Assistante Administrative et Financière

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Dossier D’appel à Candidatures

No : COI/AC/2023/003

Intitulé du poste : Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)

Niveau : Catégorie 3 – cadre intermédiaire

Supervision : Sous la direction du Chargé de mission responsable du projet et sous la supervision du Chef du Service Administratif et Financier (SAF) de la COI.

Lieu d’affectation : Commission de l’océan Indien, Ebène, Maurice

Poste financé par : COI à travers le projet SWIOFISH 5 financé par la Banque mondiale

• CONTEXTE

La Banque mondiale a soutenu la SWIOFC et ses membres à travers le financement d’une série de projets sur la gouvernance des pêches du sud-ouest de l'océan Indien et croissance partagée (SWIOFish) qui a débuté en 2015. Le SWIOFish a permis d'améliorer sensiblement la coordination et la collaboration régionales entre les pays membres de la SWIOFC, ainsi que d'accroître les capacités nationales de gestion des pêches aux Comores, au Mozambique, en Tanzanie, à Madagascar et aux Seychelles grâce à des investissements nationaux. Le projet SWIOFish1 a soutenu le renforcement de la coopération régionale par l'intermédiaire de la SWIOFC. Cette composante régionale a été mise en œuvre avec succès par la COI. Grâce au projet SWIOFish1, la SWIOFC et ses organes statutaires se sont réunis régulièrement et ont contribué à renforcer le dialogue entre les pays et à améliorer la coopération régionale. Les résultats comprennent le renforcement de la Commission, la signature de 24 accords de coopération impliquant des membres de la SWIOFC, l'adoption des conditions minimales d'accès aux pêcheries étrangères dans la région de la Commission des pêches du sud-ouest de l'océan Indien (SWIOFC). Les projets SWIOFish2 (qui soutient Madagascar ainsi que la CTOI, la FPAOI et l'AIODIS par l'intermédiaire de la COI), SWIOFish3 (Seychelles) et SWIOFish4 (Maldives) ont contribué à renforcer et à élargir la collaboration régionale entre les membres de la SWIOFC.

Le projet régional financé par l'IDA sur la "transformation de la gestion du secteur de la pêche dans la région du sud-ouest de l'océan Indien et aux Maldives (P179242)" doit être mis en œuvre par la Commission de l'océan Indien au niveau régional au profit de la SWIOFC et de ses pays membres. Le projet est considéré comme le 5ème projet dans le cadre du programme SWIOFish.

Description du projet

Les pêcheries de la région du sud-ouest de l'océan Indien (SWIO) font face à de sérieux défis liés (i) au manque de connaissances sur le statut des ressources et sur la structure et les conditions sociales et économiques des communautés qui en dépendent, (ii) à la surpêche des ressources halieutiques et aux bénéfices limités pour les communautés côtières, (iii) à la dégradation des écosystèmes côtiers et marins, (iv) à la pêche illégale, non réglementée et non déclarée (INN), exacerbée par les impacts du changement climatique. Ces défis doivent être relevés non seulement au niveau national, mais aussi au niveau régional par le biais d'une collaboration régionale renforcée et de partenariats entre les parties prenantes concernées, afin de pouvoir produire des avantages socio-économiques durables tout en atténuant les impacts écologiques négatifs de la pêche.

L'objectif du projet consiste à renforcer la gestion régionale de la pêche basée sur des données probantes dans la région du Sud-ouest de l’océan Indien et d'améliorer la compétitivité du secteur de la pêche aux Maldives.

La composante régionale sur l’améliorer les conseils de gestion fondés sur des données probantes au secteur de la pêche dans la région du sud-ouest de l'océan Indien" sera mise en œuvre par le biais de trois sous-composantes.

Elle vise à améliorer la gestion des pêches dans la région du sud-ouest de l'océan Indien dans son ensemble et à renforcer la collaboration régionale par la production et le partage de connaissances pertinentes au niveau régional, le développement ciblé des capacités, l'amélioration des évaluations des pêches et des stocks de poissons et la production d'avis de gestion, ainsi que par la promotion d'une collaboration efficace avec d'autres programmes et initiatives régionaux soutenant différents éléments de la gestion des pêches, de la politique ou de la recherche, comme suit :

• Promouvoir le développement et la coordination d'une recherche régionale innovante et pertinente, en mettant l'accent sur les programmes et initiatives de développement des capacités

• Coordonner et consolider la coopération régionale en vue d'obtenir des avis fondés sur des données probantes concernant la gestion des pêches et d'autres utilisations des écosystèmes marins et côtiers.

• Relier et coordonner les initiatives et les programmes de pêche dans la région.

