Selection of an agency for mass registration control and quality assurance — Cabinet of the Ministry of Digital Economy and Digital Transformation,…

Original title: Sélection d'une agence pour le contrôle et l'assurance qualité de l'enregistrement de masse

Deadline

October 9, 2023

Closed

Published on September 8, 2023 at 12:00 AMModified on June 12, 2026 at 02:39 PM

Key information

Type: Audit & Finance
Location: Togo
Deadline: October 9, 2023 at 12:00 AMClosed
Estimated Value: Not disclosed
Language of Notice: English

What is this tender about?

Selection of an agency for mass registration control and quality assurance — Cabinet of the Ministry of... is an audit & finance procurement opportunity published by West Africa Unique Identification for Regional Integration and Inclusion - TOGO in Togo on September 8, 2023. Submissions closed on October 9, 2023. 1 official document is attached below.

Définition du processus de contrôle et assurance qualité :
Développer une approche basée sur le risque pour sélectionner des échantillons d'enregistrement représentatifs; • Définir un processus de contrôle et assurance qualité complet en consultation avec l'ANID, en définissant des critères d'enregistrement clairs, y compris l'attribution d’un numéro d’identification unique, la preuve de la réception du justifiant et la création d'un registre dans le back-end; • Vérifier la cohérence du processus d'enregistrement avec les lignes directrices de l'ANID, y compris ce qui concerne les détails biographiques, les photographies et les documents; • Inclure toutes les catégories d'enregistrement dans le processus de contrôle de qualité : enregistrements réguliers, mises à jour, contrôle des doublons biographiques et biométriques et contrôle des exceptions biométriques; • Établir des mesures spécifiques pour évaluer les performances du FSE par rapport aux critères; • Déployer des ressources formées (2 à 4 jours de formation) pour le processus de contrôle de la qualité; • Développer et déployer un système robuste pour les mises à jour régulières des ressources de contrôle et assurance qualité sur la base des nouvelles lignes directrices de l'ANID. • Exécution d’un contrôle et assurance qualité indépendant et audit :
Collecter et vérifier de manière indépendante les données d'échantillons d'enregistrement sélectionnés; • Vérifier l'exactitude de l'attribution des nouveaux numéros d'identification uniques par recoupement avec le système de l’e-ID; • Valider que les personnes enregistrées ont reçu leur numéro d'identification unique et leur justificatif par le biais de la vérification des documents ou autres canaux de communication; • Vérifier la création de nouveaux enregistrements validés par déduplication des données personnelles (biographiques et biométriques); • Effectuer des inspections sur place, observer le processus d'enregistrement et évaluer le respect des normes; • Interviewer le personnel clé du FSE impliqué dans le processus d'enregistrement afin d'obtenir un aperçu de ses pratiques et procédures; • Interviewer le personnel des centres d'enregistrement et les bénéficiaires à des fins de validation; • Entreprendre des activités indépendantes de contrôle de la qualité, y compris des entretiens avec des tiers et des visites sur le terrain; • Vérifier trois critères pour chaque échantillon d'enregistrement : l'attribution d’un numéro d’identification unique, la création d'un nouvel registre validé dans le back-end et la délivrance du justificatif; • Demander des informations supplémentaires si nécessaire et effectuer un contrôle de qualité indépendant afin de confirmer ou d'infirmer les informations apportées par le FSE. • Évaluation de la conformité :
Évaluer la conformité du FSE avec les normes de l'ANID, les procédures opérationnelles, la protection des données, l'inclusion sociale et les exigences environnementales; • Examiner la documentation fournie par le FSE à l'appui des demandes, en s'assurant que les dossiers sont complets, exacts et conservés en toute sécurité; • Évaluer les mesures de confidentialité et de sécurité des données afin de garantir la protection des données personnelles; • Identifier les domaines nécessitant une amélioration à partir de l'exercice d'évaluation/audit; • Fournir des recommandations au FSE sur la base des résultats de l'audit afin d'améliorer les processus d'enregistrement et le respect des normes de l'ANID. • Production des rapports :
Produire un rapport de contrôle de qualité facile à lire avec des graphiques simples, des images, des tableaux et des annexes pertinentes décrivant les résultats de l'exercice de contrôle de qualité; • Inclure une base de données détaillée des enregistrements frauduleux/non vérifiés pour une action ultérieure de l'ANID. • Respect des règles de confidentialité et mesures de sécurité :
