Assistant au Service des marchés et contrats

Version française publiée

Dossier D’appel à Candidatures

No : COI/AC/2023/004

Intitulé du poste : Assistant(e) au Service des Marchés et Contrats

Niveau : Catégorie 3 – cadre intermédiaire

Supervision : Sous la direction du Chargé de mission responsable du projet et sous la supervision du Chef du Service des Marchés et Contrats de la COI.

Lieu d’affectation : Commission de l’océan Indien, Ebène, Maurice

Poste financé par : COI à travers le projet SWIOFISH 5 financé par la Banque mondiale

• CONTEXTE

La Banque mondiale a soutenu la SWIOFC et ses membres à travers le financement d’une série de projets sur la gouvernance des pêches du sud-ouest de l'océan Indien et croissance partagée (SWIOFish) qui a débuté en 2015. Le SWIOFish a permis d'améliorer sensiblement la coordination et la collaboration régionales entre les pays membres de la SWIOFC, ainsi que d'accroître les capacités nationales de gestion des pêches aux Comores, au Mozambique, en Tanzanie, à Madagascar et aux Seychelles grâce à des investissements nationaux. Le projet SWIOFish1 a soutenu le renforcement de la coopération régionale par l'intermédiaire de la SWIOFC. Cette composante régionale a été mise en œuvre avec succès par la COI. Grâce au projet SWIOFish1, la SWIOFC et ses organes statutaires se sont réunis régulièrement et ont contribué à renforcer le dialogue entre les pays et à améliorer la coopération régionale. Les résultats comprennent le renforcement de la Commission, la signature de 24 accords de coopération impliquant des membres de la SWIOFC, l'adoption des conditions minimales d'accès aux pêcheries étrangères dans la région de la Commission des pêches du sud-ouest de l'océan Indien (SWIOFC). Les projets SWIOFish2 (qui soutient Madagascar ainsi que la CTOI, la FPAOI et l'AIODIS par l'intermédiaire de la COI), SWIOFish3 (Seychelles) et SWIOFish4 (Maldives) ont contribué à renforcer et à élargir la collaboration régionale entre les membres de la SWIOFC.

Le projet régional financé par l'IDA sur la "transformation de la gestion du secteur de la pêche dans la région du sud-ouest de l'océan Indien et aux Maldives (P179242)" doit être mis en œuvre par la Commission de l'océan Indien au niveau régional au profit de la SWIOFC et de ses pays membres. Le projet est considéré comme le 5ème projet dans le cadre du programme SWIOFish.

Description du projet

Les pêcheries de la région du sud-ouest de l'océan Indien (SWIO) font face à de sérieux défis liés (i) au manque de connaissances sur le statut des ressources et sur la structure et les conditions sociales et économiques des communautés qui en dépendent, (ii) à la surpêche des ressources halieutiques et aux bénéfices limités pour les communautés côtières, (iii) à la dégradation des écosystèmes côtiers et marins, (iv) à la pêche illégale, non réglementée et non déclarée (INN), exacerbée par les impacts du changement climatique. Ces défis doivent être relevés non seulement au niveau national, mais aussi au niveau régional par le biais d'une collaboration régionale renforcée et de partenariats entre les parties prenantes concernées, afin de pouvoir produire des avantages socio-économiques durables tout en atténuant les impacts écologiques négatifs de la pêche.

L'objectif du projet consiste à renforcer la gestion régionale de la pêche basée sur des données probantes dans la région du Sud-ouest de l’océan Indien et d'améliorer la compétitivité du secteur de la pêche aux Maldives.

La composante régionale sur l’améliorer les conseils de gestion fondés sur des données probantes au secteur de la pêche dans la région du sud-ouest de l'océan Indien" sera mise en œuvre par le biais de trois sous-composantes.

Elle vise à améliorer la gestion des pêches dans la région du sud-ouest de l'océan Indien dans son ensemble et à renforcer la collaboration régionale par la production et le partage de connaissances pertinentes au niveau régional, le développement ciblé des capacités, l'amélioration des évaluations des pêches et des stocks de poissons et la production d'avis de gestion, ainsi que par la promotion d'une collaboration efficace avec d'autres programmes et initiatives régionaux soutenant différents éléments de la gestion des pêches, de la politique ou de la recherche, comme suit :

• Promouvoir le développement et la coordination d'une recherche régionale innovante et pertinente, en mettant l'accent sur les programmes et initiatives de développement des capacités

• Coordonner et consolider la coopération régionale en vue d'obtenir des avis fondés sur des données probantes concernant la gestion des pêches et d'autres utilisations des écosystèmes marins et côtiers.

• Relier et coordonner les initiatives et les programmes de pêche dans la région.

