Recruitment of Procurement Officer — Project Strengthening Institutional Capacity, Sao Tome and Principe

República Democrática de São Tomé e Príncipe

Ministério do Planeamento, Finanças e Economia Azul

(Unidade-Disciplina-Trabalho)

Agência Fiduciária e de Administração de Projetos

Projeto Reforço das Capacidades Institucionais

MANIFESTAÇÃO DE INTERESSE SERVIÇO DE CONSULTORIA

PAÍS: REPÚBLICA DEMOCRÁTICA DE SÃO TOMÉ E PRÍNCIPE

PROJECTO: REFORÇO DAS CAPACIDADES INSTITUCIONAIS - PIO 129 DONATIVO: IDA D 8180

SERVIÇOS DE CONSULTORIA:

CONSULTOR EM LICITAÇÃO E CONTRATAÇÃO PÚBLICA

REFERÊNCIA: NO 95/C/PRC1/2021

O Governo da República Democrática de S. Tomé e Príncipe recebeu donativos do Banco Mundial para implementar o Projeto Reforço das Capacidades Institucionais e pretende aplicar parte deste financiamento em serviços de consultoria de um Oficial de Licitação e Contratação Pública para a Agência Fiduciária de Administração de Projetos.

Os serviços a serem fornecidos pelo Oficial de Licitação e Contratação Pública do Projeto encontram-se nos Termos de Referência abaixo ou poderão ser consultados no site da AFAP: www.afap.st.

A duração desta consultoria é de 12 meses.

A Agência Fiduciária de Administração de Projetos (AFAP) convida consultores qualificados (“Consultores”) a manifestarem o seu interesse em fornecer os referidos serviços. Os consultores interessados deverão fornecer informações que demonstrem que eles têm as qualificações requeridas e experiência relevante para executar os serviços.

Os candidatos devem ter o seguinte perfil:

(i)Licenciado em Administração de Empresas, Aquisições, Gestão, Comércio ou área afins.

• Mínimo de 5 anos de experiência profissional em geral.

• Mínimo de 3 anos de experiência em Licitação e contratos públicos com experiência em programas financiados por doadores e com responsabilidades específicas na área de aquisição de bens, obras e serviços.

• Bons conhecimentos de ferramentas informáticas com proficiência demonstrável no Microsoft Office.

• Excelente escrita, apresentação e habilidades interpessoais; e

• Excelentes competências analíticas e capacidade de comunicar eficazmente em português e inglês.

Chama-se a atenção dos consultores interessados para a Seção III, parágrafos, 3.14, 3.16 e 3.17 do “Regulamento de Aquisições para Mutuários de Financiamentos de Projectos de Investimento” do Banco Mundial, de Novembro 2020 (Regulamento de Aquisições) estabelecendo a Política do Banco Mundial sobre conflito de interesses.

Um Consultor será selecionado em conformidade com os procedimentos estabelecidos no Regulamento de Aquisições.

Mais informações podem ser obtidas no endereço abaixo durante o horário de expediente: 08h30 às 12h00 e das 14h30 às 17h00.

As manifestações de interesse - Carta de Intenção, Curriculum Vitae e comprovativos da execução de contratos similares, experiência de trabalhos na região - devem ser apresentados em envelope fechado e devidamente identificado, dirigido ao Diretor-Geral da AFAP para o endereço abaixo indicado ou para os endereços de email [email protected] e [email protected] com o Assunto: Ref. 95/C/PRCI/2021 — Consultor em Licitação e Contratação Pública, até às 17 horas do dia 10 de Janeiro de 2022.

Agência Fiduciária de Administração de Projectos Caixa Postal 1029,

Edificio do Afriland Fisrt Bank, 2º andar

Avenida Kwame Nkruma,

S. Tomé,

S. Tomé e Príncipe

Telefone: + 239 222 52 05

TERMS OF REFERENCE (TOR)

PROCUREMENT OFFICER

Section 1 - Introduction

The World Bank and the Government of the Democratic Republic of São Tomé and Príncipe entrusted the management of various financings to AFAP – The Project Management and Fiduciary Agency.

Given the number of activities to be carried out, the speed needed to implement these activities and the limited human resources and, for AFAP to continue to maintain a good level of performance in the management of the resources entrusted to us, it seems necessary to strengthen the field of Procurement, to provide a good free answer to many purchases of goods and services and hiring consultants within the deadlines and quality levels required.

It is in this context that the Agency aims to recruit a Procurement Officer with the skills and experience required in this area.

Section 2 - Scope of Work, Consultant

Essential responsibilities of the Procurement Officer include:

• In consultation with the Project Coordinator, prepare and periodically update the Project Procurement Plan based on the Bank’s template and ensure Bank’s approval of the same.

• In cases of procurement actions requiring the Banks clearance and ‘no objection’, review any procurement related documents for compliance with financing agreement, appraisal report or the procurement plan, whichever is appropriate, then coordinate the dispatch and delivery of the documents to the Bank for review and closely follow up with the Bank to get timely responses.

• Assist in the preparation of statements of requirements for procurement of goods and works and services.

• In consultation with the Project Coordinator, and stakeholders prepare tenders documents, requests for proposal documents following the Banks Standard Bidding Document (SBD) for the Banks review and clearance.

• Prepare Specific Procurement Notices (SPN); Requests for Expressions of Interest (EOI), Request for Quotations / shopping, ensure timely publications, issue of bidding documents /RFP/RFQ and prepare relevant paperwork for receipt of bids/proposal;

• Coordinate the Evaluation Committees’ meetings, provide guidance and assist in the preparation of evaluation reports following the Banks standard evaluation guidelines and ensure internal approval of procurement evaluation reports and decisions prior to submission of the evaluation reports to the Bank for review;

• Follow up procurement related correspondences and document submissions, facilitate timely analysis and responses to request for clarifications, complaints and issues raised in the procurement contract implementation with clients and the Bank for expedited actions;

• Ensure safekeeping, and handling of securities to ensure the validity, timely extensions and timely releases;

• Provide support in preparation of the final contracts and ensure timely distribution of copies of contract agreements to relevant stakeholders including the Bank;

• Maintain proper records of all procurement documentation and develop a monitoring and reporting system in line with the WB's progress reporting requirements;

• Prepare periodic status reports (monthly, and quarterly) on procurement implementation under the project and keep stakeholders and the Bank informed of procurement status;

• Create new activities, introduce documents and update STEP, The Bank procurement system;

• Support stakeholders in procurement capacity building and other related activities

• And any other activity related with Procurement.

Section 3 - Expected Output/Reporting

The reports required from the Procurement Officer will be in both soft and hard copies and submitted to the Project Coordinator. The title, contents, and timing of the reports will be as in the table below: