Recrutement d'un Spécialiste Senior en Passation des Marchés

AVIS DE RELANCE

APPEL A MANIFESTATION D'INTERET

POUR LE RECRUTEMENT D’UN SPECIALISTE SENIOR EN PASSATION DE MARCHES

Le Gouvernement gabonais se propose de financer avec l’appui de la Banque mondiale un Projet de Développement Local dénommé Projet de Développement des Infrastructures Locales (PDIL) dont une première phase avait déjà fait l’objet d’un financement entre 2006 et 2011. Ce projet est exécuté dans le cadre d’un programme dit Travaux d’Intérêt Public Pour la Promotion de l’Entrepreneuriat et de l’Emploi (TIPPEE).

Les TIPPEE ont été mis en place par le gouvernement aux fins d’améliorer (1) l’accès des populations des quartiers sous intégrés aux services de base et (2) l’accès durable des PME aux marchés de travaux de génie civil et de construction.

Le Projet de Développement des Infrastructures Locales - phase 2 (PDIL-II) a pour objectifs principaux (i) d’améliorer les infrastructures des quartiers précaires des villes cibles qui sont essentiellement les neufs capitales provinciales à savoir : Libreville, Port-Gentil, Oyem, Franceville, Lambaréné, Mouila, Makokou, Tchibanga et Koula-Moutou ; (ii) d’améliorer l’environnement commercial et financier des PME par le renforcement de leurs capacités techniques et managériales, et (iii) Renforcer et reformer les municipalités afin d’améliorer leur capacité opérationnelle, leur gouvernance dans le but de mieux les préparer à assumer la décentralisation.

De façon spécifique, le Projet se propose d’appuyer les efforts du Gouvernement à (i) améliorer la qualité des équipements et micro-équipements d’accessibilité et de mobilité urbaine, (ii) améliorer les capacités techniques et financières des PME à programmer, réaliser et gérer des chantiers de Bâtiment et Travaux Publics (BTP), (iii) améliorer les capacités techniques, financières et institutionnelles des Municipalités à programmer, réaliser et gérer des infrastructures et services.

La préparation et l’exécution du PDIL sont confiées à la Commission Nationale des TIPPEE, comme Unité de Coordination de Projet (UCP). La CNTIPPEE est placée sous la tutelle du Ministère de l’Economie, de la Prospective et de la programmation, chargé de la Promotion des investissements publics privés. Le personnel de cette Unité est recruté sur appel à candidature.

A cet effet, il est prévu le recrutement d’un spécialiste Senior en Passation des Marchés (SSPM). Le présent avis permet de décrire les missions qui seront assignées au SSPM.

I. MISSIONS DU SPECIALISTE SENIOR EN PASSATION DES MARCHES

Sous l'autorité du Secrétaire Permanent et la coordination du Chargé de projet, le Spécialiste Senior en Passation des Marchés (SSPM) aura les missions ci-après :

• Assurer à travers l’outil STEP la passation des marchés du projet, notamment la planification des activités, le processus de passation de marché et le suivi des de marchés ;

• Assurer la qualité des dossiers de passation de marchés ;

• Veiller à ce que les décisions de passation des marchés respectent les accords convenus ;

• Contribuer à la résolution de tout problème de passation des marchés qui pourrait survenir ;

• Coordonner sa mission avec le Responsable de la gestion financière et comptable de la CN-TIPPEE afin de s’assurer que la passation des marchés s’intègre parfaitement dans la planification et la gestion des fonds.

• Mettre en œuvre les recommandations portant sur la passation des marchés issues des missions d’appui, des revues à posteriori et des audits externes

II. NATURE ET ETENDUE DE LA MISSION

Les tâches du spécialiste en passation des marchés consisteront à :

• préparer et coordonner le Plan de Passation de Marchés (PPM) comprenant les travaux, les fournitures et les services de consultants ;

• intégrer l’ensemble des activités, gérer les transactions dans l’outil STEP ;

• mettre à jour le PPM au moins une fois l’an et chaque fois que le besoin se présentera ;

• procéder au classement et à l’archivage (physique et via STEP) de tous les documents et dossiers de marchés ;

• rédiger des demandes de manifestation d'intérêt pour le recrutement des consultants et d’en assurer la publication dans STEP, la presse nationale et/ou internationale si cela s’avère nécessaire selon le montant estimé et la complexité du marché ;

• s’assurer de la qualité des spécifications techniques et des termes de référence produits par les responsables techniques ;

• préparer les dossiers d’appel d’offre, les demandes de cotation et les demandes de propositions ;

• s’assurer que les dossiers ont reçu les approbations nécessaires ;

• participer systématiquement en tant que rapporteur / observateur aux commissions d’ouvertures de plis, aux évaluations des offres, aux attributions de marchés, afin de pouvoir conseiller utilement les acteurs impliqués dans la passation des marchés ;

