Sélection d'une agence pour le contrôle et l'assurance qualité de l'enregistrement de masse

MINISTERE DE L’ECONOMIE NUMERIQUE REPUBLIQUE TOGOLAISE

ET DE LA TRANSFORMATION DIGITALE Travail-Liberté-Patrie

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C A B I N E T

AVIS A MANIFESTATION D’INTERET POUR LA SELECTION D’UN CONSULTANT (FIRME) POUR LE CONTROLE ET D’ASSURANCE QUALITE DE L’ENREGISTREMENT DE MASSE

Programme d'Identification Unique pour l'Intégration Régionale et l’Inclusion (WURI) en Afrique de l’Ouest

Financement : Crédit N°IDA-66130

AMI N° TG-WURI - TOGO-315251-CS-CQS du 05/09/2023

• Le Gouvernement de la République Togolaise représenté par le Ministère de l’Economie Numérique et de la Transformation Digitale (MENTD) et l’Agence Nationale d’Identification (ANID) a reçu un financement de l’Association Internationale de Développement (IDA) et a l’intention d’utiliser une partie du montant de ce crédit pour effectuer les paiements au titre du contrat de sélection d’un consultant (firme) pour le contrôle et l’assurance qualité de l’enregistrement de masse.
• Les services attendus du consultant (firme) sont les suivants :
• Définition du processus de contrôle et assurance qualité : • Développer une approche basée sur le risque pour sélectionner des échantillons d'enregistrement représentatifs ;

• Définir un processus de contrôle et assurance qualité complet en consultation avec l'ANID, en définissant des critères d'enregistrement clairs, y compris l'attribution d’un numéro d’identification unique, la preuve de la réception du justifiant et la création d'un registre dans le back-end ;

• Vérifier la cohérence du processus d'enregistrement avec les lignes directrices de l'ANID, y compris ce qui concerne les détails biographiques, les photographies et les documents ;

• Inclure toutes les catégories d'enregistrement dans le processus de contrôle de qualité : enregistrements réguliers, mises à jour, contrôle des doublons biographiques et biométriques et contrôle des exceptions biométriques ;

• Établir des mesures spécifiques pour évaluer les performances du FSE par rapport aux critères ;

• Déployer des ressources formées (2 à 4 jours de formation) pour le processus de contrôle de la qualité ;

• Développer et déployer un système robuste pour les mises à jour régulières des ressources de contrôle et assurance qualité sur la base des nouvelles lignes directrices de l'ANID.

• Exécution d’un contrôle et assurance qualité indépendant et audit : • Collecter et vérifier de manière indépendante les données d'échantillons d'enregistrement sélectionnés ;

• Vérifier l'exactitude de l'attribution des nouveaux numéros d'identification uniques par recoupement avec le système de l’e-ID ;

• Valider que les personnes enregistrées ont reçu leur numéro d'identification unique et leur justificatif par le biais de la vérification des documents ou autres canaux de communication ;

• Vérifier la création de nouveaux enregistrements validés par déduplication des données personnelles (biographiques et biométriques) ;

• Effectuer des inspections sur place, observer le processus d'enregistrement et évaluer le respect des normes ;

• Interviewer le personnel clé du FSE impliqué dans le processus d'enregistrement afin d'obtenir un aperçu de ses pratiques et procédures ;

• Interviewer le personnel des centres d'enregistrement et les bénéficiaires à des fins de validation ;

• Entreprendre des activités indépendantes de contrôle de la qualité, y compris des entretiens avec des tiers et des visites sur le terrain ;

• Vérifier trois critères pour chaque échantillon d'enregistrement : l'attribution d’un numéro d’identification unique, la création d'un nouvel registre validé dans le back-end et la délivrance du justificatif ;

• Demander des informations supplémentaires si nécessaire et effectuer un contrôle de qualité indépendant afin de confirmer ou d'infirmer les informations apportées par le FSE.

• Évaluation de la conformité : • Évaluer la conformité du FSE avec les normes de l'ANID, les procédures opérationnelles, la protection des données, l'inclusion sociale et les exigences environnementales ;

• Examiner la documentation fournie par le FSE à l'appui des demandes, en s'assurant que les dossiers sont complets, exacts et conservés en toute sécurité ;

• Évaluer les mesures de confidentialité et de sécurité des données afin de garantir la protection des données personnelles ;

• Identifier les domaines nécessitant une amélioration à partir de l'exercice d'évaluation/audit ;

• Fournir des recommandations au FSE sur la base des résultats de l'audit afin d'améliorer les processus d'enregistrement et le respect des normes de l'ANID.

• Production des rapports : • Produire un rapport de contrôle de qualité facile à lire avec des graphiques simples, des images, des tableaux et des annexes pertinentes décrivant les résultats de l'exercice de contrôle de qualité ;

• Inclure une base de données détaillée des enregistrements frauduleux/non vérifiés pour une action ultérieure de l'ANID.

