Study on E-Procurement Reengineering — Ministry of Public Service Reform

MINISTERE DE LA REFORME DU SERVICE PUBLIC, DU TRAVAIL ET DU DIALOGUE SOCIAL

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PROJET DE MODERNISATION ET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE L’ADMINISTRATION POUR LA DELIVRANCE DES SERVICES (PMADS)

N° du Prêt : Crédit (B) NUMBER 7557-TG

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APPEL A MANIFESTATION D’INTERET

(SERVICES DE CONSULTANT – SELECTION D’UN CABINET)

REALISATION D'UNE ETUDE DE REINGENIERIE DU E-PROCUREMENT NOTAMMENT LA SIMPLIFICATION DES PROCESSUS EN VUE DE LA DIGITALISATION

Référence : AMI N°002/2025/MRSPTDS-PMADS/PRMP

• Le Gouvernement de la République Togolaise a obtenu un financement de l’Association internationale de développement (IDA), pour financer le coût du Projet de Modernisation de l’Administration Publique pour la Délivrance des Services (PMADS) et a l’intention d’utiliser une partie du montant de ce prêt pour effectuer les paiements au titre du contrat de service consultant relatif au recrutement d’un consultant pour l’étude de réingénierie du E-procurement notamment la simplification des processus en vue de la digitalisation.

• Les Services attendus du consultant est de soutenir efficacement le gouvernement dans l'introduction et la mise en œuvre de l'approvisionnement électronique, dans le cadre de la réforme des marchés publics en cours dans les délais impartis.

Spécifiquement, il s’agira de :

• Effectuer une analyse de la législation actuelle sur les marchés publics et des processus opérationnels liés aux marchés publics afin d'identifier les lacunes et les goulots d'étranglement à résoudre pour une mise en œuvre réussie de l'e-GP ;

• Réaliser une étude ou faire un état des lieux des processus et des pratiques en matière de marchés publics conformément à la législation en vigueur sur les marchés publics et aux meilleures pratiques internationales en utilisant des méthodologies et des outils d'évaluation des processus (BPA) afin de cartographier les processus existants et d’identifier les opportunités de simplification, de rationalisation et de renforcement de la traçabilité et de la prévisibilité.

• Élaborer des processus et des pratiques efficaces spécifiquement adaptés à l'environnement des marchés publics en ligne ;

• Identifier et formaliser les exigences fonctionnelles, techniques et organisationnelles du système e-GP, en cohérence avec les objectifs de modernisation des marchés publics ;

• Évaluer les besoins en gestion du changement y compris pour la gestion du changement (comportemental et administratif) dans les entités adjudicatrices, les agences de contrôle, la communauté des soumissionnaires et d'autres parties prenantes, en consultation avec ces dernières ;

• Élaborer une stratégie et des plans d'action pour rationaliser et simplifier/réorganiser les procédures commerciales existantes, en promouvant l'utilisation de l'e-GP et

• Élaborer un cahier de charges pour recruter le prestataire pour la mise en œuvre de l’e-GP.

• Le ministère de la réforme du service public, du travail et du dialogue social invite les firmes de consultants (« Consultants ») éligibles à manifester leur intérêt à fournir les services décrits ci-dessus. Les Consultants intéressés doivent fournir les informations démontrant qu’ils disposent des qualifications requises et une expérience pertinente pour l’exécution des services. A ce titre, ils fourniront des informations et documents sur leur domaine d’activité et justifieront qu’ils possèdent des références de prestations récentes et similaires (attestations de bonne fin d’exécution).

• La durée totale de la mission est de Quatre (04) mois à compter de la date de démarrage indiquée dans l’ordre de service. L’UGP fournira un appui en cas de besoin, notamment, pour organiser des réunions, préparer des lettres de présentation. Les termes de référence (TDR) détaillés de la mission peuvent être obtenus en faisant la demande aux adresses mail suivants : [email protected] ou [email protected] et sur le Site Web du gouvernement : https://togoreforme.gouv.tg/ .

