Recruitment of an Event Agency — Ministry of Vocational Training, Chad

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UNITE DE COORDINATION

Projet de Développement des Compétences pour l’Employabilité des Jeunes (PDCEJ)

AVIS DE MANIFESTATION D’INTERET N° 007/MFP/SG/PDCEJ/2022 POUR LE RECRUTEMENT D’UN CABINET/AGENCE SPECIALISE EN EVENEMENTEIL EN VUE D’ASSURER L’ORGANISATION DU DEROULEMENT DE LA TABLE RONDE DE HAUT NIVEAU SUR L’ENSEIGNEMENT, LA FORMATION TECHNIQUE ET PROFESSIONNELLE (EFTP)

I. CONTEXETE

Le Gouvernement de la République du Tchad a obtenu un financement de l’Association Internationale de Développement ( 4990 CD) pour la mise en œuvre du Projet de Développement des Compétences pour l’Employabilité des Compétences (PDCEJ) et se propose d’utiliser une partie du montant de ces fonds pour effectuer des paiements autorisés au titre du contrat relatif au Recrutement d’un cabinet / agence spécialisé en évènementiel en vue d’assurer l’organisation du déroulement de la Table Ronde de haut niveau sur l’Enseignement, la Formation Techniques et Professionnels (EFTP).

II. OBJECTION ET ETENDUE DE LA MISSION

La Table Ronde vise principalement les autorités publiques, les acteurs du secteur de la formation professionnelle, la société civile, les ONGs, les Syndicats, le Patronat et le secteur privés, les Entreprises des secteurs porteurs de croissances au Tchad et les partenaires techniques et financiers.

L’objectif général de la mission est d’appuyer de mettre en place une organisation pour le déroulement de différentes activités de l’évènement.

• De façon spécifique, il est attendu du cabinet/agence un appui technique précis Elaboration d’un cahier de charge pour la prestation et les besoins avant, pendant et après la table ronde ;
• Assurer les aspects protocolaires de l’évènement ;
• Mise en place des outils évènementiels ;
• Création des supports marketing ;
• La prise en charge de l’organisation de la table ronde ;
• L’établissement d’un planning de différentes prestations ;
• Sélection d’un thème pour l’événement – Choix de la palette de couleurs ;
• Sélection d’un lieu Planification du menu
• Sélection de divertissements
• Coordination du transport
• Confection des invitations et cadeaux Réservation de l’emplacement de l’événement
• Coordination des fournisseurs ;
• Assurer le respect des normes de santé et de sécurité
• Gestion du personnel responsable de chaque fonction
• Supervision et l’exécution de l’événement
• Suivi de l’événement ;
• La documentation de tous les éléments produits par les médias après la table-ronde

La Table Ronde sera tenue à N’Djamena et durera trois(03) jours. Il y aura trois ateliers conformément aux thématiques retenues.

III. PROFILS ET QUALIFICATIONS DU CONSULTANT

La mission sera confiée à un cabinet, une agence ou bureau d’étude spécialisé dans la promotion événementielle répondant aux critères ci-après :

• Avoir une expérience d’au moins dix (10) ans dans la préparation, l’organisation et la réalisation d’évènements professionnels (rencontres internationales, conférences, salons, forum d’affaires colloques ou séminaires de mobilisation de ressources financières et des partenaires) ;
• Avoir exécuté au moins deux (2) missions d’organisation table ronde de haut niveau sur la réforme ;
• Avoir organisé 5 évènements similaires au cours des 5 dernières années ;
• Disposer de matériels techniques performants et suffisants pour l’exécution de la mission ;
• Disposer d’une équipe présentant les expertises dans le domaine de la communication, de la production audiovisuelle et dans les travaux d’infographies ; Le cabinet retenu s’engage à mettre en place une équipe de réalisation complète et compétente pour réaliser la mission dans de bonnes conditions.

La mission sera confiée à une équipe pluridisciplinaire composée de trois consultants nationaux dont un consultant senior (chef de mission) et deux juniors répondant aux critères ci-après.

Consultant 1 : Chef de mission: Le chef de mission aura pour tâches de coordonner l’ensemble de la mission et de réaliser avec les autres consultants l’ensemble des documents et rapports de mission.