• Respect des règles de confidentialité et mesures de sécurité : • S’assurer que les données correspondant aux enregistrements sont vérifiées de manière sécurisée et confidentielle et qu’elles ne sont en aucun cas utilisées par le FSE lui-même ou communiquées à une agence autre que l'ANID ;

• Respecter la politique de sécurité informatique et les directives de l'ANID, l'e-ID et les autres lois en vigueur au Togo pendant toute la durée du contrat ;

• Paramètres de contrôle de la qualité et vérification des erreurs : • Mettre en œuvre les diligences nécessaires pour la détection des erreurs biographiques et biométriques commises par les opérateurs au moment de l'enregistrement, telles que :

• la non-concordance entre le sexe et la photo ;
• Inadéquation entre l'âge et la photo ;
• Photographie de mauvaise qualité ;
• Photo incorrecte ;
• Erreur dans le nom ;
• Biométrie de mauvaise qualité ;
• Détecter les erreurs dans le processus d'enregistrement commises par les opérateurs ou les actes frauduleux possibles, tels que :
• Photo d’une photo ;
• Utilisation d'un langage offensant lors de l'enregistrement ;
• Mauvaise gestion des files d'attente ;
• Service médiocre ;
• Manque d'emplacement du matériel de communication ;
• Manque d'information et/ou mauvaise gestion des plaintes ;
• Utilisation de photos d'animaux, d'objets, etc. ;
• Tentative d'enregistrement d'un adulte en tant qu'enfant pour éviter la prise de biométrie ; • Déceler à travers la vérification de la correspondance des exceptions biométriques aux photos d'exception biométrique, les erreurs liées aux exceptions biométriques susceptibles d'indiquer des sources de fraude.

• Le temps d’exécution de la mission est estimé à 30 hommes-mois étalée sur une période calendaire de quatorze (14) mois. Le détail des Termes de Référence (TDRs) pour les prestations peut être obtenu à l'adresse indiquée ci-dessous.

Le Ministère de l’Economie Numérique et de la Transformation Digitale, invite les firmes de consultants (<<Consultant>>) éligibles à manifester leur intérêt pour fournir les services décrits ci-dessus. Les Consultants intéressés doivent fournir les informations démontrant qu’ils possèdent les qualifications requises et une expérience pertinente pour l’exécution des Services.

En plus des exigences mentionnées ci-dessus, ils doivent fournir les pièces suivantes (original ou photocopie légalisée) :

Pour les firmes nationales :

• Carte d’immatriculation fiscale en cours de validité ou toute pièce équivalente ;
• Extrait du Registre du commerce et du crédit mobilier (RCCM) ;
• Attestation de non faillite datant de moins de trois (03) mois ;
• Quitus fiscal datant de moins d’un (01) an ou Attestation de régularité fiscale datant de moins de trois (03) mois ;
• Attestation de l’Inspection du travail et des lois sociales (ITLS) datant de moins de trois (03) mois ;
• Attestation de la Caisse nationale de sécurité sociale (CNSS) datant de moins de trois (03) mois ;
• Original de l’attestation de paiement de la taxe parafiscale de régulation des marchés publics. Pour les entreprises étrangères :

• Extrait du registre du commerce et du crédit mobilier ;
• Attestation de non faillite datant de moins de trois (03) mois ;
• Attestation du paiement de la taxe parafiscale de régulation pour les marchés antérieurs gagnés au Togo.
• Les critères de sélection du consultant : Le cabinet doit être spécialisé en audit et contrôle avec une expérience d’au moins dix (10) ans dans le contrôle qualité des opérations de déploiement électoral, des enquêtes socio-économiques, des recensements démographiques d’envergure nationale et disposant d’une structure adéquate et effective, des ressources humaines, matérielles et financières appropriées. Il devra également :

• Avoir réalisé au moins deux (02) missions de contrôle qualité dans le cadre des opérations de déploiement électoral, des enquêtes socio-économiques, des recensements démographiques d’envergure nationale durant les dix (10) dernières années ;
• Avoir réalisé au moins une (01) mission de contrôle qualité des opérations de déploiement électoral, des enquêtes socio-économiques, des recensements démographiques d’envergure nationale durant les dix (10) dernières années en Afrique subsaharienne. NB : Les missions réalisées doivent être justifiées par des attestations de bonne fin d’exécution et le consultant doit également justifier avec des preuves à l’appui qu’il dispose des ressources humaines, matérielles et financières suffisantes. Toute déclaration non justifiée ne sera pas prise pas en compte.

• Il est porté à l’attention des Consultants que les dispositions de la Section III, des paragraphes 3.14, 3.16 et 3.17 du « Règlement applicable aux Emprunteurs – Passation des Marchés dans le cadre de Financement de Projets d’Investissement » de juillet 2016, révisé en novembre 2017, Août 2018 et novembre