Rattachement

L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) du projet travaillera sous la direction du Chargé de mission responsable du projet et sous la supervision du chef du Service Administratif et Financier de la COI. L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) travaillera en étroite collaboration avec le Coordinateur du projet et apportera tous les appuis nécessaires à tous les membres du personnel du projet.

Le poste est basé au Secrétariat général de la COI, à Ebène, Maurice.

• DESCRIPTION DU POSTE

L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) est appelé à travailler en étroite collaboration et sous la supervision du Chef du Service administratif et financier (CSAF) de la COI dans les tâches administratives et financières. Il/Elle contribuera à la préparation des rapports financiers conformément aux procédures internes de la COI et aux dispositions de l'accord de financement.

Tâches spécifiques

• Aider à tenir les livres de comptes requis pour le projet, ainsi que les registres auxiliaires et les contrats, conformément aux exigences de la Banque mondiale et aux règlements de la COI.

• Veiller à ce que les politiques et les procédures de la COI et de la Banque mondiale soient suivies.

• Préparer les budgets et les projections/prévisions financières et la planification des projets ;

• Veiller à ce que des mesures correctives soient prises rapidement pour remédier aux faiblesses des contrôles internes et signaler au coordonnateur du projet tout contournement du système ou toute pratique susceptible d'entraver l'utilisation efficiente et efficace des ressources du projet.

• S’assurer quotidiennement de la comptabilité du Projet conformément aux normes, exigences, et procédures établies par la Banque mondiale (BM) et la COI.

• Aider à soumettre des rapports financiers trimestriels intermédiaires à la Banque mondiale dans les 45 jours suivant la fin du trimestre, à partir de la fin du premier trimestre civil suivant l'entrée en vigueur de la convention

• Gérer le compte d’avance : assurer la préparation de la demande de réapprovisionnement de compte et la soumission dans le système de la Banque Mondiale

• Préparer les paiements : s'assurer de l'existence des pièces justificatives probantes et suffisantes pour les paiements avant leur soumission et les conserver pour le suivi par la Banque mondiale et l'auditeur de la COI et transmettre les ordres de transfert à la Banque.

• Saisir dans le logiciel comptable (SAGE Evolution) du Projet toutes les opérations afin d’établir un rapport financier sur une base mensuelle, trimestrielle et annuelle, à destination de la COI, de la Banque Mondiale et des auditeurs.

• Veiller à ce que le projet respecte les engagements financiers et autres engagements juridiques spécifiés dans l'accord de financement et les dispositions de gestion financière spécifiées dans le manuel d'opérations du projet et rendre compte rapidement au directeur du projet en cas de non-conformité.

• Aider à faciliter et à suivre le processus d'audit interne, le suivi requis des conclusions de l'audit interne et assurer le partage des rapports d'audit interne avec la Banque dans les soixante jours suivant la fin du trimestre et les actions correctives sont mises en œuvre le cas échéant.

• Effectuer le rapprochement bancaire des comptes du Projet, sortir les états de rapprochement et soumettre pour approbation.

• Aider à préparer et à soumettre les états financiers du projet à l'audit dans les trois mois suivant la fin de chaque année fiscale, assurer un suivi diligent du processus d'audit, y compris répondre aux demandes d'audit en temps opportun, et soumettre les rapports d'audit à la Banque mondiale dans les six mois suivant la fin de chaque année fiscale.

• Assister les missions d’audit des comptes du Projet.

• Contribuer à l’Administration du Projet

• Assister le Chargé de mission et/ou le Coordinateur régional du projet, dans toutes leurs tâches et assurer temporairement le suivi du Projet lors de leur absence.

• Préparer, avec le Coordinateur du projet et l’équipe technique le Plan de Travail et de Budget Annuel (PTBA).

• Assurer le suivi des dépenses en conformité avec le budget, la programmation et et transmettre les rapports budgétaires du projet à tous les concernés.

• Contribuer à la dactylographie de tous les documents relatifs à l’exécution du Projet (lettres, documents de travail, rapports etc..), y compris leur mise en forme (correction, mise en page, reliure, copie…).

• Tenir à jour le classement des dossiers administratifs et financiers.

• Gérer le stock des fournitures et assurer la réalimentation.

• Gérer le mobilier et l’équipement du projet : inventaire annuel/ Réparation/ Commande

• Gérer le mobilier et l'équipement du projet : inventaire annuel/achat/réparation/entretien/commande/élimination et tenue d'un registre des biens.

• Contribuer à l’organisation des réunions/ ateliers/ conférences.

• Organiser les missions et déplacements des personnes qui travailleront pour le Projet

• Organiser les voyages dans le cadre des missions du staff/ consultants et /ou des missionnaires qui seront contractés par le Projet : achat de b