Qualifications et expériences professionnelles requises :

• Titulaire d’un Diplôme universitaire (Bac+5) en marketing, communication et/ou, ou autres diplômes assimilés ;
• Avoir une expérience d’au moins sept (07) ans dans l’organisation protocolaire de grands événements ou rencontres internationales, colloques, séminaires de mobilisation de ressources financières et des partenaires ;
• Avoir Cinq années d’expérience dans la coordination et la gestion d’évènements et l’administration de services de haut niveau
• Avoir une bonne connaissance de la problématique et des enjeux du secteur de l’EFTP au Tchad ;
• Avoir une bonne expérience dans l’organisation et l’animation des Conférences internationales.
• Excellentes capacités de communication en Français, en Anglais et en Arabe, à la fois à l’écrit et à l’oral;;
• Compétences en relations publiques et en mobilisation des médias ;
• Disposer de matériels techniques performants et suffisants pour l’exécution de la mission ;
• Avoir suffisamment d’expériences dans la prise des images (vidéos, photo);
• Avoir des relations avec les médias ;
• Avoir des expériences dans la production graphique et audiovisuelle ;
• Avoir des expériences dans la gestion efficace et efficiente de la logistique ;
• Avoir de bonnes capacités de rapportage ;
• Avoir quelques expériences dans l’organisation des Conférences internationales ; Consultant 2 : Un spécialiste en relations publiques. Qualifications et expériences professionnelles requises :

• Etre titulaires d’un diplôme universitaire BAC+5 en Communications, Relations Publiques, Relations medias, ou autres domaines liés ;
• Avoir au moins 5 ans d’expérience dans l’organisation d’événements similaires avoir des expériences dans la production graphique et audiovisuelle ;
• Avoir de l’expérience dans la création des plateformes d’interaction en ligne ;
• Excellentes capacités de communication en Français et en Anglais, à la fois à l’écrit et à l’oral ; Consultant 3 : un logisticien .Qualification et expériences professionnelles requises :

• Etre titulaires d’un diplôme universitaire BAC+5 en logistique, informatique
• Avoir au moins 5 ans d’expérience en logistique évènementiel
• Avoir une expérience d’encadrement d’équipe
• Avoir une maitrise de l'outil informatique IV-Méthodologie de travail

Le consultant proposera une approche méthodologique de réalisation de la mission qui sera validée par le comité technique d’organisation de la Table Ronde sous la supervision du Secrétariat Général du Ministère de la Formation Professionnelle et des Métiers.

V- DUREE de la prestation

Les services et prestations événementiels sont rendus au Ministère de la Formation Professionnelle (MFP) en date de la tenue de la table ronde prévue trois (03) jours à N’Djanema. Le consultant assurera sa propre logistique (ordinateurs, communications, transports et assurances…).

Cette mission se décompose en trois phases estimées comme suit :

• Phase de préparation;
• Phase de déroulement de la table ronde,
• Phase de l’après table ronde / Rapport.

Le Ministère de la Formation Professionnelle, invite les candidats admissibles ayant le profil exigé ci- dessus à manifester leur intérêt à effectuer la mission décrite.

Le Consultant sera sélectionné en accord avec les procédures définies dans le Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement de Projets d’Investissement (FPI) de la Banque Mondiale du 1er Juillet 2016 et révisés en novembre 2017 et août 2018.

Les Consultants doivent fournir les informations indiquant qu’ils sont qualifiés pour exécuter les prestations susmentionnées. Ils soumettront leurs références concernant l’exécution des contrats analogues.

Les Consultants intéressés peuvent obtenir des informations supplémentaires à l’adresse mentionnée ci – dessous. Les manifestations d’intérêt doivent être déposées à l’adresse mentionnée ci – dessous au plus tard le 09 aout 2022 à 12 heures (heure Locale). Les réponses à l’avis à manifestation d’intérêt peuvent être envoyées sur support papier ou par voie électronique.

N’Djamena le

Coordination du PDCEJ sise Building de Moursal B.P. 1174 N’Djaména – Tchad Tél. 00 235 22 51 58 32 / Tél : 00(235) 91 42 23 55

Email : [email protected] / [email protected]

LA SECRETAIRE GENERALE

Mme Damaris ADEGUELAYE NODJIGOTO