel pour l’optimisation des procédures internes et la garantie de la traçabilité des informations. Elle permettra également d’assurer la conformité du Projet INAYA ELARGI aux exigences réglementaires en matière de conservation documentaire. Il est question également de permettre une interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme de gestion des données PBF et avec tous autres systèmes disposant de connecteurs d’intégration standardisés. Dans cette optique, UN-FBR (Unité Nationale de Financement Basé sur les Résultats) souhaite recruter un cabinet spécialisé en archivage numérique, disposant de l’expertise technique et des solutions adaptées pour accompagner la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Le présent cahier de charges sont élaborés pour permettre, le recrutement d’un cabinet de consultants ou de regroupement de consultants pour la mise en place d’une solution de dématérialisation de la documentation, des correspondances et d’archivage numérique ainsi que la formation des administrateurs et des utilisateurs du Projet INAYA ELARGI. Cadre de la mission Objectifs Titre de la prestation « La mise en place d’un Système de Gestion Electronique des Documents et Courriers (GED/GEC) et d’un Système d’Archivage Numérique (SAN/SAE) intégrés à un Système de Gestion Financière (SGF) et la plateforme PBF » Objectif Général L’objectif principal de ce projet est de concevoir et de déployer un système d’archivage électronique, un système de gestion électronique des documents et des courriers (GED/GEC) intégrés à un système de gestion financière et à la plateforme PBF, répondant aux normes internationales et adaptées aux besoins spécifiques du Projet INAYA ELARGI. Objectifs Spécifiques • Analyser les besoins spécifiques et l’existant en matière de gestion documentaire du projet INAYA ELARGI • Mettre en place de solutions de gestion électronique des documents (GED), d’archivage électronique (SAE/SAN) intégrées à un système de gestion financière et à la plateforme PBF ; • Numériser les documents existants et les indexer selon une nomenclature et des métadonnées adaptées ; • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents ; • Configurer des bibliothèques de documents pour organiser et partager les contenus. • Utiliser les métadonnées pour indexer et classer les documents; • Assurer l’interopérabilité avec le système de gestion financière, la plateforme PBF et des solutions numériques standardisées externes de façon stable, fiable et pérenne. • Assurer la sécurité des données via des autorisations d’accès et des protocoles de cryptage ; • Proposition d’une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne. • Déployer les solutions (GED/SAE) dans un environnement containerisé ou virtualisé en utilisant les techniques les plus appropriées pour relativiser entre la sécurité, la disponibilité et la performance et la stabilité de la solution dans son ensemble. • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI sur le paramétrage et la maintenance de la solution et sur l’ensemble de son écosystème ; • Former l’équipe technique du projet INAYA ELARGI à l’utilisation et l’administration du système d’archivage électronique (SAE), du système de gestion électronique des documents (GED) et des méthodes d’intégrations d’outils externes; • Former le personnel à l’utilisation et l’administration des différentes applications de la solution au niveau centrale et dans les régions de mise en œuvre du projet. Résultats attendus A la fin de la mission il est attendu du prestataire des résultats suivants : • Audit et Analyse Préliminaire : • Audit complet de la situation actuelle avec une évaluation détaillée du volume et des différents types de documents à archiver, en identifiant leur fréquence de production et leur cycle de vie. • Analyse des processus existants de gestion documentaire pour comprendre les flux d’information et les pratiques actuelles du projet INAYA ELARGI. À l’issue de cette analyse, un plan détaillé de mise en œuvre devra être élaboré, définissant les modalités de numérisation, d’indexation, de stockage et de hiérarchisation des documents. • Identification avec précision de toutes les exigences légales et réglementaires applicables à notre secteur d’activité concernant la conservation des documents. • Évaluation approfondie des infrastructures informatiques existantes sera menée pour déterminer les possibilités d’intégration de la plateforme PBF et le système de Gestion Financière dans le processus d’archivage électronique des documents. • Déploiement et Mise en Œuvre : Lors de la phase de déploiement et de mise en œuvre, le cabinet devra assurer : • • La numérisation complète des documents papier existants en respectant des standards de qualité élevés garantissant une lisibilité optimale. Il devra ensuite classifier et indexer ces documents selon une nomenclature préétablie afin de faciliter leur recherche et leur consultation