• assurer l’encadrement ou éventuellement le secrétariat des sous-commissions d’analyse, avec voix non délibérative, sauf pour les prestations relatives à la passation des marchés ;

• veiller à l’établissement des rapports d’évaluation des offres et s’assurer que ceux-ci reçoivent les approbations nécessaires ;

• veiller à la confidentialité du processus de passation de marchés ;

• rédiger les contrats et marchés et veiller à ce qu’ils soient approuvés, signés, visés et notifiés selon le manuel des procédures et dans les meilleurs délais ;

• assurer le suivi des avis de non objection sollicités auprès de la Banque Mondiale ;

• s’assurer que toutes les décisions liées à la passation et à l’exécution des marchés ont respecté les règles convenues ;

• conseiller le Chargé de Projet et/ou le Secrétaire Permanent dans la compréhension et la rédaction de tout courrier entrant ou sortant ayant des aspects de passation des marchés ;

• coordonner avec les responsables techniques la gestion appropriée des contrats et apporter les conseils appropriés dans l’exécution des marchés

• apporter les conseils appropriés dans la résolution des plaintes, des différends qui pourraient survenir et cela suivant le manuel de gestion des plaintes du projet;

• veiller à ce que les dispositions nécessaires aient été prises pour que l’exécution des marchés soient supervisées suivant les exigences spécifiques de chaque marché ;

• organiser les commissions de réception des fournitures, et s’assurer que les articles, biens et services reçus soient conformes aux spécifications et quantités requises ;

• prendre les mesures nécessaires pour que les biens et services soient livrés et entreposés en sûreté aux endroits et dates précisés ;

• produire trimestriellement une situation des marchés et contribuer à l’élaboration du Rapport de Suivi Financier (RSF) ;

• faire le suivi des activités selon les recommandations du Spécialiste en Passation des marchés de la Banque mondiale ;

• veiller à ce que les engagements sur les marchés soient systématiquement reflétés dans le système d’information et communiqués au Spécialiste en Gestion Financière et au comptable ;

• s’assurer que les résultats des appels d’offres sont publiés dans les délais prescrits après les attributions des marchés, et que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ainsi que leurs cautions de soumission aussitôt après la décision d’attribution des marchés;

• faire un suivi des marchés signés afin d’anticiper sur les délais (fait partie de la gestion de contrats);

• Ouvrir et tenir à jour un répertoire des fournisseurs et des entreprises en utilisant les procédures de présélection en vigueur dans le Projet.

• Tenir également un répertoire de consultants qualifiés au fur et à mesure des manifestations d’intérêts.

• Ouvrir et tenir à jour un bordereau des prix unitaires les plus usuels.

• Etablir chaque mois la situation des marchés, assortie d’un plan d ’actions qui dégage les responsabilités de toutes les parties prenantes, ainsi que les délais d’exécution (suivi chemin critique) et procéder à une large diffusion dudit plan d’actions ;

• Participer aux missions de supervision / missions d’appui sur site selon les besoins en matière de passation de marchés et gestion de contrats, si son calendrier le permet ; exécuter toute tâche ou mission liée à la passation de marchés assignée par le Coordonnateur du projet.

III. INCOMPATIBILITE AVEC CERTAINES FONCTIONS D’EXECUTION

En raison de son rôle de conseiller dans les décisions de passation des marchés et de sa forte implication dans l’élaboration des dossiers de marchés, le SSPM ne doit pas être membre des commissions de réception des fournitures ou services, sauf dans les cas de petits marchés autorisés par le manuel de procédures.

Il ne doit pas percevoir de jetons de présence aux différentes commissions ou sous-commissions auxquelles il sera appelé à participer.

Toute prestation externe du Spécialiste Senior en Passation de Marchés devra recevoir une autorisation préalable et sera sans rémunération additionnelle pour autant qu’il dispose d’un contrat à plein temps (100%) avec l’UCP.

IV. QUALIFICATION ET EXPERIENCE

Le PPIC invite les consultants individuels éligibles à manifester leur intérêt à fournir les services décrits ci-dessus. Les Consultants intéressés doivent fournir les informations démontrant qu’ils possèdent les qualifications requises et une expérience pertinente pour l’exécution desdits Services (à travers une lettre de motivation, CV et copies des diplômes). Les critères pour l’établissement de la liste restreinte sont :

Le Spécialiste Senior en Passation de Marchés du projet devra :

• avoir un diplôme supérieur en Ingénierie, Architecture, Administration, Passation des marchés, Droit, Finances, Commerce, Gestion, Economie, ou domaines connexes (minimum Bac + 4) ;

• disposer d’une excellente connaissance de la passation des marchés en général, et des règles de procédure de passation des marchés des banques multilatérales de développement: Banque Africaine de Développement (BAD)