Recruitment of an event agency for the organization of Identity Day — WURI-Benin Project

AVIS A MANIFESTATION D’INTERÊT POUR LE RECRUTEMENT D’UNE AGENCE ÉVÈNEMENTIELLE POUR L’ORGANISATION DE LA JOURNÉE DE L’IDENTITÉ

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Pays : République du Bénin

Nom du projet : Projet d’Identification Unique pour l’Intégration Régionale et l’Inclusion en Afrique de l’Ouest (WURI-BENIN)

Numéro du Don : Don N° D610-BJ / Crédit IDA N°6611-BJ

Référence : BJ-WURI - BENIN-496284-CS-CQS du ………………………

Intitulé de la Mission : AVIS A MANIFESTATION D’INTERÊT POUR LE RECRUTEMENT D’UNE AGENCE ÉVÈNEMENTIELLE POUR L’ORGANISATION DE LA JOURNÉE DE L’IDENTITÉ

N° de référence : BJ-WURI - BENIN-496284-CS-CQS du…………………

• Le Gouvernement de la République du BENIN a reçu un financement de la Banque mondiale pour couvrir le coût du Projet d’identification unique pour l’intégration et l’inclusion en Afrique de l’Ouest (WURI) et a l’intention d’affecter une partie du produit à des services de consultant.

• La mission De l’agence consiste à proposer et à mettre en œuvre des actions visant à faire de l’édition 2025 de la "Journée de l’Identité" au Bénin, un événement institutionnel qui renforce la visibilité des actions du gouvernement dans la modernisation du système d’identification des personnes. L’organisation de l’évènement doit être de haut niveau, attractif, interactif et utilisant différents formats d’intervention et animation (discours, panels, témoignages...). Il s’agira de veiller à l’organisation de la Journée de l’identité 2025 pour promouvoir la culture de l’identification, à sensibiliser le public sur l’importance d’une identité juridique fiable et à détailler les différents services offerts par l’ANIP, tout en mettant en lumière le processus de digitalisation et les innovations technologiques mises en place.

De façon spécifique, il s’agira de :

• Établir un plan ou une stratégie de communication, à soumettre au comité scientifique pour validation ;

• Tenir l’organisation des communications, conférences par les experts ;

• Rendre disponible un rapport à la fin de chaque communication par une équipe de rapporteurs installée en début de chaque communication, conférence ou atelier ;

• S’assurer d’une bonne organisation de l’évènement. Elle devra veiller :

• A la mise en place de l’espace d’exposition :

• L'aménagement des espaces et dimensionnement des stands pour les exposants. ;

• Aménagement des espaces de conférence et ateliers.

• A la mise en place de la technologie et matériels nécessaires à une bonne organisation :

• Mise en place des équipements audiovisuels (sonorisation, vidéos, équipements, etc.), nécessaires pour les conférences et démonstrations ;

• Assurer la connectivité internet et des équipements pour les intervenants et participants ;

• Assurer la gestion électronique des inscriptions.

• A l’hébergement et au transport des intervenants/panélistes invités :

• Organisation de l’hébergement pour les intervenants/panélistes venant de l’extérieur.

• Prévoir un service de transport pour les intervenants/ panélistes venant de l’extérieur (navettes, parkings).

• A la restauration des panélistes lors des différents ateliers, conférences, etc.

• Assurer la couverture médiatique de l’évènement conformément au plan de communication préétabli et validé par le comité scientifique.

• Rédiger un rapport global de l’activité.

• La mission de l’organisation de la journée de l’identité devra être assurée dans un délai de trois (03) mois, incluant la Phase de Conception et Validation du Concept, la Phase de Préparation Logistique et Technique, le Déroulement de l’Événement et la Phase de Suivi et Reporting Post-Événement, ceci, à compter de la date de notification de l’ordre de service, après la signature du contrat.

• Le Coordonnateur National du Projet WURI BENIN, représentant l’Autorité Contractante, par la présente sollicitation de manifestation d’intérêt, invite les agences évènementielles admissibles à présenter leur candidature pour fournir les services décrits ci-dessus.

• A ce titre, les agences intéressées doivent fournir les informations indiquant qu’ils sont qualifiés pour exécuter les services. Le dossier de candidature comprendra :

• Une lettre de manifestation d’intérêt précisant la mission ;

• Le registre de commerce ou tout autre document similaire pouvant prouver les années d’exercices

et domaines d’activité ;

• Les références techniques accompagnées des preuves (attestation de bonne fin d’exécution).

• L’Agence sera sélectionnée par la méthode de « Sélection fondée sur les Qualifications de Consultant (QC) » décrite au paragraphe 7.11 du Règlement sur la passation des marchés de la Banque mondiale en date de septembre 2023. A l’issue de l’évaluation des références, le consultant ayant présenté le meilleur niveau de qualification et d’expériences en rapport avec la mission, sera invité à soumettre des propositions technique et financière puis à négocier le contrat.

• L’attention des agences intéressées est attirée sur les paragraphes 3.14, 3.16 et 3.17 de la Section III du Règlement sur la passation des marchés de la Banque mondiale, qui décrivent la politique de la Banque en matière de conflits d’intérêts.

• Les agences peuvent s’associer avec d’autres agences sous forme de groupement de firmes ou d’un accord de sous-traitance en vue du renforcement de leurs qualifications. Dans le cas d’un Groupement, tous les partenaires du Groupement seront conjointement et solidairement responsables de la totalité du contrat.

• Les manifestations d’intérêt rédigées en langue française en quatre (04) exemplaires (1 original et 3 copies), portant la mention « MANIFESTATION D’INTERÊT POUR LE RECRUTEMENT D’UNE AGENCE ÉVÈNEMENTIELLE POUR L’ORGANISATION DE LA JOURNÉE DE L’IDENTITÉ » doivent être déposées au plus tard le ……………… 2025 à 10 heures 00 minute (heure de Cotonou) à l’adresse indiquée ci-dessous :

Secrétariat du Projet WURI, sis dans la rue de Golden Tulip à 150 m de la plage Obama Beach, Cotonou, République du Bénin, téléphone : +229 21 60 29 50/91 51 10 10, email [email protected]

Et l’ouverture des plis aura lieu à la même adresse, le même jour, soit le ……………… 2025 à 10 heures 30 minute (heure de Cotonou).

• Les consultants peuvent avoir plus d’informations au Secrétariat de l’Unité de Gestion du Projet WURI BENIN ayant son siège à Cotonou, rue de Golden Tulip, 150 m de la plage Obama Beach Tél : 91 51 10 10, e-mail : [email protected] tous les jours ouvrables de 08 heures à 12 heures 30 minutes et de 14 heures 00 à 17 heures 30 minutes.

• Les critères d’évaluation des manifestations d’intérêt sont présentés dans le tableau ci-dessous :