• Les critères pour l’établissement de la liste restreinte sont :

• Avoir réalisé avec succès au moins 2 projets de BPR au cours des 8 dernières années dans le domaine des marchés publics ;

• Avoir réalisé au moins 2 projets de transformation digitale dans le secteur public au cours des 8 dernières années ;

• Disposer de réalisations antérieures dans des contextes comparables (pays, système juridique ou niveau de maturité numérique similaire) ;

• Avoir une expérience avérée des outils et des méthodes de Business Process Analysis (BPA ou pareils), de diagnostic organisationnel et d’optimisation des processus ;

• Disposer d’expérience dans la formulation de spécifications fonctionnelles et techniques pour des plateformes e-GP dont au moins pour 1 système e-GP opérationnel couvrant l’ensemble des modules au cours des 5 dernières années. La preuve d'expérience doit démontrer la capacité à gérer des systèmes impliquant des flux de travail complexes, des validations multi-niveaux et des interactions entre multiples parties prenantes ;

• Disposer d’expérience en analyse juridique et réglementaire appliquée aux marchés publics.

• Disposer d’expérience dans la mise en œuvre d'au moins 2 stratégies de gestion du changement dans des projets de transformation digitale au cours des 5 dernières années dont au moins 1 de ces projets doit concerner le secteur public ;

• Disposer d’expérience dans l’élaboration de guides, manuels, boîtes à outils et plans de sensibilisation adaptés aux parties prenantes publiques et privées.

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NB : Les missions réalisées par le cabinet doivent être justifiées par des attestations de bonne fin d’exécution ou des contrats.

• Il est porté à l’attention des Consultants que les dispositions de la Section III, paragraphes 3.14, 3.16 et 3.17 du “Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement de Projets d’Investissement (FPI)” de la Banque mondiale de septembre 2023 (“Règlement de Passation des Marchés”) décrivent les politiques de la Banque mondiale en matière de conflits d’intérêt.

• Les Consultants peuvent s’associer avec d’autres firmes pour renforcer leurs compétences respectives en la forme d’un groupement solidaire ou d’un accord de sous-traitant. En cas de groupement, tous les membres du groupement seront solidairement et conjointement responsables pour le contrat dans son intégralité, si sélectionné.

• Un consultant sera sélectionné suivant la méthode de « Sélection fondée sur les qualifications des consultants (SQC) » telle que décrite dans le Règlement de Passation des Marchés.

• Les cabinets intéressés peuvent obtenir des informations supplémentaires tous les jours ouvrables le Matin de 8 H00 à 12 H et l’Après-midi de 15 H00 à 17 H00 à l’adresse ci-dessous.

• Les manifestations d’intérêt, écrites doivent être déposées à l’adresse ci-après ou par voie électronique, au plus tard le 23 Mai 2025, à 10h 00 minute GMT en trois (03) exemplaires (1 original + 2 copies), avec la mention « MANIFESTATION D’INTERET POUR LE RECRUTEMENT D’UN CABINET POUR UNE ETUDE DE REINGENIERIE DU E-PROCUREMENT NOTAMMENT LA SIMPLIFICATION DES PROCESSUS EN VUE DE LA DIGITALISATION ».

Ministère de la réforme du service public, du travail et du dialogue social, secrétariat de la Personne Responsable des Marchés Publics ;

Sis dans l’ancien bâtiment de Togocel à GTA, non loin de la direction de la LONATO, Avenue de la chance BP : 372 Lomé – TOGO,

Téléphone : (+228) 22 50 68 41/ 22 51 24 19

Soumission par voie électronique aux adresses suivantes :

Email : [email protected] / [email protected] avec copie à [email protected]

Lomé, le 29 Avril 2025.

La Personne Responsable des Marchés Publics

Sampo ALANDJA