ultérieure. • • La mise en place d’un système sécurisé de gestion documentaire devra être réalisée en veillant à l’intégration éventuelle avec les systèmes de gestion financière et informatiques existants. • Une personnalisation de la solution avec une charte graphique et d’une identité visuelle en conformité avec la charte graphique du gouvernement mauritanien • Un déploiement dans un environnement containerisé ou virtuel avec une politique équilibrée de haute sécurité, une performance et une disponibilité élevée ainsi qu’une stabilité durable. • Une solution ergonomique, fluide, flexible, stable, évolutif et facilement maintenable et intégrable avec des outils externes. • Une version de la solution avec des documents disponibles depuis le démarrage du projet INAYA ELARGI, apprécié et validée par les parties prenantes ; • Le cabinet sera aussi en charge : • Créer des workflows de documents ; • Automatiser les tâches répétitives. • Mettre en place des processus de capture et d’indexation des documents • Paramétrer le suivi des historiques de version • Par ailleurs, la configuration de l’environnement du Système de Gestion Electronique des Documents (GED) sera réalisée conformément à utilisation technique validée avec le Système d’Archivage Electronique (SAE). Le paramétrage minutieux des sites, bibliothèques et listes GED garantira une organisation optimale des contenus. La mise en place des types de contenu et des métadonnées respectera le plan de classification défini lors de l’audit. Des workflows d’approbation et de validation seront configurés pour automatiser les processus documentaires. • L’implémentation des règles de conservation et d’archivage assurera la conformité avec les exigences légales identifiées. • Formation et Transfert de Compétences Le cabinet devra également organiser : • • Une formation approfondie destinée au personnel du Projet INAYA ELARGI et les acteurs associés (Ministère de la Santé) afin de garantir une utilisation efficace du système mis en place. Cette formation couvrira l’ensemble des fonctionnalités du système, depuis l’importation des nouveaux documents jusqu’à leur consultation et leur gestion au quotidien. Un manuel d’utilisation devra être fourni afin de servir de référence aux utilisateurs. • Une formation des administrateurs devra être prise en charge par le cabinet pour les aspects techniques et la gestion de la sécurité des accès. Également un manuel des opérations (Installation, Migration, Configuration) pour une administration efficace devra être fourni. Livrables A l’issue de la mission, le cabinet devra présenter au Projet INAYA ELARGI/Ministère de la santé : • Un rapport détaillé rédigé en français de l’audit et du diagnostic initial mettant en évidence les constats réalisés ainsi que les recommandations proposées. • Un système de gestion électronique des documents (GED) documents accessible, interopérable, pivot, méta-applicative et répondant aux spécifications fonctio
fournitures des équipements pour le centre national de transfusion sanguine
Avis d’Appel d’offres Appel d’offres (Procédure à enveloppe unique) Pays : Mauritanie Nom du Projet : Projet PPRS COVID 19 Numéro du crédit : IDA70 310MR Intitulé du Marché : Fournitures des équipements techniques pour le centre national de transfusion sanguine Référence DAO N° : 03/F/PPRS COVID19/MS/2024 • Le Ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de la Banque Mondiale pour financer le PPRS COVID 19 et à l’intention d’utiliser une partie de ce don pour effectuer des paiements au titre du Marché pour la «Fourniture des équipements pour le centre national de transfusion sanguine ». • Le Ministère de la Santé/PPRS COVID 19 sollicite des offres fermées de la part de soumissionnaires éligibles et répondant aux qualifications requises pour l’équipement de 06 centres inter régionaux de transfusion sanguine. • Le délai de livraison de toute la fourniture est d’un (1) mois. • La procédure sera conduite par mise en concurrence nationale en recourant à un Appel d’Offres National (AON) telle que définie dans le « Règlement applicable aux Emprunteurs – Passation des Marchés dans le cadre de Financement de Projets d’Investissement de la Banque Mondiale daté du 1er Juillet 2016 (« le Règlement de passation des marchés »), et ouverte à tous les soumissionnaires de pays éligibles tels que définis dans les Règles de passation des marchés. • Les Soumissionnaires intéressés et éligibles peuvent obtenir des informations auprès de la Direction des Affaires Financières/ Ministère de la Santé et prendre connaissance des documents d’Appel d’offres à l’adresse mentionnée ci-dessous : Avenue Gamal Abdel Nasser (ex dispensaire Mozy); B. P : 3595 ; Tél. : (222) 45 29 62 01 ; Fax : (222) 45429620 Nouakchott – Mauritanie :[email protected] • Les candidats intéressés peuvent obtenir le dossier d’Appel d’offres national complet en formulant une demande écrite à l’adresse mentionnée ci-dessus contre un paiement non remboursable Trois mille (3 000) ouguiya. La méthode de paiement sera par versement direct au trésor public. Le Dossier d’Appel d’offres sera remis au candidat directement. • Les offres devront être remises à l’adresse ci-dessous au plus tard le 20 Août 2024 à 12 heures GMT. La soumission des offres par voie électronique ne sera pas autorisée. Les offres remises en retard ne seront pas acceptées. Les offres seront ouvertes en présence des représentants des soumissionnaires et des personnes présentes à l’adresse mentionnée ci-dessous le 20 Août 2024 à 12 heures 15minutes GMT. • Les exigences minimales en matière de qualification sont : • Le Soumissionnaire doit fournir son chiffre d’affaires sur les 3 dernières années et le chiffre d’affaires annuel moyen du Candidat sur les 03 dernières années doit être égal ou supérieur au montant de la soumission en ouguiyas ou son équivalent en d’autres monnaies. • Une Attestation de Ligne de Crédit ou une Attestation d’Autofinancement délivrée par une banque installée en Mauritanie d’un montant égal au moins à sept millions (7 000 000) ouguiya. • Le Candidat doit prouver, documentation à l’appui, qu’il a réalisé au cours des trois dernières années de façon satisfaisante, un (01) marché similaire en volume et nature au marché envisagé. • La Période de validité de l’offre sera au moins de 90 jours à compter de la date de remise des offres. • Les offres doivent être accompagnées d’une Garantie de l’offre, pour un montant de Quatre cent trente mille (430 000 MRU) ouguiya ou l’équivalent en monnaie convertible, d’une durée de validité de 28 jours après la date de validité des offres. • L’adresse à laquelle il est fait référence ci-dessous pour la remise des offres est : Commission de Passation des Marchés Publics du Ministère de la Santé (CPMP/MS) ILOT ZRB, lot N°500, à l’Ouest du Carrefour BANA BLANC à côté de la lunetterie OPtikos, Nouakchott- Mauritanie. Le Secrétaire Général du Ministère de la Santé
Acquisition de matériels bureautiques destinés aux centres inter-régionaux de tr…
Avis d’Appel d’offres Appel d’offres (Procédure à enveloppe unique) Pays : Mauritanie Nom du Projet : Projet PPRS COVID 19 Numéro du Crédit : IDA N° 70 310 MR Intitulé du Marché : Acquisition de matériel bureautiques destinés aux centres inter régionaux de transfusion sanguine Référence DAO N° : 08/F/PPRS COVID19/MS/2024 • Le Ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de la Banque Mondiale pour financer le PPRS COVID 19 et à l’intention d’utiliser une partie de ce don pour effectuer des paiements au titre du Marché pour« l’Acquisition de matériel bureautiques destinés aux centres inter régionaux de transfusion sanguine ». • Le Ministère de la Santé/PPRS COVID 19sollicite des offres fermées de la part de soumissionnaires éligibles et répondant aux qualifications requises pour l’équipement de 4 centres inter régionaux de transfusion sanguine. • Le délai de livraison de toute la prestation est d’un (1) mois. • La procédure sera conduite par mise en concurrence nationale en recourant à un Appel d’Offres National (AON) telle que définie dans le « Règlement applicable aux Emprunteurs – Passation des Marchés dans le cadre de Financement de Projets d’Investissementde la Banque Mondialedaté du 1er Juillet 2016 (« le Règlement de passation des marchés »), et ouverte à tous les soumissionnaires de pays éligibles tels que définis dans les Règles de passation des marchés. • Les Soumissionnaires intéressés et éligibles peuvent obtenir des informations auprès de la Direction des Affaires Financières/ Ministère de la Santé et prendre connaissance des documents d’Appel d’offres à l’adresse mentionnée ci-dessous : Avenue Gamal Abdel Nasser (ex dispensaire Mozy); B.P : 3595 ; Tél. : (222) 45 29 62 01 ; Fax : (222) 45429620 Nouakchott – Mauritanie: Email : [email protected] • Les candidats intéressés peuvent obtenir le dossier d’Appel d’offres international complet en formulant une demande écrite à l’adresse mentionnée ci-dessus contre un paiement non remboursable Deux mille (2000 MRU) ouguiya. La méthode de paiement sera par versement direct le compte du PPRS COVID19 ouvert au trésor public sous le numéro. Le Dossier d’Appel d’offres sera remis au candidat directement. • Les offres devront être remises à l’adresse ci-dessous au plus tard le 15/08/2024 à 12 heures GMT. La soumission des offres par voie électronique ne sera pas autorisée. Les offres remises en retard ne seront pas acceptées. Les offres seront ouvertes en présence des représentants des soumissionnaires et des personnes présentes à l’adresse mentionnée ci-dessous le 15/08/2024 à 12 heures 15 minutes GMT. • Les exigences minimales en matière de qualification sont : • Le Soumissionnaire doit fournir son chiffre d’affaires sur les 3 dernières années et le chiffre d’affaires annuel moyen du Candidat sur les 03 dernières années doit être égal ou supérieur au montant