Recruitment of Consultant for Digitization of State Employee Records — Ministry of Civil Service Reform, Labour and Social Dialogue

MINISTERE DE LA REFORME DU SERVICE PUBLIC, DU TRAVAIL ET DU DIALOGUE SOCIAL

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PROJET DE MODERNISATION ET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE L’ADMINISTRATION POUR LA DELIVRANCE DES SERVICES (PMADS)

N° du Prêt : Crédit (B) NUMBER 7557-TG

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APPEL A MANIFESTATION D’INTERET

(SERVICES DE CONSULTANT – SELECTION D’UN CABINET)

RECRUTEMENT D’UN CABINET POUR LA NUMERISATION DES ARCHIVES DU PERSONNEL DE L'ÉTAT

Référence : AMI N°007/2025/MRSPTDS-PMADS/PRMP

• Le Gouvernement de la République Togolaise a obtenu un financement de l’Association internationale de développement (IDA), pour financer le coût du Projet de Modernisation de l’Administration Publique pour la Délivrance des Services (PMADS) et a l’intention d’utiliser une partie du montant de ce prêt pour effectuer les paiements au titre du contrat de service de sélection d’un cabinet pour la numérisation des archives du personnel de l'état.

• Les Services attendus du consultant consistent principalement à numériser et indexer l’ensemble des dossiers et actes physiques liés à la gestion du personnel de l’Etat ainsi qu’à mettre en place un système d’archivage et de gestion électroniques de documents. L’opération permettra d’optimiser la gestion du patrimoine informationnel et documentaire au sein du ministère de la réforme du service public, du travail et du dialogue social (MRSPTDS).

Spécifiquement, il s’agira de :

• Réaliser les travaux préliminaires nécessaires à la planification et à la préparation de l’opération de numérisation et d’indexation des dossiers et actes physiques ;

• Identifier l’approche opérationnelle et technique la plus pertinente en se basant sur les bonnes pratiques internationales et sur le contexte spécifique du Togo ;

• Conduire le projet de numérisation et d’indexation de l’ensemble des dossiers et actes retenus.

• Le ministère de la réforme du service public, du travail et du dialogue social invite les firmes de consultants (« Consultants ») éligibles à manifester leur intérêt à fournir les services décrits ci-dessus. Les Consultants intéressés doivent fournir les informations démontrant qu’ils disposent des qualifications requises et une expérience pertinente pour l’exécution des services. A ce titre, ils fourniront des informations et documents sur leur domaine d’activité et justifieront qu’ils possèdent des références de prestations récentes et similaires (attestations de bonne fin d’exécution).

• La durée totale de la mission est de trois (03) mois à compter de la date de démarrage indiquée dans l’ordre de service. L’UGP fournira un appui en cas de besoin, notamment, pour organiser des réunions, préparer des lettres de présentation. Les termes de référence (TDR) détaillés de la mission peuvent être obtenus en faisant la demande aux adresses mail suivants : [email protected] ou [email protected] et sur le Site Web du gouvernement : https://togoreforme.gouv.tg/ .

• Les critères pour l’établissement de la liste restreinte sont :

• une expertise confirmée d'au moins cinq (05) années dans le cadre de projets de transformation numérique relatifs à la numérisation et indexation ;

• avoir réalisé, avec succès, au moins deux (02) projets similaires, y compris de progiciels d’archivage et de gestion de la documentation, au cours des cinq (05) dernières années de grande envergure (>100 000 documents) ;

• Réalisation d'au moins 3 implémentations complètes de systèmes d'archivage électronique en environnement d'entreprise ;

• Réalisation d'au moins 3 missions réussies dans la gestion et le développement des bases de données relationnelles.

NB : Les missions réalisées par le cabinet doivent être justifiées par des attestations de bonne fin d’exécution ou des contrats.

• Il est porté à l’attention des Consultants que les dispositions de la Section III, paragraphes 3.14, 3.16 et 3.17 du “Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement de Projets d’Investissement (FPI)” de la Banque mondiale de septembre 2023 (“Règlement de Passation des Marchés”) décrivent les politiques de la Banque mondiale en matière de conflits d’intérêt.

• Les Consultants peuvent s’associer avec d’autres firmes pour renforcer leurs compétences respectives en la forme d’un groupement solidaire ou d’un accord de sous-traitant. En cas de groupement, tous les membres du groupement seront solidairement et conjointement responsables pour le contrat dans son intégralité, si sélectionné.

• Un consultant sera sélectionné suivant la méthode de « Sélection fondée sur les qualifications des consultants (SQC) » telle que décrite dans le Règlement de Passation des Marchés.

• Les cabinets intéressés peuvent obtenir des informations supplémentaires tous les jours ouvrables le Matin de 8 H00 à 12 H et l’Après-midi de 15 H00 à 17 H00 à l’adresse ci-dessous.

• Les manifestations d’intérêt, écrites doivent être déposées à l’adresse ci-après ou par voie électronique, au plus tard le 26 Mai 2025, à 10h 00 minute GMT en trois (03) exemplaires (1 original + 2 copies), avec la mention « MANIFESTATION D’INTERET POUR LE RECRUTEMENT D’UN CABINET POUR LA NUMERISATION DES ARCHIVES DU PERSONNEL DE L'ÉTAT ».

Ministère de la réforme du service public, du travail et du dialogue social, secrétariat de la Personne Responsable des Marchés Publics ;

Sis dans l’ancien bâtiment de Togocel à GTA, non loin de la direction de la LONATO, Avenue de la chance BP : 372 Lomé – TOGO,

Téléphone : (+228) 22 50 68 41/ 22 51 24 19

Soumission par voie électronique aux adresses suivantes :

Email : [email protected] / [email protected] avec copie à [email protected]

Lomé, le 05 Mai 2025.

La Personne Responsable des Marchés Publics

Sampo ALANDJA