Rattachement

L’Assistant(e) au service des marchés et contrats du projet travaillera sous la direction du Chargé de mission responsable du projet et sous la supervision du chef du Service des Marchés et Contrats de la COI. L’Assistant(e) au service des marchés et contrats travaillera en étroite collaboration avec le Coordinateur du projet et apportera tous les appuis nécessaires à tous les membres du personnel du projet.

Le poste est basé au Secrétariat général de la COI, à Ebène, Maurice.

• DESCRIPTION DU POSTE

Le (La) titulaire du poste appuiera le responsable Service Marchés et Contrats du Secrétariat général de la COI (SG-COI) dans les fonctions ci-après :

Le Service des Marchés et Contrats est chargé de promouvoir l’économie, l’efficience et l’efficacité dans la passation de marchés de la COI. Il doit observer les principes :

• de l’appel à la concurrence et d’ouverture des procédures de passation des marchés ;

• de non-discrimination;

• d’équité ;

• de transparence ; et

• d’obligation de rendre compte.

Tâches spécifiques

Les différentes tâches confiées à l’Assistant(e) au service des marchés et contrats sont les suivantes :

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• Planification

• Elaborer et mettre à jour les Plans de Passation des Marchés du projet « Transforming Fisheries Sector Management in South-West Indian Ocean Region and Maldives », et de la COI (Budget COI + Projets).

• Renseigner les systèmes automatisés de gestion mis en place par les bailleurs de fonds (dont le Systematic Tracking of Exchanges in Procurement (STEP) de la Banque mondiale) en autre la saisie et la mise à jour selon les besoins du plan de passation de marchés.

• Mettre en place d’un système de gestion de la passation des marchés comprenant (i) la planification des opérations de passation des marchés, (ii) le suivi de l’avancement, (iii) l’analyse des écarts entre les réalisations et le plan de passation des marchés. Le dispositif de passation de marchés à mettre en place sera intégré dans le système informatique intégré de gestion fiduciaire mis en place.

• Elaborer périodiquement un tableau de suivi de l'exécution du Plan de Passation des Marchés (identification des marchés non déclenchés, des marchés déclenchés, des marchés signés, des marchés exécutés, des marchés annulés, écarts entre les activités planifiées et les activités réalisées, etc.) ;

• Elaborer et mettre à jour un référentiel de prix unitaires.

• Contribuer à la mise en place/mise à jour des instruments de base de la passation de marchés dans le respect strict des procédures de la Banque mondiale (manuel de passation des marchés et documents de gestion des marchés conformes aux exigences du manuel d’exécution du projet) ;

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• Dossiers relatifs à la passation des marchés et contrôles

• Veiller à la qualité et la conformité des termes de référence ou spécifications techniques émanant des Chargés de mission et des Projets.

• Contrôler tous les marchés conformément aux listes de contrôles établies.

• Préparer les documents de passation des marchés :

• Dossiers de pré-information;

• Dossiers de pré-sélection;

• Avis de marché;

• Dossiers d’appel d’offres (DAO);

• Informations complémentaires aux DAO (clarifications, amendements, etc.)

• Contrats et avenants;

• Rapports d'évaluation et de négociation, recommandation d'attribution du contrat.

• Contribuer au processus d’amélioration permanente des solutions pour les aspects passation des marchés et fournir des inputs pour les manuels correspondants.

• Assurer régulièrement l’introduction des documents de passation de marchés dans STEP.

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• Publication

• Veiller à ce que tout avis de marché à publier ainsi que les supports de publication utilisés reçoivent les validations des responsables.

• Veiller à ce que tout avis de marché issus du SG-COI et des Projets soit publié sur :

• le site Internet de la COI, de la Banque Mondiale, UNDB et

• les supports de publication d’avis de marché exigés par les procédures de passation des marchés concernées.

• Assurer la publication du plan de passation des marchés et l'attribution des contrats conformément aux règles de passation des marchés de la Banque mondiale applicables au projet.

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• Gestion et suivi des contrats

• Mettre à jour les informations relatives à la gestion du contrat dans STEP, y compris les étapes, les indicateurs clés de performance, les informations relatives au paiement et à l'achèvement du contrat, etc.

• Établir un état mensuel, trimestriel et annuel des contrats signés ainsi que leur situation d'exécution.

• Assurer convenablement la gestion des contrats avec le(s) gestionnaire(s) du ou des contrats désigné(s) dans le Systematic Tracking of Exchanges in Procurement (STEP).

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• Evaluation des offres et des dossiers de candidatures

• L’Assistant(e) au service des marchés et contrats participe aux différents comités d’évaluation en tant qu’observateur du SG-COI ou secrétaire.

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• Réception des fournitures, travaux et prestations

• Participer aux commissions de réception des fournitures, travaux et prestations, et s’assurer que les biens et services reçus sont conformes aux spécifications des marchés.

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• Appels à proposi