de la soumission en ouguiyas ou son équivalent en d’autres monnaies. • Une Attestation de Ligne de Crédit ou une Attestation d’Autofinancement délivrée par une banque installée en Mauritanie d’un montant égal au moins à un million sept cent mille (1 700.000 MRU) ouguiya. • Le Candidat doit prouver, documentation à l’appui, qu’il a réalisé au cours des trois dernières années de façon satisfaisante, un (01) marché similaire en volume et nature au marché envisagé. • La Période de validité de l’offre sera au moins de 90 jours. • Les offres doivent être accompagnées d’une Garantie de l’offre, pour un montant de Cent mille(100.000 MRU) ouguiya ou l’équivalent en monnaie convertible. • L’adresse à laquelle il est fait référence ci-dessus est : Commission de Passation des Marchés Publics du Ministère de la Santé (CPMP/MS) ILOT ZRB, lot N°500, à l’Ouest du Carrefour BANA BLANC à côté de la lunetterie OPtikos, Nouakchott- Mauritanie. Le Secrétaire Général du Ministère de la Santé
Acquisition de matériels bureautiques destinés aux centres inter-régionaux de tr…
Avis d’Appel d’offres Appel d’offres (Procédure à enveloppe unique) Pays : Mauritanie Nom du Projet : Projet PPRS COVID 19 Numéro du Crédit : IDA N° 70 310 MR Intitulé du Marché : Acquisition de matériel bureautiques destinés aux centres inter régionaux de transfusion sanguine Référence DAO N° : 08/F/PPRS COVID19/MS/2024 • Le Ministère de la Santé de la République Islamique de Mauritanie a reçu un financement de la Banque Mondiale pour financer le PPRS COVID 19 et à l’intention d’utiliser une partie de ce don pour effectuer des paiements au titre du Marché pour« l’Acquisition de matériel bureautiques destinés aux centres inter régionaux de transfusion sanguine ». • Le Ministère de la Santé/PPRS COVID 19sollicite des offres fermées de la part de soumissionnaires éligibles et répondant aux qualifications requises pour l’équipement de 4 centres inter régionaux de transfusion sanguine. • Le délai de livraison de toute la prestation est d’un (1) mois. • La procédure sera conduite par mise en concurrence nationale en recourant à un Appel d’Offres National (AON) telle que définie dans le « Règlement applicable aux Emprunteurs – Passation des Marchés dans le cadre de Financement de Projets d’Investissementde la Banque Mondialedaté du 1er Juillet 2016 (« le Règlement de passation des marchés »), et ouverte à tous les soumissionnaires de pays éligibles tels que définis dans les Règles de passation des marchés. • Les Soumissionnaires intéressés et éligibles peuvent obtenir des informations auprès de la Direction des Affaires Financières/ Ministère de la Santé et prendre connaissance des documents d’Appel d’offres à l’adresse mentionnée ci-dessous : Avenue Gamal Abdel Nasser (ex dispensaire Mozy); B.P : 3595 ; Tél. : (222) 45 29 62 01 ; Fax : (222) 45429620 Nouakchott – Mauritanie: Email : [email protected] • Les candidats intéressés peuvent obtenir le dossier d’Appel d’offres international complet en formulant une demande écrite à l’adresse mentionnée ci-dessus contre un paiement non remboursable Deux mille (2000 MRU) ouguiya. La méthode de paiement sera par versement direct le compte du PPRS COVID19 ouvert au trésor public sous le numéro. Le Dossier d’Appel d’offres sera remis au candidat directement. • Les offres devront être remises à l’adresse ci-dessous au plus tard le 15/08/2024 à 12 heures GMT. La soumission des offres par voie électronique ne sera pas autorisée. Les offres remises en retard ne seront pas acceptées. Les offres seront ouvertes en présence des représentants des soumissionnaires et des personnes présentes à l’adresse mentionnée ci-dessous le 15/08/2024 à 12 heures 15 minutes GMT. • Les exigences minimales en matière de qualification sont : • Le Soumissionnaire doit fournir son chiffre d’affaires sur les 3 dernières années et le chiffre d’affaires annuel moyen du Candidat sur les 03 dernières années doit être égal ou supérieur au montant de la soumission en ouguiyas ou son équivalent en d’autres monnaies. • Une Attestation de Ligne de Crédit ou une Attestation d’Autofinancement délivrée par une banque installée en Mauritanie d’un montant égal au moins à un million sept cent mille (1 700.000 MRU) ouguiya. • Le Candidat doit prouver, documentation à l’appui, qu’il a réalisé au cours des trois dernières années de façon satisfaisante, un (01) marché similaire en volume et nature au marché envisagé. • La Période de validité de l’offre sera au moins de 90 jours. • Les offres doivent être accompagnées d’une Garantie de l’offre, pour un montant de Cent mille(100.000 MRU) ouguiya ou l’équivalent en monnaie convertible. • L’adresse à laquelle il est fait référence ci-dessus est : Commission de Passation des Marchés Publics du Ministère de la Santé (CPMP/MS) ILOT ZRB, lot N°500, à l’Ouest du Carrefour BANA BLANC à côté de la lunetterie OPtikos, Nouakchott- Mauritanie. Le Secrétaire Général du Ministère de la Santé