S’assurer que les données correspondant aux enregistrements sont vérifiées de manière sécurisée et confidentielle et qu’elles ne sont en aucun cas utilisées par le FSE lui-même ou communiquées à une agence autre que l'ANID; • Respecter la politique de sécurité informatique et les directives de l'ANID, l'e-ID et les autres lois en vigueur au Togo pendant toute la durée du contrat; • Paramètres de contrôle de la qualité et vérification des erreurs :
Mettre en œuvre les diligences nécessaires pour la détection des erreurs biographiques et biométriques commises par les opérateurs au moment de l'enregistrement, telles que : • la non-concordance entre le sexe et la photo;
Inadéquation entre l'âge et la photo;
Photographie de mauvaise qualité;
Photo incorrecte;
Erreur dans le nom;
Biométrie de mauvaise qualité;
Détecter les erreurs dans le processus d'enregistrement commises par les opérateurs ou les actes frauduleux possibles, tels que :
Photo d’une photo;
Utilisation d'un langage offensant lors de l'enregistrement;
Mauvaise gestion des files d'attente;
Service médiocre;
Manque d'emplacement du matériel de communication;
Manque d'information et/ou mauvaise gestion des plaintes;
Utilisation de photos d'animaux, d'objets, etc.;
Tentative d'enregistrement d'un adulte en tant qu'enfant pour éviter la prise de biométrie;
Déceler à travers la vérification de la correspondance des exceptions biométriques aux photos d'exception biométrique, les erreurs liées aux exceptions biométriques susceptibles d'indiquer des sources de fraude. • Le temps d’exécution de la mission est estimé à 30 hommes-mois étalée sur une période calendaire de quatorze (14) mois. Le détail des Termes de Référence (TDRs) pour les prestations peut être obtenu à l'adresse indiquée ci-dessous. Le Ministère de l’Economie Numérique et de la Transformation Digitale, invite les firmes de consultants (<<Consultant>>) éligibles à manifester leur intérêt pour fournir les services décrits ci-dessus. Les Consultants intéressés doivent fournir les informations démontrant qu’ils possèdent les qualifications requises et une expérience pertinente pour l’exécution des Services. En plus des exigences mentionnées ci-dessus, ils doivent fournir les pièces suivantes (original ou photocopie légalisée) : Pour les firmes nationales : • Carte d’immatriculation fiscale en cours de validité ou toute pièce équivalente;
Extrait du Registre du commerce et du crédit mobilier (RCCM);
Attestation de non faillite datant de moins de trois (03) mois;
Quitus fiscal datant de moins d’un (01) an ou Attestation de régularité fiscale datant de moins de trois (03) mois;
Attestation de l’Inspection du travail et des lois sociales (ITLS) datant de moins de trois (03) mois;
Attestation de la Caisse nationale de sécurité sociale (CNSS) datant de moins de trois (03) mois;
Original de l’attestation de paiement de la taxe parafiscale de régulation des marchés publics. Pour les entreprises étrangères : • Extrait du registre du commerce et du crédit mobilier;
Attestation de non faillite datant de moins de trois (03) mois;
Attestation du paiement de la taxe parafiscale de régulation pour les marchés antérieurs gagnés au Togo. • Les critères de sélection du consultant : Le cabinet doit être spécialisé en audit et contrôle avec une expérience d’au moins dix (10) ans dans le contrôle qualité des opérations de déploiement électoral, des enquêtes socio-économiques, des recensements démographiques d’envergure nationale et disposant d’une structure adéquate et effective, des ressources humaines, matérielles et financières appropriées. Il devra également : • Avoir réalisé au moins deux (02) missions de contrôle qualité dans le cadre des opérations de déploiement électoral, des enquêtes socio-économiques, des recensements démographiques d’envergure nationale durant les dix (10) dernières années;
Avoir réalisé au moins une (01) mission de contrôle qualité des opérations de déploiement électoral, des enquêtes socio-économiques, des recensements démographiques d’envergure nationale durant les dix (10) dernières années en Afrique subsaharienne. NB : Les missions réalisées doivent être justifiées par des attestations de bonne fin d’exécution et le consultant doit également justifier avec des preuves à l’appui qu’il dispose des ressources humaines, matérielles et financières suffisantes. Toute déclaration non justifiée ne sera pas prise pas en compte. • Il est porté à l’attention des Consultants que les dispositions de la Section III, des paragraphes 3.14, 3.16 et 3.17 du « Règlement applicable aux Emprunteurs – Passation des Marchés dans le cadre de Financement de Projets d’Investissement » de juillet 2016, révisé en novembre 2017, Août 2018 et novembre

What are the key dates?

Publication
September 8, 2023
Bid Submission Deadline
October 9, 2023
Evaluation & Award
Pending
Contract Signature
Pending

Procuring Entity

Name: West Africa Unique Identification for Regional Integration and Inclusion - TOGO
Country: Togo
Contact person: Kafui Ekouhoho
Phone: Create a free account to view

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Tender Details
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